2015年9月度自治会運営会議議事メモ

[414関根]

2015年9月度自治会運営会議議事メモ
平成27年9月17日
開催日時：平成27年9月5日（土）　13時～15時30分
会　　場：当マンション　バームルーム
出 席 者：（敬称略）高木、佐々木、河本、荻原、小野、加藤、星野、関根（書記）
欠 席 者：（敬称略）塩瀬、中久木
資　　料：①2015年9月度自治会運営会議事内容
１．区・自治連から
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会全体会の開催について
　　　9月2日（水）19:00～　葛西区民館3階集会室第4・5・6
　　　議題　①実行体制について
　　　　　　②競技内容について
　　　　　　③前日準備について
　　　　　　④その他
　　　全体会終了後に、各部の打合せを行います。
　　　→　関根役員が出席しました
　（２）男子・女子ソフトボール大会の開催について（御案内）
　　　9月6日（日）、13日（日）都立宇喜田公園スポーツ広場
　　　参加費　1チーム5,000円（女子参加チームは無料）
　　　主将会議8月21日（金）19:00葛西区民館2階集会室第１
　　　参加の場合には同封の大会参加申込書に記入の上、8月19日（水）までに
　　　地域サービス係へFAXで申し込んでください。
　　　→　申し込みしませんでした
　（３）葛西防犯協会合同会議開催について
　　　9月7日（月）14:30～　葛西区民館3階講座講習室
　　　議題　①秋の全国地域安全運動の進め方
　　　　　　②その他連絡事項
　　　8月21日（金）までに出欠を返信
　　　→　欠席で返信しました
　（４）葛西地区自治会連合会定例会の開催について
　　　9月10日（木）19:00～　葛西区民館3階集会室4・5・6
　　　議事　①第40回葛西まつりについて
　　　　　　②自治連研修について
　　　　　　③その他
　（５）西葛西小わくわく学習発表会（学校公開）のご案内
　　　9月26日（土）8:45～11:00　西葛西小学校　各教室・特別教室
　　　受付は「東玄関」です。
　　　ご来校の際は、受付名簿に記名し、リボンを着用してください。
　　　→　関根役員出席予定
　（６）27年度宇喜田・小島地区女性連絡部会日帰り研修旅行（勉強会）ご案内
　　　10月4日（日）7:30出発
　　　集合場所　行船公園横・船堀街道ステーキハウス・カウボーイ家族
　　　　　　　　北葛西店側（旧ロイヤルホスト）7:15集令
　　　方面　　　栃木県
　　　会費　　　参加者1人￥6,000（参加者数40 名）当日集めさせていただきます
　　　9月10日（木）までに参加・不参加を同封ハガキにて返信。
　　　→　不参加で返信する
　（７）「環境をよくする運動清掃用具の助成（配付）希望調査について
　　　区より調査依頼あり。
　　　8月21日（金）までに回答要
　　　→　軍手　20　で回答済み
　（８）優良運転者等の表彰推薦依頼
　　　締切日　警視庁交通部長賞　8月24日
　　　　　　　葛西警察署賞　　　9月30日
　　　→　推薦なし
　（９）葛西防犯協会からの特別賛助会費ご協力についてのお願い
　　　一口5,000円より。
　　　→　一口5,000円協力する。（関根役員担当）
２．地域会議等への参加報告
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第二回実行委員会
　　　8月10日（木）開催。関根役員出席。分担金7,800円支払い。詳細は別紙ご参照。
　　　関連する決定事項は、
　　　①テント配置位置
　　　　抽選の結果、「宇喜田・小島地区区民運動会平成27年第2回実行委員会」
　　　　の12ページの図の9番の位置。
　　　②全体会の日程変更
　　　　9月1日は国勢調査調査員への説明会があるため9月2日に変更。
　（２）宇喜田・小島地区区民運動会全体会
　　　9月2日（水）開催。関根役員出席。
　　　運動会の最終確認と、各種資料受領。詳細は別紙参照。
　　　9月26日（土）の前日準備に
　　　　商品搬入　　1〜2名　11:30〜
　　　　賞品仕分け　4〜5名　13:00〜
　　　　会場設営　　3〜4名　13:00〜
　　　の協力依頼あり。
３．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　8月17日現在預金口座残高1,485,650円
　　　8月度の入出金
　　　入金　　利息　　113円
　　　出金は無し
　（２）手元現金
　　　90,984円
４．防災訓練について
　9月12日（土）に開催。
　概要については別紙参照。以下自治会担当分のみ記載。
　（１）事前準備
　　　・江戸川区へ「防災訓練等の実施について」
　　　　「訓練等参加記念品提供依頼書」提出済み。
　　　　→　9月4日（金）に区役所本庁へ「わが家の防災」（50部）、
　　　　　　「非常用クラッカー」（70食）を引き取りに行く。（星野役員担当）
　　　　　　区担当　危機管理室防災危機管理課防災係（本庁舎５階）
　　　・防災訓練のポスター掲示済。
　（２）当日担当（9月12日）
　　　・会場設営　全員　9:30～　テント2張り設営
　　　・受付（3名）塩瀬役員、小野役員、高木役員（受付簿は河本役員準備）　
　　　・消防訓練B班担当　中久木役員
　　　・写真撮影　荻原役員
　　　・エントランス誘導係り（2名）荻原役員、星野役員（ヘルメット着用）
　（３）合同打ち合わせ
　　　9月6日（日）11:30～、集会室
　　　トランシーバーを防火管理者、各班長に持ってもらい「状況確認に使用」を提案する。
　　　また、防災備品をバームルームに展示も提案する。
５．区民運動会について
　実行委員長　河本役員
　9月27日（日）開催。第六葛西小学校。
　【スケジュール】
　　9/5(土) 　　　　参加アンケート印刷配布（アンケートの作成は河本役員）
　　　　　　　　　　宇喜田・小島地区自治連絡協議会運動会ポスター掲示（加藤役員）
　　9/18(金)　　　　参加アンケート締め切り
　　9/19(土) 15:00　臨時運営会議（集計人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　　　　　　　　　　参加者へ当日案内配布（関根役員作成担当）
　　9/26(土)　　　　運動会前日準備、町会・自治会対抗競技メンバー表提出
　　　　　　　　　　自治会当日搬出物の準備
　　9/27(日)　　　　運動会当日
　　9/27(日)　　　　参加者へのアンケート実施
　【事前準備】
　（１）食材調達
　　　①おやつ、飲み物
　　　　袋菓子（塩瀬役員）
　　　　ジャグに入れる麦茶2ℓ3本、氷、ジュース2ℓ3本（加藤役員）
　　　　バナナ5房、梅干し2パック（男性役員9/26購入）
　　　②昼食
　　　　塩瀬役員推奨の弁当屋さんに手配。子供用もそこから手配。（小野役員）
　　　　昼食用お茶500ml人数分（塩瀬役員）
　（２）食材調理等の機材準備
　　　①飲み物
　　　　ジャグ（自治会備品）
　（３）会場設営機材準備
　　　①テント
　　　　テント2張り（自治会備品）
　　　②机・椅子
　　　　机8、椅子20（集会室）
　　　③敷物
　　　　ゴザ2枚、ブルーシート1枚（自治会備品）
　　　　ダンボール適当枚数（ゴミ置場もしくはローソンから調達）管理人さんに依頼する
　　　④ゴミ袋
　　　　ゴミ袋5～6枚（塩瀬役員）
　（４）運動会用備品準備
　　　①プラカード
　　　　縦、横（自治会備品）
　　　②ゼッケン
　　　　ビブス30（自治会備品）
　　　③掲示板
　　　　コルクボード１（自治会備品）
　　　④掃除用具
　　　　箒２～３、塵取２、トング5（自治会備品）
　（５）機材搬送の準備
　　　①レンタカー手配
　　　　9月27日（日）のレンタカー1台予約（星野役員）
　（６）区への提出物
　　　①メンバー表
　　　　町会・自治会対抗競技メンバー表の作成（河本役員）
　（７）広報
　　　①参加アンケート
　　　　各戸配布のお知らせ作成（河本役員）済
　　　②運動会ポスター
　　　　宇喜田・小島地区自治連絡協議会運動会ポスター２枚入手（関根役員）済
　　　③当日案内
　　　　参加者へ配布する当日のご注意等作成（関根役員）
　　　④大会プログラム
　　　　参加者へ配布する運動会プログラム20入手（関根役員）済
　　　⑤参加者リスト
　　　　参加者リスト（河本役員）9/19
　　　⑥対抗競技必勝ノウハウ集
　　　　対抗競技参加者へ配布する必勝ノウハウ集（河本役員）済
　【当日作業】
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）　6時45分出発予定
　　　・早朝準備（テント等の機材、食材の搬出、現地での運動会会場設営）
　　　　→　例年通り、早朝から準備する。
　　　　　　機材運搬についてはレンタカーにて対応（6時半から7時）（星野役員）
　　　・荷造り出来次第出発（6時45分目処）。搬出物は前日までに整理しておく。
　　　＜雨天の場合＞
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）
　　　・関根役員から、大会本部（現地）の運動会実施について星野役員へ連絡。
　　　・中止の場合、7時に掲示板に掲示する。
　　　　レンタカーは当日キャンセルする。
　　　・雨天実施の場合、30分遅れで準備開始。
　【当日運営】
　　　①参加者サポート
　　　　・男性役員が運動会役員を担当している為、女性役員（小野役員。加藤役員）
　　　　　が中心となってテント内の参加者をサポート
　　　　・当日の運営係（参加された方で分担して）として競技係×２名、食事係×２名
　　　　　程度をお願いする必要あり
　　　②会場整理係（運動会役員）について
　　　　・星野役員だけで担当するのではなく、役員で交代して担当。誰かが必ず参加。
　　　　・午前は星野役員→河本役員、午後は関根役員→佐々木役員
　　　＜今後の予定＞
　　　①本日
　　　　・参加アンケートの印刷と、全戸配布（9/5）
　　　　・協議会運動会ポスターの掲示2枚(9/5)
　　　②9月19日（土）15:00～臨時運営会議　バームルーム
　　　　参加アンケートの回収結果を受けて
　　　　・弁当の手配数決定
　　　　　→　塩瀬さん推奨のお弁当屋さん発注（小野役員）
　　　　・おやつ、飲み物の数決定
　　　　　→　食材の手配（塩瀬役員）
　　　　・参加希望を基に競技エントリー者を決定（案作成：河本役員）
　　　　　→　町会・自治会対抗競技メンバー表作成（河本役員）
　　　　　　　参加者リスト作成（河本役員）
　　　　・参加者への当日案内配布（原稿作成：関根役員）
　　　　・参加者への大会プログラム配布
　　　③9月26日（土）前日準備
　　　　第六葛西小学校での前日準備作業担当
　　　　・11:30賞品の荷下ろし　関根役員
　　　　・13:00賞品仕分け　　　小野役員、佐々木役員、荻原役員
　　　　・13:00会場設営　　　　関根役員、中久木役員、河本役員、高木役員、星野役員
　　　　　12:50エントランス集合（自転車で第六葛西小学校へ）
　　　　買い出し　・・・　バナナ5房、梅干し２パック
　　　④9月26日（土）搬出物準備
　　　　当日の搬出物を整理しておく
　　　　机の脚先の砂詰まり防止の為、搬出する机の脚先をガムテープで塞ぐ。
　　　　購入品等は26日までに準備し、運動会用が分かる様に保管
　　　⑤参加者へのアンケート実施
　　　　・アンケートの準備（河本役員）
　　　　・アンケートの実施と集計
６．いも煮会について
　実行委員長　佐々木役員
　10月25日（日）開催。
　（１）開催日時
　　　10月25日（日）12:00〜14:00開催
　　　バームの夏まつりで、昼食と兼ねるのであれば13:00からではなく
　　　1時間繰り上げて12:00開始が良いという意見があり、12:00～に変更。
　　　但し、1時間繰り上げることにより準備時間の確保ができるか、
　　　次回運営会議で検討要。
　（２）開催場所
　　　バームルーム・集会室
　　　例年の玄関前エントランス開催から変更。昨年は台風の為、余儀なく
　　　変更したが、室内開催について参加者のアンケート結果は肯定的であり、
　　　人と人との緊密感が増す、屋外は寒い、配膳が楽等の点を考慮し変更する。
　（３）入場料
　　　居住者　　　成人200円　未成年100円　未就学児 無料
　　　居住者以外　成人300円　未成年100円　未就学児 無料
　　　いも煮食べ放題（売り切れ御免）
　　　ソフトドリンク、酒類は飲み放題（酒類は持込み歓迎とする）
　（４）会場設営
　　　10月度運営会議で検討。
　（５）準備
　　　・ソフトドリンクの準備
　　　　お茶（常温）、なっちゃん・カルピス・コーラ・オランジーナ、午後の紅茶（冷やす）
　　　　２Lを各２本ずつ（担当　加藤役員ほか）・・・当日はクーラーボックスに入れる
　　　　温かい飲み物としてホットコーヒー準備（ポットに入れて、中久木役員）。多めに。
　　　　東京葬祭の缶ジュースと缶ビールのセットを使用
　　　・酒類の準備
　　　　日本酒（720ml×3ありものを使用）、缶ビール（72本、女性役員担当）
　　　・食材の準備
　　　　いも煮（200人分見当）
　　　　おにぎり、焼きおにぎり（電子レンジで温める）、からあげ、漬物、乾き物他（女性役員担当）
　　　・紙コップ、おわん、割り箸（女性役員担当）
　（６）広報
　　　ポスター掲示、各戸参加案内10月3日（土）運営会議の後で配布
　　　回答期限は10月17日（土）（関根役員作成担当　参加希望を取る。サポータも募集）。
　　　1週間前広報　1階エレベータ扉に掲示（関根役員担当）
　（７）アトラクション企画
　　　①包丁研ぎ
　　　　・担当は荻原役員
　　　　・料金は無料。包丁研ぎの場所で包丁研ぎの受付をする（受付簿を用意）
　　　　・本部受付で包丁研ぎの受付場所について案内する。
　　　　・先着30丁まで、但し１世帯１丁
　　　②会場に掲示する看板類
　　　　荻原役員作成
　（８）前日、当日準備
　　　10月度運営会議で検討するが、いったん下記の様に仮決めする。
　　　・前日24日15:00～女性役員下ごしらえ、手伝える方は参加
　　　・当日25日09:00～女性役員準備（女性サポーター10時から）
　　　　11:00～男性役員会場設営（男性サポーター）
　（９）当日運営担当
　　　※10月度運営会議で決定する。
　　　・受付　鹿毛さん、佐藤さん、高木役員
　　　・いも煮　女性役員、佐々木さん、荻原さん、上田さん
　　　・包丁研ぎ　荻原役員
　　　・酒／ソフトドリンク　星野役員、佐々木役員、中久木役員
　　　（去年の反省でコーヒー担当は２名必要との意見有）
　　　・写真記録　中久木役員、河本役員
　　　・BGM　荻原役員　（秋をテーマにした曲）
　（１０）その他
　　　・昨年同様、参加いただいた方にアンケートを実施する。
７．防災委員会から
　別紙参照
８．その他
　国勢調査を9月10日から開始。ご協力お願いします。

次回開催
10月度運営会議 平成27年10月3日（土）13:00～15:00　バームルーム（予定）
以上