2008年5月度運営委員会議事録

[414関根]

平成２０年５月度運営委員会議事メモ

開催日時：平成２０年４月２９日（日）　１０時～１２時
会　　場：当マンション集会室
出 席 者：（敬称略・順不同）
関根、佐藤、大里、塩瀬、星野、大越、鹿毛
議　　題：
　（１）区・自治連からの連絡事項
　（２）総会準備
配布資料：
　（１）２００８年５月度自治会運営委員会議事内容
　（２）第４期(平成19年度)バームハイツ西葛西自治会定時総会のお知らせ
　（３）定時総会資料
　（４）第４期(平成19年度)収支計算書・貸借対照表(案)・会計元帳・金銭出納帳
　（５）第５期(平成20年度)予算案
協議内容：下記の通り。
１．区・自治連からの連絡事項
　関根会長・塩瀬委員、大里委員から、区・自治連からの連絡事項について説明があった後、それぞれについて協議し、次の通り決定した。
　①地区委員推薦について
　　4月30日(水)までに返信　⇒　塩瀬委員から参加しておく必要があるとの
　　提言があり、青少年部に関根会長を推薦することにした。
　②春の一斉美化運動について
　　実施日：5月25日(日)総会終了後実施　⇒　5月9日(金)までに申込書を返送
　③わんわん・ウオーキング第4回大会第2回実行委員会の開催について
　　5月12日(月)19:00から 葛西消防署1F会議室(分担金5,000円持参必要)
　　 ⇒　第1回実行委員会は欠席したが、後日大会参加申込済み。5月12日の
　　第2回実行委員会も出席できない見通しなので、5月11日(日) 宇喜田・小島
　　地区自治連絡協議会第24期定期総会の際、分担金を持参する。
　④宇喜田・小島地区自治連絡協議会第24期定期総会開催について(前回既報)
　　5月11日(日)18:30から　北葛西コミュニティー会館
　　⇒　関根、中久木、大里、塩瀬、高木、佐々木(6名)が参加連絡済み。
　　(懇親会費3000円×6名＝18,000円は、5月11日運営委員会の折、準備する。)
　⑤町会自治会現況調査及び集会施設調査について(前回既報)
　　⇒　大里委員が自治会総会終了後、書類提出。区には提出遅れることを連絡。
　⑥防犯協会総会への出席について
　　6月27日(金)総会に必ず出席して欲しいとの連絡
　　⇒　関根会長が賛助金5,000円を持参の上、参加する予定。
２．総会準備
２．１　第４期活動報告
　関根会長から、総会資料を基に第４期活動報告について説明があった後、その内容について検討し、次の通り決定した。
　（１）概況報告
　　　①サークル活動については、一部修正し、「ルールを検討して、内規として取り
　　　　まとめました。」と修正する。
　　　②アルミ缶回収については、少額(7,860円)は区からの報奨金であることを
　　　　明記する。
　（２）活動内容
　　　①コミュニティーづくり
　　　　サークル活動支援については、「今総会にてご審議ください。」の文言は
　　　　削除する。
　　　②防犯防災
　　　　大里委員から、防犯協会への入会で、賛助金として5,000円の他に
　　　　@35円×217 =7,595円程度が負担となる見込みであるとの説明があった。
　　　③季節の飾りつけ等
　　　　原案通り了承された。
　　　④環境整備
　　　　星野委員からの報告内容を追記することにした。
　　　⑤自治連等
　　　　美化運動は、春と秋に実施されるので一部修正する。
　（３）認定サークル規程(内規)の制定
　　　本議案は報告事項とし、議題から削除することとした。従って、総会議題の
　　　「Ⅱ．認定サークル規程(内規)の制定」は削除し、「４．その他」を追加して、
　　　認定サークル規程(内規)を制定した旨を報告することとした。
２．２　第４期決算報告
　鹿毛委員から、第４期決算報告として、第４期収支計算書(案)、貸借対照表(案)、会計元帳及び金銭出納帳の内容について説明があった後、その内容について検討し、次の通り決定した。
　（１）収支計算書(案)及び決算書明細
　　　原案通り了承された。ただし、監査報告の監事名は、佐藤憲幸氏に修正する。
　（２）貸借対照表(案)
　　　原案通り了承された。
　（３）会計元帳及び金銭出納帳
　　　原案通り了承された。
２．３　第５期自治会役員・委員候補
　関根会長から、第５期自治会役員・委員候補について説明があった後、その内容について検討し、次の通り決定した。
　（１）役員候補
　　　①星野委員から、平成２０年度は管理組合理事に就任予定のため、お手伝い
　　　　は可能であるが、グリーンレンジャー隊長は辞退したいとの申し入れがあり、
　　　　中久木副会長にお願いすることにした。
　　　②鹿毛会計辞任のため、後任として河本委員にお願いすることにした。
　　　③佐藤監事が退任されることになったが、後任は未定。
　（２）フロアー委員
　　　①諸岡さん(第３ブロック)、山口さん(第８ブロック)及び徳岡さん(第９ブロック)
　　　　から辞退したいとの申し入れがあった。
　　　②第９ブロックは、鹿毛委員が引き受けることになった。
　　　③フロアー委員の職務の見直しと併行して、サポータ制度(名前は公表しないが、
　　　　行事などに参加・協力していただける方を決めておく制度)を検討することにした。
２．４　第５期活動計画案
　関根会長から、第５期活動計画案について説明があった後、その内容について検討し、原案通り了承された。
　なお、活動内容と運営について検討し、各委員から次のコメントがあった。
　①防犯・防災活動、日常の挨拶運動、ご近所との親睦などを活発化する。
　②イベント等の機会を上手に活用して、会員同士の繋がりを緊密にしていく。
　③自治会はコミュニティー作りが基本であり、マンション内外部との連携を図る。
　④学校行事への参加などを通じて、学校との繋がりを大切にしていく。
　⑤高齢者対策を兼ねて、マンション内の親睦を図っていく。
　⑥規約(会則)の見直し、体制の見直し(サポータ制度、フロアー委員の見直し等)
　　を進める。
　⑦行事の活性化は図るため、平成20年度は参加費無料を試行してみることにする。
　⑧アスレティックルームの効率よい利用(機能化)を考えていく必要がある。
２．５　第５期予算案
　鹿毛委員から、第５期予算案の内容について説明があった後、その内容について検討し、次の通り決定した。
　（１）収入の部
　　　①コミュニティー活動補助費は未決定のため、自治会費に名称を修正する。
　　　②行事収入は、参加費無料とするため20,000円(バザー収入)に減額する。
　　　③グリーンレンジャー委託費の内訳は、2007年12月～2008年11月分と修正する。
　　　④その他は、利息以外に収入が見込めないため1,000円に減額する。
　（２）支出の部
　　　①活動費(行事支出)は、参加者数の増加を見込んで、400,000円に増額する。
　　　②渉外費のうち固定化しているものは、前年度の実績額に修正し、
　　　　新しく研修会・研修旅行の費用を追加計上して合計額で110,000円と修正する。
　　　③今年度は、支出が収入を上回って（約16万円の支出超過）いるが、第５期は
　　　　会員の交流を図るための行事参加費の無料化、過去抑制していた地域行事
　　　　への参加を試行する為の予算組みである。第６期ではこの結果を受け、収支
　　　　バランスの取れた予算組みを行うとともに、剰余金を会員の皆様に還元（防災
　　　　品の配布等）していくことにした。
　　　④予想しない出費が生じた場合は、予備費から支出することにした。
２．６　認定サークル規程案
　認定サークル規程の最終案については審議せず。
３．その他検討連絡事項
　（１）大里委員から、自治会で使用する掲示板に、「子供会からのお知らせ」の
　　　スペースを設けたいとの提案があり、了承された。
　（２）星野委員から5月11日(日)の午後、グリーンレンジャーによる植栽選定作業
　　　を実施する旨、連絡があった。
　（３）次回の総会準備
　　　次回は、5月11日(日)10時から開催予定とし、総会準備（総会資料の最終確認
　　　・印刷・配布）を行うことにした。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以 上