31期第1回文書管理検討委員会議事メモ（2016年10月9日）

[414関根]

2016/10/24
31期第1回文書管理検討委員会議事メモ
日時　平成28年10月9日（日）9:00～10:40
場所　集会室
出席（敬称略）
　　　文書管理検討委員　414関根
　　　担当理事　　　　　904大坂
議事
１．文書管理の課題の認識合わせ
　（１）集会室の倉庫が整理されていない
　　　①倉庫内の何処にどんな文書が保管されているか分からない。整理する必要がある。
　　　　但し、倉庫内の物品の整理は委員会の対象外。
　（２）管理組合が管理すべき書類が整理できていない
　　　①管理会社（長谷工コミュニティ）任せとなっており、管理組合としてどういう文書が
　　　　どう管理されているか、何がどこにあるか把握できていない。
　　　②管理組合として
　　　　・いかなる文書を保管するか
　　　　保管文書毎に
　　　　・保管方法をどうするか（原本、写し、電子媒体）
　　　　・保管場所をどうするか（管理人室、集会室倉庫、ローカル、クラウド）
　　　　・保管期間をどうするか
　　　　・誰が閲覧できるか
　　　　・誰が管理するか
　　　　を決める必要がある。
　　　③まずは文書の台帳を作成し、各文書について管理方法を設定する必要あり。
２．委員会の進め方
　（１）管理組合管理文書の台帳作成
　　　①管理人さんから入手した「フロントオフィスの管理台帳の書類一覧・取扱要領」から
　　　　リストを作成。
　　　②（公財）マンション管理センターの帳票等の保存期間に従って文書の分類を
　　　　再仕分けする。
　　　③文書台帳の抜け漏れ、詳細化にかんする補足調査実施。
　（２）各文書に対する管理方法の検討・決定
　　　下記項目について、法令、運用を考慮し検討する。
　　　①保管方法
　　　　・保管媒体
　　　　　原本・原本に準ずるコピー（紙媒体）、電子化文書（電子媒体）
　　　　・保管場所
　　　　　紙媒体：管理人室・集会室倉庫（施錠の有無）、保管業者
　　　　　電子媒体：オンライン（クラウド）、ローカルメディア（紙媒体に準ずる）
　　　②保存期間
　　　　・保管方法により保存期間を分ける
　　　　・保存期間の考え方を決める（実際の文書作成日基準、期単位でまとめて）
　　　　・廃棄方法
　　　　　紙媒体：普通ごみ廃棄、熔解
　　　　　電子媒体：バックアップも消去
　　　③文書開示範囲
　　　　・理事長限り、理事限り、管理組合員限り、居住者限り、公開等の閲覧を
　　　　　許可する開示範囲を定める
　　　　・開示範囲が限られているものは閲覧の手続きを検討する
３．次回予定
　2016年11月20日（日）9:00～
以上