第32期1月度文書管理検討委員会議事メモ（2018年1月30日）

[414関根]

2018/02/04
32期1月度文書管理委員会議事メモ
日時 平成30年1月21日（日）9:00～11:30
場所 集会室
出席（敬称略）
　文書管理委員　414関根、904大坂
　担当理事　　　317水落、1202林
　長谷工コミュニティ　中平管理人（議案1のみ）
議案
１．中平管理人に不要文書の確認

ここまで約一年間をかけて、集会室倉庫内に保管している文書についての整理を以下の基準で行った。

（１）保管すべき書類を文書の種類ごとに封筒に分類

（２）取捨選択に迷う書類については、念のため保管

（３）明らかに不要と思われる書類については、

①燃えるごみとして処理。

②古紙回収ごみとして処理。

③個人情報に類する書類については、溶解ごみとして処理するため別途保管。

上記に基づいて分類した書類のうち、管理日報など管理人さんの判断が必要と思われる書類についての取り扱いについて確認した。
管理組合として保管管理する文書、長谷工コミュニティが日常の管理業務を遂行する為、保管管理する文書（当然重複しているものあり）を分けて考える必要あり。

２．文書保管のルール決め

（１）セキュリティによる分類

・機密性の高低

・開示レベル

・個人情報　など

（２）ファイリングの方法

・ファイルのタイトル

・保管場所：集会室倉庫、管理人室

・保存期間：理事会基準、長谷工コミュニティ基準

・文書管理一覧表の作成
一覧の分類については2階層（大分類、中分類）とし、続けて文書名が記載される体系が望ましい。

・一覧表に記載すべき事項
分類、保管場所、保存期間、開示範囲、保存期間切れ文書の差替え時期　など。

（３）重要度の基準とファイルの色分け（以下、重要度の高い順で記載）

・Vital Documents（重要文書）：赤

・Private Documents（個人情報）：黄

・Confidential Documents（機密文書）：緑

・Reference Documents（開示文書）：青

これらについては、企業のビジネス文書を想定しており、マンション管理組合文書については見直しが必要。

３．今後の活動について

（１）ファイルの購入　⇒　要　理事会承認

（２）ファイル購入後は、種類分類作業（文書管理一覧の書き出し）と同時進行でファイリングを始める。

４．次回予定

2018年2月18日（日）9:00～、集会室

以上