2009年1月度運営委員会議事録

[414関根]

2009年1月度自治会運営委員会議事メモ

開催日時：平成２１年１月４日（日）　１０時〜１２時
会　　場：当マンション　アスレチックルーム
出 席 者：（敬称略・順不同）関根、佐々木、塩瀬、大里、河本（５名）
議　　題：
　１．区・自治連からの連絡事項
　２．会計報告
　３．新年会（鏡開き）について
　４．自治会会則の見直しについて
　５．「大越さんをしのぶ会」について
　６．バザーについて
配布資料：
　①2009年1月度自治会運営委員会議事内容
　②自治会通帳入出金明細
　③リソグラフ精算について
　④「バーム新年会」のお知らせ
　⑤自治会バザー提供品、ご協力のお願い
協議内容：下記の通り。
１．区・自治連から
　関根会長から、区･自治連からの連絡事項について説明があった後、それぞれについて協議し、
次の通り決定した。（一部は事後追認）
　（１）平成20年度 不良雑誌等自動販売機などの実態調査報告書の送付について
　　　平成20年12月3日付で江戸川区文化共育部より送付された。
　　　→　運営委員会にて保管する
　（２）江戸川区新年賀詞交歓会のご案内
　　　1月6日（火）10:00　タワーホール船堀　　→　欠席する
　（３）葛西消防団第八分団新年会の御案内
　　　1月17日（土）18:30　きやり　会費　7,000円　→　欠席の返信をしました
　（４）葛西防犯協会防犯功労者推薦の依頼
　　　1月8日（木）迄に積極的に防犯活動に尽力している会員1名を功労者として推薦して欲しい。
　　　→　推薦者なし
　（５）青少年育成葛西第一地区委員会代十八回陸上競技大会
　　　1月25日（日）9:00開会式　第五葛西小学校校庭　→　欠席する
２．会計報告
　12月25日管理組合より自治会費（リソグラフ関連費を控除）、植栽管理に関する業務委託費
あわせて406,180円の入金あり。
　　内訳は
　　　235,200円　　第２３期自治会費（2008年6月〜2008年11月分）
　　　▲21,695円　　第２３期リソグラフ関連費（2008年6月〜2008年11月分）
　　　193,200円　　第２３期植栽管理業務委託費(第２３期10月度請求分)
　　　▲525円　　　振込手数料
３．新年会（鏡開き）について
　（１）前月決定事項
　　　・1月11日（日）13:00〜15:00開催
　　　　会場　鏡開き：１階エントランス
　　　　　　　懇親会(新年会)：１階集会室
　　　　参加無料
　　　・1月1日に上記内容にてポスターの掲示（未掲示）　
　　　・1月4日案内状の配布
　（２）事前準備について
　　　①鏡開き
　　　　・おしるこ食材（あん、もち等）の手配　→　塩瀬委員担当
　　　　・容器、箸の手配→塩瀬委員担当
　　　　・ホットプレート、カセットボンベの手配　→　大里委員担当
　　　　・テーブル(エントランス)の手配：調理用 ２卓、食卓用 ２卓（計４卓）
　　　　　→　当日午前中、集会室は理事会で使用するため、前日までにアスレチッ
　　　　　　　クルームへ移動しておく
　　　　・ゴミ袋：２種類準備（燃やすゴミ・資源ゴミ）の手配　→　大里委員担当
　　　②懇親会
　　　　・酒類（ビール２ケース、酒１ケース）の手配　→　大里委員担当
　　　　・おつまみ（乾きもの）の手配　→　塩瀬委員担当
　　　　・子供用お菓子　→　なしとする
　　　　・テーブル(集会室)の手配：懇親用３島準備（２卓ずつ）、酒コーナー用
　　　　　→　当日設営
　　　　・ゴミ袋の手配　→　大里委員担当
　（３）当日の役割分担
　　　①おしるこの準備　→　塩瀬委員、大里委員、サポータ担当
　　　②懇親会：受付［ガムテープの準備］　→　関根会長担当
　（４）当日の集合時間・場所
　　　12時アスレチックルームに集合
　（５）新年会の案内・ポスターの掲示（関根会長）
　　　新年会の案内（案）にサポータ協力の記入欄を追加するよう修正
　　　ポスターは本日掲示
４．自治会会則の見直しについて
　　・進捗なし
５．「大越さんをしのぶ会」について
　（１）決定事項
　　　・主催：管理組合・自治会有志とする（1月11日（日）までに出席者を確定する）
　　　・予算：会費制　1,000円程度
　　　・場所：集会室
　　　・日時：平成21年1月18日（日）13:00
　　　・祭壇設営：
　　　　写真、花（3,000円程度）、供えを白布（又は模造紙）を敷いた机上に設営
　　　・食事：
　　　　オードブル（あわじに発注）、お酒。予算は出席人数確定後。
　　　・会のイメージ
　　　　前半にセレモニー
　　　　後半は「わの会」の様な会（但しテーブルは島を作らない）
　　　・式次第案
　　　　　開会（開式の辞）
　　　　　黙祷（１分間）
　　　　　代表スピーチ（略歴紹介と弔辞）
　　　　　大越夫人よりお言葉
　　　　　献杯
　　　　　会食
　　　　　閉会（閉式の辞）
　（２）事前準備と担当
　　　・掲示板へのお知らせ（大里委員）
　　　　出席される方は、11日までに自治会ポストへ投函する旨記載
　　　・11（日）11:00　大越夫人と打ち合わせ予定
　　　　運営委員は11:00にアスレチックルームへ集合
　　　　大越夫人への打ち合わせ開催連絡→関根会長担当
　（３）当日の運営と役割分担
　　　・司会進行　関根会長
　　　・代表スピーチ　酒井理事長
　　　・献杯発声　中久木委員
　　　酒井理事長、中久木委員への依頼→関根会長担当
６．バザーについて
　（１）開催日：2月22日(日)11:00〜16:00　集会室
　（２）準備：2月21日（土）15:00〜17:00アスレチックルームにて商品への値札付け
　（３）提供品の受付日時：2月7日(土)、2月14日(日) 午前・午後・夜　受付担当者
　　　　　　　　　　　　　2月16日（月）〜20日（金）　18時〜20時　フリー
　　　　　　　　　　　　　2月21日（土）　15時〜17時
　　　　　　　　　　　午前：10時〜11時・午後：15時〜16時・夜：19時〜20時
　（４）受付担当：2月7日　午前 塩瀬委員　午後 塩瀬委員　夜 河本委員、関根会長
　　　2月14日以降の担当については2月度運営委員会にて決定
　（５）広報：案内掲示 1月16日、案内配布1月26日の週（塩瀬委員）
　（６）バザー参加者に粗品（ポケットティッシュ）を用意する
　（７）2月22日(日)午前中、集会室は大規模修繕委員会の開催が想定される
　　　酒井委員長に開催場所をアスレチックルームに変更いただく様依頼する
　　　→　関根会長担当
７．その他
　（１）自治会運営委員の増員について（詳細略）
　（２）自治会剰余金について
　　　・年度の収入が得られるまでの活動資金相当額を残し、会員への還元を考えたい
　　　・自治会で購入するものとして冷蔵庫がほしい
　　　→　来期施策として継続審議

次回開催
2月度運営会議　2月8日（日）10:00〜
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上