第35期10月度文書管理検討委員会議事メモ（2020年10月18日）

[414関根]

35期10月度　文書管理検討委員会議事メモ
日時　令和2年10月18日（日）9:00～11:00
場所　集会室、バームルーム
出席（敬称略）

文書管理検討委員　317水落　414関根　904大坂　908犬童

担当理事　419太田

10：00から規約検討委員会より

規約検討委員　1008小林　502伊藤　409横田

担当理事　1001杉本

出席

議事

Ⅰ．管理員さんとの文書管理に関する打合わせ（2020.10.17　関根委員）

１．管理員室に保管されている文書について管理方針のすり合わせと文書情報提供を依頼。

【管理方針】

①現在、管理員さんが整理しているファイルについてのリファイルは行わない。

⇒長谷工コミュニティによる内部監査の妨げになる。また、手慣れた管理員さんのルーチンを乱し、仕事の負担増となるため。

②管理員室にある文書については、理事会保管文書のIDの附番を実施しない。

⇒管理員室での文書保管期間については長谷工コミュニティの管理ベースで行い、管理員室から集会室倉庫等へ移動する際に、理事会ベースでのID附番とファイリングを行う。

【管理人さんへの文書情報提供の依頼】

③管理員室で保管している文書名の一覧をExcelで作っていただく（書式はおまかせ）。
文書名を書き出すにあたり、

ａ．定期的に繰り返し作成されるような文書は、文書毎に個別に書き出す（例えば作成日ごとに）のではなく、括りとしてまとめて書き出していただくようにする。
例）消防設備点検報告書など年に2回作成されるような文書については、その点検ごとではなく、『消防設備点検報告書』としての括りでまとめて書き出していただく。ただし保管期間（自：〇年〇月〇日　至：〇年〇月〇日）などの明記はしていただく。

ｂ．契約書などは一件ごとの件名を明記して書き出していただく。

④書き出し作業期間を10-11月とする。

Ⅱ．文書管理台帳について

１．ファイリングの種類

①クリアーブック：整理した文書をファイルする。

②独立文書：すでに製本されていて、ばらすこと不可能なもの。

③パイプ式ファイル：大規模修繕工事竣工図書など、既にファイルされていてばらす必要のないもの。

２．台帳の作成は仮ファイリングを行った委員が作成し、最終的に1本化する。

Ⅲ．規約検討委員会と打合せ

１．規約検討委員会より

規約作成において文書、情報、重要物品の管理を除いた項目については概ね完成している。今期は上記３点の完成を目指すうえで、文書整理の現状を把握したい。

２．文書管理委員会より

現状で考えているファイリングの方法、文書管理台帳についての説明。

３．規約検討委員会から『文書整理についての確認事項』、『文書などの保管期間一覧表』に基づき説明。

４．両委員会とも、今後の進め方については大筋のところで合意。現在の方針で進めていく

中で発生する個別論点（分類不明、保管期間など）については、再度、合同で委員会を開催し打合せを行う。

５．次回の合同委員会は、2021年1月を予定。

Ⅳ．今後のすすめかた

１．ゴミの溶解処分

理事会から了承されたので管理人さんを通してヤマト運輸へ依頼。担当：太田理事。

２．クリアーブック（コクヨ　ノビータ）の購入

当初10月中に必要数を見積る予定であったが、時間不足の為とりあえず5冊購入し、走りながら数を揃える事とする。
ノビータ（8色*5冊）を通販サイトで購入する。担当：大坂委員。

３．文書管理台帳の作成と本ファイリングを進める

①ファイリングの大分類とカラーリング
Ａクリア、Ｂピンク、Ｃオレンジ、Ｄ黄、Ｅライトグリーン、Ｆグリーン、Ｇライトブルー、Ｈ青

②中分類、小分類
規約検討委員会の分類に準ずる。

Ⅴ．次回

2020年11月15日（日）9時からを予定。

以上