日時 令和1年7月14日（日）9:00～10:00
場所 集会室
出席（敬称略）
出席文書管理検討委員
議事
414関根、904大坂
担当理事
908犬童
１．34期に入るにあたり文書管理委員会の目指す方向性について再確認
（１）管理する文書の範囲
・集会室倉庫、管理人室で管理されている管理組合に関する文書を対象とする。
（２）以下のルール作りと検討
・文書の分類：（文書の仕分け、種類ごとのファイリング など）
・体系化：（文書管理台帳の作成）
・保管場所：
（紙媒体：管理人室、集会室倉庫、電子媒体：ローカル、クラウド など）
（紙媒体：管理人室、集会室倉庫、電子媒体：ローカル、クラウド など）
・保管方法：（原本、写し、電子媒体 など）
・保管期間：（永久保管、期限付き保管 など）
・開示範囲：（理事長のみ、管理組合理事まで、組合員）
（３）文書管理ルールの実行手順明確化
例えば管理実行者の選定
・文書ファイリングは誰が行うのか。
・廃棄の判断を誰が行い、誰が実行するのか。
２．文書管理台帳作成の現状報告
| 活動内容 | 自 | 至 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 文書の仕分け（第1段階） 及び取捨選択 | 31期（H28） 10月 | 32期（H30） 4月 | 不要書類（各種パンフレットなど） の廃棄など |
| 文書の仕分け（第2段階） 及び【文書一覧】作成 | 32期（H30） 5月 |
現在 | 【文書一覧】とは、【文書管理台帳】を 作成するためのExcelファイル |
・【文書一覧】の作成が終わっている文書
①総会議事録（仮ファイリング終了）
・【文書一覧】の作成が中途の文書
②月次理事会議事録（抜けあり）
③修繕見積書（平成25年10月まで）
④点検・報告書
⑤検査資料
⑥工事関係資料
⑦契約書関係
⑧アンケート結果
現在、管理人室で保管している文書の一覧化も必要３．今後の進め方
（１）文書の仕分けの継続（３回～６回）
・管理人室保管文書を含め、仮ファイリング、文書一覧を作成。
・文書管理台帳、文書管理細則、文書管理の実行手順を作成。
・管理規約検討委員会、長谷工コミュニティと調整必要。
・文書管理細則については、総会決議にかける。
・文書のリファイリング、保管場所の移動、不要文書の廃棄。
・電子化必要文書の電子化と適切な場所への保管。
４．次回予定
2019年8月日時未定
以上