2018年4月度自治会運営会議議事メモ

[414関根]

2018年4月度自治会運営会議議事メモ
平成30年4月12日
開催日時：平成30年4月7日（土）　13時～16時15分
会　場：当マンション　バームルーム

出席者：（敬称略）佐々木、河本、佐藤、荻原、関根、小野、星野、鹿毛

欠席者：（敬称略）中久木、加藤

資　料：①2018年4月度自治会運営会議事内容

１．区・自治連から

（１）西葛西中学校より入学式のご案内

4月9日（月）10:00開式　西葛西中体育館
会場に9:45に入場しますので9:20までに来校ください

①入学式のご案内.pdf

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（２）江戸川区子ども会連合会葛西支部より新旧役員の歓送迎会ご案内

4月17日（火）19:00　葛西区民館3階講座講習室

②歓送迎会の御案内.pdf

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→　欠席で返信済み。

（３）西葛西中学校PTAよりPTA歓送迎会のご案内

5月2日（水）18:30～20:30（18:00から受付）　西葛西中学校体育館
4月10日（火）までに同封のハガキにて出欠を回答

③PTA歓送迎会のご案内.pdf

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→　欠席で返信済み。

（４）青少年育成葛西第一地区委員会より地区委員推薦のお願い

推薦期間 4月9日（月）
推薦人数

研修部　1名以上
青少年部　1名以上
スポーツレク部　1名以上

任期　平成30年度・31年度（2年）
推薦方法　同封の推薦書（ハガキ）に記入のうえ、事務局まで返送

地区委員推薦のお願い.pdf

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地区委員大募集.pdf

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→　地域ボランティア募集案内を掲示したが応募者なし。推薦者なしで回答済み。

地域ボランティア募集.pdf

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（５）町会・自治会世帯数に関する調査について

4 月6日（金）までに調査票に記入の上、返信

⑤町会・自治会世帯数調査について.pdf

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→　返信済み。

（６）葛西防犯協会より町会・自治会長及び防犯支部長の交代に関する調査回答依頼について

【調査事項】
新町会・自治会長、防犯支部長の

①氏名

②住所

③電話番号

④FAX 番号（設置している方のみ）

【回答期限】
別添回答票に記入し4月20日（金）までに回答

⑥町会・自治会長及び防犯支部長の交代に関する調査回答依頼について.pdf

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→　新防犯支部長に河本役員が就任する旨回答

（７）町会自治会現況調査及び集会施設調査について

5 月9日（水）までに調査票に記入の上、返信

⑦町会・自治会現況調査及び集会施設調査について.pdf

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→ 関根役員対応

（８）新旧葛西消防団長からのご挨拶

4月1日付で葛西消防団長が交代。新旧消防団長から挨拶状を頂きました。
退任　吉田敏夫　氏
就任　秋山隆繁　氏

２．地域会議等への参加報告

（１）春の地域安全運動に伴う葛西防犯協会合同会議

3月2日（金）開催。会議には欠席しましたが、後日資料を受領しました。詳細は別紙ご参照。

防犯協会合同会議レジュメ.pdf

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（２）第3回新川千本桜の会理事会

3月15日（木）開催。会議には欠席しましたが、後日資料を受領しました。詳細は別紙ご参照。

（３）宇喜田・小島地区自治連絡協議会29年度第三回定例会

3月27日（火）開催。関根役員が出席しました。詳細は別紙ご参照。

・議題についての補足

（２）新川千本桜まつりについて

模擬店出店希望調査に対し

宇喜田七軒自治会
コンドミニアム葛西自治会

から出店希望あり。当協議会への出店割り当て2に対し、出店希望2のため調整なしで決定。昨年度総会で紛糾した模擬店出店料助成については、各団体へ5,000円助成することとした。

（４）第14回わんわん・ウォーキングパトロール第1回実行委員会

3月27日（火）開催。関根役員が出席しました。詳細は別紙ご参照。
次回は4月26日（木）開催予定。分担金5,000円持参する。

３．会計報告

（１）銀行口座入出金

2月19日現在預金口座残高1,176,445円
3月度の入出金
なし

（２）手元現金

191,175円

（３）サークル活動補助

麺’sクラブ　5,000円
ばーむ句会　4,000円
合計　　　　9,000円

４．自治会バザー振り返り

実行委員長　なし

【開催実績】

（１）バザー開催日時

・平成30年3月18日（日）11:00～14:00

（２）開催内容

・バザー提供品受付
受付日時
3月11日（日）：10時～12時、13時～16時
3月17日（土）：13時～17時

・提供品の値札付け及び会場への展示
3月17日（土）15:00～17:00 提供品の値札付け
3月18日（日）9:30から 会場（集会室）への展示

・バザーの開催
3月18日（日）11:00～14:00 提供品の販売

（３）参加者数

商品提供者　　33世帯（昨年度31世帯）
バザー参加者　25世帯40名（昨年度24世帯37名）

（４）収益金（すべて歳末助け合い運動に募金）

売上　13,610円（昨年度19,165円）
募金　968円

（５）事後作業について

・提供品余り物
良質な古着はリサイクルショップへ持ち込む。
その他の古着・古布は集団回収へ。
良質な商品は夏祭りのビンゴの景品として利用する。

・協力の御礼
バザーのお礼を掲示板に掲示。

20180318バザー提供品・出席表・売上票v1.xlsx

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《振り返り》

（１）開催日時について

・特に問題なし。

（２）開催場所について

・特に問題なし。

（３）提供品受付について

・受付時間外に持ち込まれる方がいた。当日持ち込む方もいた。
当日持ち込みは基本的に断る。

・受付時間を削減したことで役員の負担は軽減された。
受付時間に合わず、管理人さんに預ける方もいたが、受付の有効な代替方法である。次回からは、管理人さんに段取りを含め正式に依頼したほうが良い。開催案内に管理人さんの受付を記載するかについては検討要。

（４）提供品の内容について

・衣服については、新古品以外にもきちんとクリーニングされているものであれば受け付ける。

（５）広報について

・問題なかった。

（６）事前準備について

・問題なかった。

（７）提供品の値付けについて

・値付け（荻原役員、星野役員）、値札記入（小野役員、中久木役員）役割分担されていてよかった。次回から、この分担を明記する。

・値付けのシールは今回使ったものが良かった。

（８）会場設営について

・商品の並べ方については、

①ジャンル別（衣類、ファブリック、キッチン用品、食器・陶器等）展示

②価格別（10円、50円、100円のお買い得品）展示

の二本立てでいい。

・お買い得品もジャンルがはっきりしているものはジャンル別に展示し、ジャンル別の中でも価格帯でまとめ、セット品としても展示した。

・お買い上げ品置き場を設けた方が良い。お会計の横に仮置きしていた。

（９）当日運営について

・午前・午後で役割を分けた。拘束時間削減のため、準備開始時間は10:00でも良いか。

・売上票システムはよかった。買ったものを金額別に記入してもらった。簡単な手順書を用意しておいたほうがお客様に記入頂く際の説明が容易であり、会計担当にも分かり易い。

（１０）事後作業について

・売れ残りの衣類をリサイクルショップに出す手間がかかるが、現金化の余地があるので継続する。収益は歳末助け合いの寄付金とする。

・売れ残りの食器類はバームルームの備品にした。使ってないものは、次回、バザーに出品することでもよい。

・衣類以外（雑貨等）の良品については、夏祭りのビンゴゲームの景品にする。

（１１）その他

・BGMはよかった。

・お茶コーナーは利用されていた。継続する。

・商品購入の公平性を欠く販売開始前の役員の「売約済」は、次回から行わない。

５．端午の節句飾りについて

【実施要領】

行事の名称を「端午の節句飾り」とする。

（１）目的

男の子のすこやかな成長を祈り、端午の節句らしい飾りつけを行う。

（２）実施期間

・一般的な飾りつけ期間
飾りつけ開始：春分の日が終わってから遅くとも4月中旬まで。
飾りつけ終了：節句終了後なるべく早めに、5月の中旬まで。

よくあるご質問｜高島屋特選 五月人形のQ04の回答より。

・上記を参考に、4月15日（日）～5月5日（土）飾りつけ実施、6日（日）撤去とする。

・次回は、飾りつけ開始を早める。（3月中？）

（３）飾りつけ購入内容

・兜飾り、人形
エントランスホール用　7,000円程度
フロント横時計下用　　4,000円程度

・こいのぼり　　　　　　8,000円程度　

・生花（菖蒲）　　　　　1,500円程度

・その他

・購入予算　3万円

（４）実行委員長

星野役員、荻原役員、加藤役員

【実行計画】

（１）事前準備

分類	準備項目		担当	準備状況
飾りつけ準備	エントランス ホール	兜飾り、人形、こいのぼり	荻原役員	購入
		花瓶	星野役員	自治会備品
		生花	星野役員	花屋から購入
		赤い毛氈	荻原役員	自治会備品
	フロント 横の時計下	小人形	荻原役員	購入
会場設営	白い机：1			自治会備品
バームルーム 等鍵手配	管理人より鍵の借用、保管、解錠、 施錠の実施（鍵一式＋倉庫）		荻原役員

（２）会場・展示設営

別紙参照

端午の節句飾り会場設営.xlsx

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（３）飾りつけ購入

・兜・人形・こいのぼり・菖蒲
4月12日（木）14:00、担当星野役員、荻原役員、その他参加可能な役員

（４）飾りつけ日時

4月15日（日）10:00～

（５）飾りつけ撤去日時

5月6日（日）10:00～

６．来期計画について

（１）今期振り返り（役員）

・塩瀬役員の抜けた穴は大きい。

・行事参加者は横ばいだった。運動会の参加者は回復していない。

・地域の活動への参加がうまくできていない。自治会役員だけではなく居住者みんなで関わりを持つことが必要。

・防犯協会に関わる防犯活動について活動ができていない。マンションでは地域の防犯活動への参加は難しいのか。

・自治会行事への参加者と参加していない人が分かれている。参加者の顔ぶれが固定しまっている。

・新しく入居された方は来てくれる。以前から住んでいる方が来ていない。「グループができていて、輪の中に入りづらい」雰囲気になっているのか。

・夏祭りでは多くの方が参加する。

・世代間での違いがある。壁がある。

・区分所有者は管理費としてコミュニティ費を払っている。現状の自治会コミュニティ活動に参加せず、費用負担している事に文句が出ていないのが不思議。

・自治会コミュニティ活動として「季節の飾りつけ」と「参加型行事」の2つの柱がある。

・「季節の飾りつけ」の評判は良い。「参加型行事」は参加者間の繋がりづくりを目指したが困難であることを学んだ。行事を楽しんでもらうということに割りきでよい。純粋に楽しんでもらう。

・繋がりづくりは、サポータをしてもらって仲良くなってもらう。もっとサポータの参加を促す。

・過去の挨拶運動の成果が定着。挨拶してくれることが多くなった。

・地域の評判はよいと思う。「このマンションは飾りつけ・行事をよくやっている」という声を聞く。

・いも煮会は継続する。

（２）役員の補充

・例年通り募集する。
募集ポスターを掲示する。募集期間は4月末まで。（担当：河本役員）
自治会役員の窮状を訴える。年齢が高くなっている。継続性に不安要素あり。
役員の補充については、行事に来てくれた人を一本釣りする等、多面的に人材募集する。鹿毛さんは役員になっていただく。

【来期の行事・施策】

（１）全員参加型の行事実施

《来期施策》

①今期同様、期初の行事実施サポータ募集は継続する。

②全員参加型の行事は年々参加者が減少している。

・居住者の高齢化が原因か？高齢者に有った行事にしていく必要はないか？
（ニーズの変化？）

・高齢者向けの企画が有ったほうが良いのでは。

→くすのきクラブ設立を検討する。60歳以上の方、30人以上を集める必要がありハードルは高いが。

・夏まつり、運動会は若い人の参加がある。

・全員参加型の行事は若い層を引き付ける内容を増やしたほうが良いのでは。

・安く食べられるだけでなく、参加型のアトラクションが欲しい。

→バームのいも煮会でもビンゴをやる。夏ビンゴ、秋ビンゴ。豪華景品。

・居住者の芸能等の発表の場を提供するのも良いのでは（中庭で、音の問題はあるが）。

→対応策の検討が必要。

《今期実績》

①バームの夏まつり
平成29年7月16日開催
【実行委員長】荻原役員
【参加実績】

52世帯、145名
居住者106名（成人70、未成年25、未就学児11）
居住者外39名（成人20、未成年14、未就学児5）
居住者外の新しい方の参加が多かった。
昨年よりも人数が少なく感じた。常連さんが少なかったための印象か。実際は参加世帯数増加。参加人数も微増。

②宇喜田・小島地区区民運動会
平成29年9月24日開催
【実行委員長】河本役員
【参加実績】

4世帯（役員を除く）、32名（成人20、未成年9、未就学児3）
昨年度（西葛西小学校運動会と同一日程）よりは増加したが、例年の参加者まで回復していない。

③バームのいも煮会
開催中止

④バームのおもちつき
平成29年11月12日開催
【実行委員長】中久木役員
【参加実績】

36世帯、87名
居住者78名（成人45、未成年16、未就学児17）
居住者外9名（成人3、未成年4、未就学児2）

⑤鏡開き
平成30年1月14日開催
【実行委員長】河本役員
【参加実績】

25世帯、45名
居住者44名（成人35、未成年4、未就学児5）
居住者外1名（成人0、未成年1、未就学児0）
開催場所をエントランスに、開催時間を午前中に変更して集客の回復を目指したが、結果的には参加者微増にとどまった。未成年の参加が減少。

⑥バームの新年会
平成30年1月14日開催
【実行委員長】河本役員
【参加実績】

25世帯、29名

⑦自治会バザー
平成30年3月18日開催
【参加実績】

商品提供者　　33世帯
バザー参加者　25世帯40名
売上　13,610円

（２）季節の飾りつけ等

今期よりひな祭り飾りを実施。端午の節句についても実施検討する。
《今期実績》

①七夕飾り
平成29年7月1日～7月7日実施

②クリスマス飾り
平成29年11月25日～12月25日実施

③年末電飾
平成29年12月3日～28日実施

④カレンダー交換会
平成29年12月29日～31日実施

⑤正月飾り
平成29年12月26日～平成30年1月7日実施

⑥ひな祭り飾り
平成30年2月18日～3月3日実施

（３）サークル活動支援

認定サークル2団体「ばーむ句会」「麺’s クラブ」にサークル活動のための館内施設使用料の補助を実施。

（４）防犯防災

葛西防犯協会会員を継続するか
→　継続する

《今期実績》

①防災訓練
平成29年9月18日開催
【参加実績】

34世帯、44名
エレベーター停止体験（地震発生時）を実施。

②防犯情報の掲示
防犯協会からの「防犯ネットワーク」犯罪発生状況情報発信資料を掲示版に掲示。

（５）自治連・地域団体活動

①自治連・防犯協会行事参加
宇喜田・小島地区自治連絡協議会定例会、宇喜田・小島地区自治連絡協議会定期総会、春秋の一斉美化運動、わんわん・ウオーキング大会、青少年育成葛西第一地区委員会総会、地域の力で安全安心まちづくり大会、環境をよくする運動葛西地区大会、葛西まつり、地域の力で安全・安心まちづくり大会実践活動、葛西地区自治連新年顔合わせ会、地域の小中学校入学卒業式等へ参加した。

【役割分担】

（１）役割の洗い出しと分担

・自治会運営会議運営

①月次運営会議の議事内容事前準備
関根役員

②月次運営会議の議事進行
関根役員

③月次運営会議の議事録作成
関根役員

・自治会総会

①年次総会資料作成
関根役員

②年次総会決算・予算資料作成
河本役員

③年次総会司会進行
関根役員

④年次総会議事進行
中久木役員

⑤年次総会議案説明
関根・河本役員

⑥年次総会議事録作成
河本役員

・定例業務

①自治会現金会計・入出金管理
河本役員

②自治会預金通帳管理・入出金管理
関根役員

③集団回収月次作業
佐々木役員

④行政からの配布物掲示
加藤役員

・自治会各種行事の実行推進（企画・計画・実施・振り返り）

①端午の節句飾り
荻原・星野役員

②七夕飾り
荻原・星野役員

③バームの夏祭り
荻原役員

④防災訓練
河本役員

⑤宇喜田・小島地区区民運動会
河本役員

⑥バームのいも煮会
荻原・星野役員

⑦バームのもちつき
中久木役員

⑧クリスマス飾り
荻原・星野役員

⑨年末電飾
荻原・星野役員

⑩カレンダー交換会
星野・荻原役員

⑪正月飾り
星野・荻原役員

⑫鏡開き
河本役員

⑬新年顔合わせ会
河本役員

⑭ひな祭り飾り
加藤役員

⑮ 自治会バザー
佐々木役員

・地域組織の担当

①葛西地区自治連合会女性連絡部会
無し

②葛西地区自治連合会警察部会
無し

③葛西防犯協会防犯支部長
河本役員

④西葛西小学校避難所協議会
関根・河本役員

⑤青少年育成葛西第一地区委員会
無し

⑥ファミリーヘルス推進委員
関根役員

⑦環境をよくする会
関根・佐々木役員

７．今期決算・来期の予算について

来期行事支出について荻原役員案、河本役員案を基に検討を実施。行事支出予算案として64万５千円とすることに決定。

2018年度行事予算計画(2018.4月).xlsx

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2018年度行事予算計画(2018.4月).pdf

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2018年度予算案比較.xlsx

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20180407第14期決算資料v9.xlsx

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次回開催
5月度運営会議　5月5日（土）13:00～15:00　バームルーム（予定）
（総会資料の確認、印刷、配布）
第14期定時総会 5月20日（日）14:00～15:00　バームルーム（予定）
（春の一斉美化運動を総会終了後に行う。また夕刻に懇親会開催。）

以上