第1回インターネット活用検討委員会議事メモ（2016年9月22日）

[414関根]

第31期第1回インターネット活用検討委員会議事メモ
開催日時：2016年9月22日14:00〜16:10
開催場所：集会室
出席者（敬称略）：
　インターネット活用検討委員：211荻原、414関根
　担当理事：306藤原
議事内容
第31期の初回打ち合わせとして、委員会活動スコープについて意識合わせを行った。
１．委員会の活動対象範囲
　（１）バームハイツのホームページ活用
　（２）バームルーム・集会室のLAN環境
　（３）管理人室のLAN環境
　館内情報通信設備の更改（光ファイバー化）については対象範囲外とする。
２．委員会の活動内容
　（１）バームハイツのホームページの活用検討
　　　「文書保管」と「広報」の2分類で活用検討する方針で進める。
　　　【文書保管】
　　　　バームハイツ西葛西区分所有者の共有サーバーとしての活用を想定。
　　　　アクセス認証することにより、外部からのアクセスを防止する。
　　　　想定する活用内容は、
　　　　①管理組合として管理する書類の紙媒体から電子化による保管と公開
　　　　　　要件は文書管理委員会による。
　　　　②各種打ち合わせの記録、資料の保管と公開
　　　　　　マンション内組織（管理組合理事会、自治会、管理組合専門委員会、子供会、
　　　　　　ペットマナー向上の会、自治会認定サークル等）からの要望に応じて対応。
　　　　③各種書類、案内の原本管理
　　　　　　マンション内組織（管理組合理事会、自治会、管理組合専門委員会、子供会、
　　　　　　ペットマナー向上の会、自治会認定サークル等）からの要望に応じて対応。
　　　【広報】
　　　　バームハイツ西葛西区分所有者、居住者への広報媒体、および外部への
　　　　情報発信媒体としての活用を想定。アクセス認証することにより、内容に応じ、
　　　　外部からのアクセスを防止可能とする。
　　　　想定する活用内容は、
　　　　①管理組合理事会、総会の議事録等、区分所有者、居住者の利用ニーズが高い
　　　　　記録の公開。
　　　　②管理規約、使用細則、その他のルール、手続きを区分所有者、居住者に
　　　　　周知・遵守いただく為に公開。
　　　　③区分所有者、居住者の利便性を高めるため、物理掲示板に掲載されたものと
　　　　　同等の内容を公開。
　　　　④マンション共用部の施設・設備の紹介を公開。区分所有者、居住者については
　　　　　共用部活用の理解促進。外部へ公開することによる資産価値向上。
　　　　⑤ペット飼育に関する経緯等、不動産業者の不十分な案内による新規入居者との
　　　　　トラブル防止のための情報を公開。
　（２）バームルーム・集会室のLAN環境の検討
　　　集会室リニューアルにあわせてバームルーム・集会室のLAN環境を検討する。
　　　修繕検討委員会の集会室リニューアルプランを待って検討に参画。
　（３）管理人室のLAN環境の検討
　　　インターネット回線については、NTTフレッツ光「ぷらら」申込済み。
　　　回線開通後、必要あれば
　　　　①新規パソコン購入の検討（現在、寄贈品の中古パソコン使用：2007年製）
　　　　②プリンタ設置の検討
３．当面活動計画
　当面はすぐ着手できる、バームハイツのホームページの活用検討を進める。ホームページ
　については、過去関根委員が単独で構築運用してきたため、システム内容の文書化、運用
　ルールの明確化がされておらず属人化している状況にある。関根委員の説明を通し課題を
　明確にする検討会を、全貌が明らかになるまで継続して実施する。
　藤原理事から出席可能な時のみ出席したいとの申し出があったが、3名という少人数の委員会
　であり、理事会との橋渡しも必要となるため、3人揃っての委員会開催を必須とし、藤原理事
　のご都合に合わせた開催とすることに決定した。
４．理事会への依頼事項
　インターネット活用検討委員会の活動対象範囲、活動内容（前述の１、２）について審議
　いただき、ご確認・承認ください。認識に齟齬があればご意見ください。
　3名という脆弱な体制であり、藤原理事も時間的制約が大きいとのことで再度委員の募集を
　募る等、体制強化についてご検討いただけると有り難い。
５．次回開催予定
　藤原理事から開催日候補を展開いただき、日程調整する。

以上