31期第2回文書管理検討委員会議事メモ（2016年11月20日）

[414関根]

2016/11/23
31期第2回文書管理検討委員会議事メモ
日時　平成28年11月20日（日）9:00～10:00
場所　バームルーム
出席（敬称略）
　　　文書管理検討委員　414関根
　　　担当理事　　　　　904大坂
議事
１．前回議事メモの確認
２．文書管理台帳作成の現状報告
　（１）管理人室保管資料の棚卸
　　　①長谷工コミュニティ「フロントオフィスの管理台帳の書類一覧・取扱要領」に
　　　　準拠したExcelワークシート作成。管理人さんに当該ワークシートに管理人室
　　　　保管文書の書き出しを依頼。一旦終了したが、一部漏れがある為、再度依頼
　　　　する予定。
　　　②管理人さんから
　　　　・内部監査の都合上、物理的なファイリングについては「フロントオフィス
　　　　　の管理台帳の書類一覧・取扱要領」に従ったものにして欲しい。
　　　　・文書体系（書面上）については管理組合の方針に従う。
　（２）各文書に対する管理方法の検討・決定
　　　①11月度理事会での意見
　　　　・長谷工コミュニティの「フロントオフィスの管理台帳の書類一覧・取扱要領」
　　　　　に記載されている文書の保存期間等はそれに従えばよい。
　　　　・保管場所については、ファイリングを考慮し管理人室に保管するのが良かろう。
３．文書管理台帳作成、今後の進め方
　（１）文書台帳体系化の方針
　　　①文書台帳体系について
　　　　・物理的なファイリングと書面上の文書体系が異なるのはややこしいので、
　　　　　「フロントオフィスの管理台帳の書類一覧・取扱要領」に従った形で台帳を
　　　　　体系化する。
　　　　・（公財）マンション管理センターの「帳票等の保存期間」は管理文書の抜け漏れ
　　　　　確認と保存期間の妥当性確認のために活用する。
　（２）台帳作成のための保管資料の棚卸
　　　①管理人室保管資料
　　　　・継続して保管文書の書き出しを実施。
　　　②集会室倉庫保管資料
　　　　・管理人室に引き続き、集会室内に保管してある文書の書き出しを行う。
４．次回予定
　2016年12月日時未定
以上