31期第3回文書管理検討委員会議事メモ（2016年12月11日）

[414関根]

2016/12/11
31期第3回文書管理検討委員会議事メモ
日時　平成28年12月11日（日）9:00～10:45
場所　集会室
出席（敬称略）
　　文書管理検討委員　317水落、414関根
　　担当理事　　　　　904大坂
議事
１．前回までの経緯説明
　今回より、水落さんが参画。水落さん向けに第1回議事メモ、第2回議事メモを用いて委員会の活動を説明。
２．集会室倉庫の保管書類棚卸の進め方検討
　（１）集会室倉庫保管資料の点検
　　　① バインダーに整理されているもの、封筒に入れられているもの多数あり、また文書毎に
　　　　仕分けもきちんとされておらず。
　　　② まずは保管文書類を文書の種類毎に仕分ける必要あり。
　（２）文書仕分けの方法の検討
　　　① 仕分けした文書の分類により台帳化を進める想定。可能な限り詳細な分類で仕分ける
　　　　必要あり。
　　　② 仕分け整理に必要な備品
　　　　・書類仕分け用の封筒。A3まち付き封筒、20購入。
　　　　・仕分け封筒の保管用段ボール箱。ゴミ置き場から調達。
　　　　・仕分け封筒に添付する文書の分類を記入したラベル。マジック、付箋を購入。
　　　　・購入については管理人さんへ依頼。
　　　③ 仕分け作業は次回委員会から3人で実施。仕分け完了目標を今期中とする。
　（３）棚卸台帳について
　　　① 仕分けた結果、洗い出された文書の分類を長谷工コミュニティ「フロントオフィスの
　　　　管理台帳の書類一覧・取扱要領」に準拠して整理し台帳化する。
３．次回予定
　2017年1月14日（土）9:00～、集会室
以上