第1回修繕検討委員会議事メモ（2016/7/31）

[414関根]

2016/08/04
31期第1回修繕検討委員会議事メモ
日時　平成28年7月31日（日）9:00～11:10
場所　集会室
出席（敬称略）
　　修繕検討委員　219岩井、303青木、414関根、417田村、901中久木
　　担当理事　　　212村田、607吉沢
　　オブザーバー　904大坂
欠席（敬称略）
　　修繕検討委員　801酒井、811長富
添付資料
　資料.zip
　（内容）30期第11回修繕検討委員会議事メモ2016年6月19日.docx
　　　　　バームハイツ西葛西(案).pdf
　　　　　バームハイツ西葛西共用廊下手摺改修工事 御見積書.pdf
議案
１．第31期委員会メンバーの確認（敬称略）
　（１）修繕検討委員（委員募集の締め切りをもって最終確認する）
　　　新規加入委員：414関根　　退会委員：無し
　　　第31期修繕検討委員7名
　　　219岩井、303青木、414関根、417田村、801酒井、811長富、901中久木
　（２）理事会担当理事（敬称略）
　　　212村田（副理事長）、607吉澤
　（３）オブザーバー
　　　904大坂（理事長）
２．前回議メモの確認
３．修繕検討委員会、理事会の進め方につて
　（１）対象とする領域
　　　①建物・設備のハードに関する維持・保全および最新機能へのグレードアップ
　　　②上記に関する区分所有者（居住者）のニーズ把握とソフト面を加味した合意形成
　（２）輪番制役員による理事会運営の課題認識
　　　①継続性の課題
　　　　・規模の大きいハードウエアの工事については、企画の着手から工事完了まで複数年度を要し、
　　　　　体制が変わる理事会で一貫して見てゆくのは難しい。
　　　　・規模の小さい工事であっても、デザインの一貫性、修繕の考え方の一貫性を体制が変わる理事会で
　　　　　担保していくのは難しい。
　　　②専門性の課題
　　　　・常に建築関連の知見を有する区分所有者が理事の中に存在する訳ではないので工事企画・実施の
　　　　　進め方がわからない。
　　　　・業者からの見積提案の妥当性が判断できない。
　（３）理事会、修繕検討委員会の役割分担の原則
　　　①理事会
　　　　・理事会は区分所有者から業務執行を信託された機関として、修繕検討委員会からの提案、検討結果
　　　　　を受け、理事会としての意思決定をした上で総会決議等の適切なプロセスを経て工事を執行する。
　　　　・また、修繕検討委員会の検討・提案に必要とされる、管理会社、工事業者からの情報収集、
　　　　　区分所有者のニーズ把握（アンケート取得）、合意形成施策（区分所有者向けの検討会・説明会開催等）
　　　　　実施に対する要望に積極的に応ずる。
　　　②修繕検討委員会
　　　　・修繕検討委員会は、ハードウエアの工事について、理事会から検討依頼、および長期修繕計画からの
　　　　　要請に基づき専門性を生かして企画・工事計画を検討し理事会へ提案する。
　　　　・企画・工事計画の検討内容は建物・設備に関する種々の一貫性を保ち、区分所有者のニーズが反映され
　　　　　合意形成されたものを目指す。
　　　③事案ごとの作業分担適正化
　　　　・理事会、修繕検討委員会ともに時間的、人的リソースは限られており、事案ごとに検討・提案に必要
　　　　　とされる、管理会社、工事業者からの情報収集、区分所有者のニーズ把握（アンケート取得）、
　　　　　合意形成施策（区分所有者向けの検討会・説明会開催等）実施の具体的な役割分担は、事案の内容、
　　　　　時間的制約、優先順位を勘案し両者で協議・決定していく。
　（４）理事会、修繕検討委員会間で必要とされるインターフェース
　　　①理事会 ⇒ 修繕検討委員会
　　　　・期初の検討依頼
　　　　　期初に今期実施が計画されている修繕（管理費・修繕費、計画修繕）に関する検討・提案依頼を行う。
　　　　　（5Ｗ１Ｈを明確に文書で）
　　　　・個別事案に対する検討依頼
　　　　　期中に発生した工事に関する検討・提案依頼を行う。（5Ｗ１Ｈを明確に文書で）
　　　②修繕検討委員会 ⇒ 理事会
　　　　・検討依頼に対する報告。
　　　　・実施事項提案（5Ｗ１Ｈを明確に文書で）。
　　　　・実施事項の決裁依頼（5Ｗ１Ｈを明確に文書で）。
　　　　・必要あれば理事会に出席し説明。
　　　③担当理事の役割
　　　　・理事会、修繕検討委員会間の情報連携役（メインタスク）。
　　　　・修繕検討委員と同等の役割を果たす（サブタスク）。
　（５）区分所有者に対する広報
　　　① VOICE217の復刊
　　　　・管理組合の広報誌としてVOICE217を復刊（月刊）し、月例理事会の議事録とともに配布するのはどうか。
　　　　・この中に修繕検討委員会から区分所有者（および居住者）向けの記事を掲載する。
　　　　・記事の内容は
　　　　　- 月次の修繕検討委員会の活動報告
　　　　　- 施策実施を円滑に進める為の関連情報の提供（常識の共有化）
　　　　　- コンテンツ作成は修繕検討委員会
　　　　⇒　月例の発行は難しいと思う。まずは不定期で始めてはどうか。広報誌として配布するのではなく、
　　　　　　掲示板への掲示でも良いのではないか。いずれにしても理事会の内部では背負えない。外部に
　　　　　　発行委員会的なものが欲しい。どのようにするか理事会で検討してほしい。
４．第31期のテーマの候補
　（１）総会決議からのテーマ
　　　《計画修繕》
　　　①鉄部塗装工事
　　　②開放廊下照明器具交換工事
　　　③バルコニー排水ドレン金物改修
　　　④集会室リフォーム
　　　⑤屋上防水保護塗装工事
　　　《管理費・補修費》
　　　⑥定期設備点検是正工事
　　　⑦建物点検是正工事
　（２）長期修繕計画の見直し
　　　⑧長期修繕計画の見直し
　（３）今期想定されるその他工事
　　　⑨駐輪場の改修
　　　⑩アルミ手摺の改修
　（４）今後の計画修繕に向けて
　　　⑪給排水管の交換工事検討
　　　⑫館内情報通信設備の更改検討
　　⇒　（１）、（２）については理事会から検討依頼を頂く
　　　　（３）についてもできれば理事会から検討依頼を頂く
　　　　（４）は修繕検討委員会から検討を提案する
　　　　⑫については、該当分野に知見を持ったメンバーが必要。修繕検討委員としての応募を
　　　　再度求めるよう理事会へ依頼する。（担当　岩井委員）
５．アルミ手摺改修について
　（１）業者からの改修案および工事見積
　（２）今後の対応
　　　《前回議事メモより》
　　　　・機能上の問題はない。あくまで美観の問題。
　　　　・部分ではなく全体を変更する必要があるかも検討必要。
　　　　・かかる費用を見ての判断がいる。
６．修繕検討委員会の進め方（酒井委員が出てきてから検討する）
　（１）第31期に取り組むテーマ
　（２）体制と役割分担
　　　・委員長/事務局/各テーマ担当
　（３）スケジュールの考え方
７．次回予定
　2016年8月28日（日）9:00～
以上