2013年7月度臨時運営会議議事メモ

[115河本]

2013年7月度自治会臨時運営会議議事メモ
平成25年7月15日

開催日時：平成25年7月15日（日）　13時00分～14時45分
会　　場：当マンション　バームルーム/集会室
出 席 者：（敬称略）　関根、佐々木、荻原、塩瀬、小野、加藤、河本（書記）


１． バームの夏祭りについて
（１） 開催日時： 7月21日（日）13:00～15:00（管理組合総会の午後）
（２） 参加費： 居住者 大人 200円
小中学生 100円
居住者以外 大人 400円
小中学生 200円
未就学児 無料
有料おつまみは100円
【事前準備】
（１） 飲み物調達
① 生ビール
ビールサーバ、ビール20ℓ×3、コップ100個を酒屋（田野商店）に予約済み。
21日12:30に搬入予定。（関根役員）
② 日本酒　一升瓶×2本
③ ソフトドリンク
コーラ、ダイエットコーラ、サイダー、オレンジジュース（なっちゃん）、カルピス、CCレモン、お茶（少し）を取り混ぜ2ℓペットボトル×20本を準備。（加藤役員、塩瀬役員）
保冷用の容器の準備。（塩瀬役員）
④ 氷
ソフトドリンク冷却、ビールサーバ補充用に氷を準備。（全役員）
（２） おつまみ調達
① 有料おつまみ
焼きそば（12パック、キャベツ、揚げ玉、紅しょうが、青のり含む）、
から揚げ（3パック、冷凍ものを解凍し油で揚げる）、
フランクフルト（50食以上、ボイルしてから焼く）の食材を準備。（塩瀬役員）
② 無料おつまみ
おにぎり（8合、一個を小さく、雑穀米も）、焼きおにぎり、おしんこ、枝豆、乾き物の準備。（塩瀬役員）
スイカ（大3個、内2個はスイカ割りで使用）の準備。（中久木役員）
③ その他
皿、箸、お手拭の準備。（塩瀬役員）
（３） 調理用設備
① 焼きそば用
鉄板、五徳、レンガは自治会備品を使用。
プロパン（2口）2kg（840円）7/19配達予定。管理人に預かってもらう（河本役員）
② 唐揚げ用
カセットコンロは自治会備品を使用。
唐揚げ用ナベの準備。（塩瀬役員）
③ フランクフルト用
ボイルは事前にしておく（バームルーム）
ホットプレートは自治会備品を使用。
④ おにぎり用
炊飯器は自治会備品を使用。
（４） アトラクション関連
① ビンゴゲーム
ビンゴゲーム機、ビンゴカード、賞品（30個程度、予算10,000円）の準備。（河本役員）
出目記録用の黒板。
② スイカ割り
バット、目隠しの準備。（河本役員）
ブルーシートは自治会備品を使用。危険防止のためのコーンとバー準備。
③ スーパーボールすくい
プールの用意（河本役員）
ポイ100本、スーパーボールの用意（塩瀬役員）
（５） 会場設営
① 机、いす
机14本（食卓2×4=8、受付2、サーバ1、ドリンク1、からあげ・やきそば1、フランク1）、いす適宜数は管理組合備品（集会室）を使用。
クッション20枚（階段に使用）
② テント
テントは自治会備品を使用。
（６） その他
① 受付等の表示
表示用の紙の準備。（関根役員）
② 受け付け用備品
ガムテープ（白：居住者、黄色：居住者以外）、マジックは自治会備品を使用。
受付簿、つり銭（100円玉50個）の準備。（河本役員）
③ 蚊取り線香
取り付け用の針金と蚊取り線香の準備（加藤役員）
④ ワイヤレスマイク
ワイヤレスマイクは自治会備品を使用。
⑤ 有料おつまみ用チケット
有料おつまみ販売時の、現金授受と食品の受け渡しを分ける為の紙のチケットを準備。回転使用しない。200枚。（関根役員）
⑥ ポイ引換券
スーパーボールすくい用ポイの引き替え券を準備。80枚。（関根役員）
⑦ BGM
会場で流すBGM用の機器と曲を準備。（荻原役員、関根役員）
⑧ 廃棄物入れ、吸殻入れ
廃棄物入れとしての、ゴミ袋、バケツ（飲み残し）。
⑨ スタッフカード
頸からかけるカード。30枚（塩瀬役員手配）
（７） 広報
① ポスター掲示
作成済み。掲示済。（関根役員）
② 各戸配布案内
本日確認した内容で、7月13日（土）期限で参加希望及びサポータ協力の提出依頼するものを配布済。
（８） 調整依頼
① 管理組合への依頼
管理組合へ、玄関前エントランスの使用と、及び集会室備品（机、いす）の使用依頼をする。済み。（関根役員）
　　【当日作業】
（１） おつまみの準備
7:00 バームルーム開錠、冷凍食品の解凍等開始。（塩瀬役員）
10:00 バームルームにて食材の調理開始。（女性役員＋サポータ）
（２） 会場の設営
9:00 机12本をエントランスへ移動、会場にテント設営。（男性役員）
12:30 エントランスに会場設営。（全役員）
配置図イメージ
　　　　　　　　
13:00 夏まつり開始
（３） 会場の運営（担当は7月15日に最終的に確定）
① 受付
入場料の徴収、名簿の記録、ガムテープ配布、ビンゴカード配布、ポイ引換券配布、有料おつまみ用チケット販売。（佐藤サポータ、高木役員、鹿毛役員）
② 有料おつまみ
おつまみの調理。（塩瀬役員、小野役員、荻原役員、加藤役員、星野役員）
③ 生ビール
生ビールのサービス。（中久木役員、サポータ）
④ ソフトドリンク
ソフトドリンクのサービス。（佐々木役員、サポータ1名）
⑤ アトラクション
ビンゴゲーム、スイカ割りの進行。（河本役員）
スーパーボールすくい　（3名：上田サポータ、関根役員、あと1名）
→ポイ引換券を小学生以下に「受付」で配布する。（関根役員準備）
　未就学児童は、紙ではなくガーゼを張ったポイにする。
何個取れても、ひとり3個までとする。
すくえなかった子には１個。
　　　
7月15日（祝）10:00～、臨時運営会議を開催し参加者の人数確認（集計：加藤役員）、
　　　準備状況の確認を行う。

【次回開催】
8月度運営会議 　平成25年8月4日（日）13:00～15:00　バームルーム（予定）

以上