2008年4月度運営委員会議事録

[414関根]

平成２０年４月度運営委員会議事メモ

開催日時：平成２０年４月６日（日）　１０時～１２時３０分
会　　場：当マンション一階アスレチックルーム
出 席 者：（敬称略・順不同）
　　関根、佐々木、中久木、高木、大里、塩瀬、星野、大越、佐藤、見口、鹿毛
議　　題：
　（１）区・自治連からの連絡事項
　（２）わの会の振り返り
　（３）サークル活動支援について
　（４）来期の活動について
配布資料：
　（１）２００８年４月度自治会運営委員会議事内容
　（２）認定サークル規程（内規）
　（３）第３期定時総会資料
回覧資料：
　（１）自治会通帳入出金明細(平成20年3月31日現在)
　（２）金銭出納帳（平成19年4月1日～平成20年3月31日）
　（３）会計元帳（平成19年度収入の部、平成19年度支出の部）
協議内容：下記の通り。
１．区・自治連からの連絡事項
　関根会長から、区・自治連からの連絡事項について説明があった後、それぞれについて協議し、次の通り決定した。
　（１）宇喜田・小島地区自治連絡協議会19年度第三回定例会の開催について
　　　3月17日(月)19:00から 北葛西コミュニティー会館　⇒　欠席しました
　（２）町会・自治会世帯数調査について
　　　4月7日(月)までに書類にて返送　⇒　大里委員が書類提出
　（３）わんわん・ウオーキング第4回大会第一回実行委員会の開催について
　　　4月14日(月)19:00から 葛西消防署1F会議室 ⇒　欠席予定
　（４）平成20・21年度環境をよくする推進委員の推薦依頼について
　　　環境をよくする推進委員の役割(省略)・推薦人数　2名(内1名は会長)
　　　4月24日までに書類提出　⇒　関根・中久木両氏を推薦、
　　　関根会長が書類提出
　（５）宇喜田・小島地区自治連絡協議会 第24期定期総会開催について
　　　5月11日(日)18:30から　北葛西コミュニティー会館
　　　⇒　関根、中久木、大里、塩瀬、高木、佐々木(6名)が参加予定(懇親会費3000円/1人)、
　　　関根会長が回答
　（６）町会自治会現況調査及び集会施設調査について
　　　5月2日(金)までに書類にて返送　⇒　大里委員が書類提出
　（７）民生・児童委員担当区域図の受領(席上回覧)　⇒　関根会長が保管
２．わの会の振り返りについて
　鹿毛会計から、次の通り「わの会」の会計報告があった後、わの会を振り返り、委員各位から次のコメントがあつた。
　（１）会計報告
　　　収入：4,000円(@200×参加者20人) [予算5,000円、前期実績5,200円・26人]
　　　支出：31,777円 [予算30,000円、前期実績28,818円]
　（２）コメントの内容：
　　　・参加者が昨年より少なかった、人集めの工夫が必要と思われる。
　　　・初めての人は、集会室に入りにくいと思われるので、気楽に参加できるようにしたい。
　　　・今回は他のイベントと重なっていたため、開催を17時～19時としたが、時間設定に
　　　　問題が無かったか。
　　　・“継続は力なり”と言われるように、開催方法を工夫しながら今後も継続していくことに
　　　　したい。
３．サークル活動支援について
　中久木委員から、「認定サークル規程(内規)」の修正内容について説明があった後、逐条審議を行い、次の通り決定した。
　①規程の名称は、提案通りとした。
　②第１条に「自治会会則の『第４条 目的』に基づき」の文言を追加し、第４条を削除する。
　③第５条１項の文中の「または役員」は、削除する。
　④第５条２項の文中の「代表者または役員」は「代表者及び役員」と修正する。
　⑤第６条２項の会員名簿は、氏名だけとする。
　⑥第７条１項の文中の「審査を行い、認定の可否を決定する。」は「審査を行う。」と
　　修正する。
　⑦第７条２項は、掲示板の使用だけを認め、集会室の使用とポスティングについては記載
　　しない。（自治会の認可権限外）。
　⑧第８条１項は、サークルの認定だけとする。
　⑨第８条２項の文中の「行為があった場合」は「行為があった場合等」と修正する。
　⑩第８条３項として、「申請書に変更があった場合は、速やかに再申請すること。」を追加
　　する。
　⑪第８条３項は、第８条４項と修正する。
　⑫第１１条は、自治会と認定サークルとが協議して決定することにした。
　⑬「サークル認定申請書」の記載項目として、「会費の有無と金額」を追加することにし
　　た。
　⑭中久木委員に認定の手続きとして、認定(第6条、第7条)、取消(第8条)、
　　再認定(第8条)及び解散(第8条)を再整理して、文章化していただくことにした。
４．来期の活動について
　関根会長から、総会の準備と今後の予定について説明があった後、協議の結果、次の通り決定した。
　（１）今後の日程について
　　　①総　会：5月25日（日）予定
　　　②５月度運営委員会：4月29日（火）10時から
　　　③最終確認と議案配布：5月11日（日）10時から
　（２）自治会会則の改定は、今回は見送ることにした。
　（３）総会の準備について
　　　①決算・会計報告書の作成　⇒　鹿毛委員
　　　②認定サークル規程の作成　⇒　中久木委員
　　　③グリーンレンジャー報告の作成　⇒　星野委員
　　　④活動報告の作成　⇒　関根会長
　　　⑤運営委員立候補のお願い(4月27日締切り)　⇒　関根会長
　　　⑥フロアー委員の確認　⇒　大里委員
　　　⑦運営委員として加藤さんに協力依頼　⇒　大里委員
　（４）会計報告と決算内容の確認について
　　　鹿毛委員から、本日回覧した会計報告と決算の内容について説明があった後、未払金
　　として計上してあるグリーンレンジャーの作業協力金の取扱について協議の結果、今年の
　　定時総会で追認してもらうことを条件として、後日支払うことにした。
　　　なお、今後の作業協力金の取扱については、固定化しないで事業費の残額から逆算し
　　て決算する考え方で進めることにした。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以 上