2008年2月度運営委員会議事録

[414関根]

平成２０年２月度運営委員会議事メモ

開催日時：平成２０年２月３日（日）　１０時～１２時１５分
会　　場：当マンション一階アスレチックルーム
出 席 者：（敬称略・順不同）
　　関根、中久木、大越、河本、大里、塩瀬、諸岡、星野、佐々木、佐藤、高木
議　　題：
　（１）区・自治連からの連絡事項
　（２）会計報告について
　（３）新川千本桜への寄附活動について
　（４）バザーについて
　（５）サークル活動支援について
　（６）管理組合との調整事項について
　（７）自治会費徴収について
　（８）防災活動について
　（９）わの会について
　（１０）グリーンレンジャー作業について
配布資料：
　（１）２月度運営委員会議事内容
　（２）平成１９年度会計資料
　（３）バザー計画資料
　（４）サークル支援会則内規案
協議内容：下記の通り。
１．区・自治連からの連絡事項
　関根会長から、区・自治連からの連絡事項について説明があった後、それぞれについて協議し、次の通り決定した。
　（１）葛西地区自治連合会定例会（臨時会）の開催
　　　1月31日（木）19:00から　葛西健康サポートセンター3階
　　　新川千本桜への寄附金活動について　⇒　欠席
　（２）平成20年度町会自治会役員表彰式の開催
　　　2月3日（日）10:30から　江戸川区総合文化センター大ホール　⇒　欠席
　（３）第25回ブロック研修会
　　　2月22日（金）19:00開会(18:30会場) 葛西健康サポートセンター3階
　　　テーマ「子供たちは今　～取材を通してみえること～」講師　佐々木　央
　　　2月14日までに同封ハガキで申込
　　　⇒　運営委員の参加はなし。塩瀬委員が別団体から参加。会員への案内はしない。
　（４）平成20年度環境をよくする運動被表彰者の推薦について
　　　2月22日までに1名以内の推薦　6月7日（土）の中央大会で表彰
　　　⇒　当自治会からは推薦者該当無しで報告
　（５）卓球大会の開催について
　　　2月24日（日）葛西中学校　武道場　団体戦・混合ダブルス
　　　参加費　3,000円　2月16日（土）19:00～葛西区民館　主将会議にて申込
　　　⇒　今年度は会員に広報、参加者募集せず見送る
２．会計報告について
　鹿毛委員(会計担当)欠席の為、会計報告資料のみ配布。グリーンレンジャー作業参加者に対する協力金については、継続検討のみ確認し、内容の討議はせず。
３．新川千本桜への寄附活動について
　1月31日葛西地区自治連合定例会にて、新川千本桜計画への寄附活動の依頼あり。
　（定例会は欠席したが、後日資料受領）
　（１）寄附金募集期間
　　　2008年2月1日～2008年3月31日
　（２）自治会への具体的依頼事項
　　　①寄附活動の広報
　　　　ポスター、回覧による会員への寄附活動広報
　　　②寄附金の取り纏め
　　　　会員からの寄附金の受付と新川千本桜の会への取り纏め提出
　（３）自治会としての対応
　　　依頼内容への対応協議の結果、以下の内容で決定した。
　　　①寄附活動の広報
　　　　・ポスター、趣意書、新川千本桜計画のパンフレット、江戸川区からのお知らせは
　　　　　コルクボードに掲示する。（個別の回覧は行わない）また、新川千本桜計画の紹介
　　　　　ビデオは希望者に貸し出す事を合わせて掲示する（担当：大里委員）。
　　　②寄附金の取り纏め
　　　　・寄附金の受付はバザー提供品の受付日（無人受付日を除く）、およびバザー当日に
　　　　　行う。この受付方法の告知は、上記広報と合わせて掲示板に掲示する（担当：大里委員）。
　　　　　寄附金袋は使用しない。
　　　　・受付けた寄附金の取り纏め・提出は鹿毛委員にお願いする。
４．バザーについて
　塩瀬委員作成資料にしたがって、提供品受付の担当者、バザー前日（23日）の準備内容、バザー当日（24日）の運営について協議し、次の通り決定した。
　（１）提供品受付担当者
　　　提供品の受付、および新川千本桜への寄附金受付を担当。
　　　①2月9日（土）
　　　　午前10時～11時　：塩瀬委員、高木委員
　　　　午後3時～4時　　：塩瀬委員、関根会長
　　　　午後7時～8時　　：塩瀬委員、佐々木委員、河本委員
　　　②2月17日（日）
　　　　午前10時～11時　：佐藤委員、関根会長
　　　　午後3時～4時　　：諸岡委員、関根会長
　　　　午後7時～8時　　：大越委員、大里委員
　（２）バザー前日（23日）の準備内容
　　　①準備内容
　　　　・15:00集合。提供品の回収と値札付け作業。（アスレチックルーム）
　　　　・習字教室の終了をもって集会室の会場設営開始。（17:00～）
　　　②準備作業参加予定者
　　　　塩瀬委員、高木委員、佐々木委員、関根会長、（河本委員）
　（３）バザー当日（24日）の運営
　　　バザー当日は、10時よりアスレチックルームにて大規模修繕委員会開催。従来と異なり、
　　　アスレチックルームが使用できない事を考慮した運営が必要。
　　　①集合時間
　　　　・運営担当委員は9:30集会室集合し準備開始
　　　　・用意するもの
　　　　　釣銭（鹿毛委員担当）、値札、計算機、セロテープ、ホチキス、ふくろ、
　　　　　透明ふくろ、段ボール、鏡、ハンガー、マジック、BGM（関根会長担当）、
　　　　　ぞうきん、ふきん、はさみ、布
　　　②運営担当委員
　　　　・塩瀬委員、大里委員、諸岡委員、高木委員、佐藤委員
　　　　・（午前のみ）大越委員
　　　　・（午後のみ）佐々木委員、星野委員、中久木委員、関根会長
５．サークル活動支援について
　（１）支援に関する内規の検討について
　　　中久木委員からサークル活動支援会則内規案の説明を受けて討議し、以下の結論となった。
　　　①自治会と支援対象サークルの立ち位置をどう考えるか
　　　　・良好なコミュニティー形成に寄与することが確認できれば、組織運営にまで介入すべ
　　　　　きではない。
　　　　・自治会承認という呼称は自治会に過度の期待（何かあれば自治会が対応してくれる等）
　　　　　を抱かせる。
　　　　・自治会として何を承認するのか具体的にする必要がある。
　　　②具体的支援内容をどうするか
　　　　・サークル活動の為の最低限の環境を整える事と、経済的支援は切り離す。
　　　　・サークル活動の為の最低限の環境を整えるための支援として
　　　　　a) 自治会掲示板への掲示の許諾、b) 広報物の各戸配布の許諾を実施する。
　　　　　支援実施の為、登録制度（申請と認可）を制定する。申請の内容はコミュニティー
　　　　　形成に寄与することが判断できる簡易な内容とする。
　　　　・経済的支援については、集会室使用料の補助、活動補助金の配布等考えられるが、
　　　　　予算に関わることであり、総会決議を含め継続検討する。
　　　③今後の進め方
　　　　今回の討議内容を受けて、再度中久木委員にて会則内規案を策定。他委員は今回の
　　　　会則内規案について意見をまとめておき、次回内規として討議決定する。
　（２）俳句サークルからの依頼対応について
　　　俳句サークルから、俳句サークルに関するポスター掲示と各戸への資料配布実施の依頼
　　　があったが、自治会としてサークル活動に対するきちんとした結果が出るまで待って頂く
　　　事とした。
６．管理組合との調整事項について
　関根会長から管理組合との調整事項について説明があった後、それぞれについて協議し、次の通り決定した。
　（１）理事会との合同会議開催について
　　　①開催日時
　　　　3月2日（日）10:30～。
　　　　これに伴い、同日開催予定の自治会の運営委員会は開始時間を前倒しにし
　　　　9:30～10:30開催とする。
　　　②開催テーマ
　　　　a) 自治会費代行徴収の問題点とコミュニティーについて
　　　　b) 防災計画について
　（２）3月9日（日）の行事調整について
　　　①行事開催予定
　　　　10:00～　　管理組合臨時総会
　　　　13:00～　　ゴミ分別方法変更の住民説明会
　　　　午後　　　　わの会
　　　②調整結果
　　　　準備時間確保の為、わの会を従来の15:00～17:00から17:00～19:00開催に
　　　　変更する事とした。
７．自治会費徴収について
　今回は特に討議無し。理事会との合同会議に向け自治会の活動費を再度整理しておく。
８．防災活動について
　今回は特に討議無し。関根会長作成のDVD『大震災「そのとき」に備える』（江戸川区民ニュースから複製）を運営委員へ回覧する。
９．わの会について
　わの会開催について協議し、次の通り決定した。
　（１）開催日時は上記項番６の結果を受け、3月9日（日）17:00～19:00とする。
　（２）開催要領・開催内容は昨年と同様とする。
　（３）広報について
　　　①ポスター掲示
　　　　週明け早々に掲示する。（作成担当関根委員）
　　　②各戸配布資料
　　　　参加人数予測のために、23日（土）期限で参加申込いただく。
　　　　配布資料は週明け早々に配布する。（作成担当関根委員）
　（４）準備について
　　　①料理等の内容は従来を踏襲する。（担当塩瀬委員）
　　　②酒の手配はビール１ケース、日本酒若干程度を考える。（担当佐藤委員）
　　　③24日のバザー終了後、料理等内容、参加人数に合わせた準備量を打ち合わせる。
１０．グリーンレンジャー作業について
　2月作業として、落葉樹の剪定、施肥を実施する。
作業日時：2月11日（月）13:00～　別途案内を掲示する。

3月度運営委員会開催予定
　　3月2日（日）9:30～12:00　1階アスレチックルーム
　　　　　　内訳　　9:30～10:30　　運営委員会
　　　　　　　　　　10:30～12:00　　理事会との合同会議
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以 上