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2010年7月度運営会議議事メモ

Posted: 2010年7月13日(火) 05:22
by 414関根
2010年07月度自治会運営会議議事メモ

開催日時:平成22年7月4日(日) 13時~15時
会  場:当マンション 集会室
出 席 者:(敬称略・順不同)
 関根、荻原、塩瀬、佐々木、小野、植野、河本(書記)(7名)
議  題:
 1.区・自治連から
 2.地域会議参加報告
 3.会計報告
 4.七夕飾り後片付け
 5.大規模修繕関連の連絡
 6.ビブス(運用会用ベスト)の購入について
 7.役員の役職決定について
 8.ビアガーデンについて
 9.自治会年間活動計画について

配布資料:
 ①7月度自治会運営会議資料
 ②会計報告(2010年4月~6月末)
協議内容:下記の通り。

1.区・自治連から
 (1)宇喜田・小島地区自治連絡協議会第一回定例会開催のご案内
   6月22日(火)19:00 北葛西コミュニティー会館2階第三集会室
   → 関根役員出席
   協議会分担金納付 23,000円を支払う。 → 関根役員立替払い
 (2)「新川千本桜の会」理事会の開催について
   6月23日(水)19:00 葛西区民館3階集会室4・5・6
   内容 1)平成21年度活動報告及び役員の一部交代について
      2)新川千本桜のロゴマークの選定について
      3)地域交流センター、広場橋の整備等に関する報告
   → 欠席しました
 (3)第35回葛西まつり打合せ会の開催について
   7月2日(金)19:00 葛西区民館3階講座講習室
   議事 1)実施要領について
      2)実行体制について
   → 欠席しました
 (4)区長との懇談会
   7月5日(月)18:30開場 19:00開会 タワーホール船堀2階桃源
   6月28日(月)までに同封はがきで出欠返信 → 出席で返信済み(関根役員)
 (5)「2010江戸川区ボランティアフェスティバル」のご案内
   7月11日(日)10:00~16:00 セレモニー11:10~ タワーホール船堀
 (6)平成22年度江戸川区総合防災訓練のご案内
   7月22日(木)8:45~11:00 訓練実施時間9:00~11:00
   江戸川区篠崎1丁目地先「江戸川河川敷」
2.地域会議参加報告
 (1)宇喜田・小島地区自治連絡協議会第一回定例会
   報告 1)運動会について
        10月3日(日)第五葛西小学校(今年は10月開催です)
      2)江戸川区民・ラジオ体操大会
        7月24日(土)5:40会場 6:00開会 江戸川区球場
        バームハイツからの参加予定人数については、20名にて回答返信
        → 本日現在の出席可能者(当日5:40 エントランス集合し現地へ)
          関根役員、荻原役員、植野役員、塩瀬役員、河本役員
      3)総会、わんわん・ウォーキング決算報告
        協議会新役員。宇喜田十四軒自治会斉藤会長が協議会新任副会長
      4)違法駐車日常活動
        バームハイツは6月14日担当でした。(雨天で中止)
   議題 1)宇喜田・小島協議会研修旅行について
        平成23年2月12日(土)~13日(日)1泊2日
        内容については幹事一任
      2)宇喜田・小島地区自治連運動会分担金について
        区からの補助金が総経費の2/3となっている。(昨年度より)
        資金面で安定した運営を継続するには分担金総額を15万~20万 としたい。
        昨年までは運動会参加町・自治会に一律5,000円を分担してもらったが、これ
        では不足している。(昨年実績 85,000円)
        一律分担金を10,000円とすることで対応も出来るが、世帯数の少ない町・自治
        会への負担が大きい。
        そこで、運動会への参加・不参加を問わず世帯数に応じた分担金として考えて
        行きたい。
        世帯数の多い町・自治会は負担が大幅増となる。
        7月15日(木)の運動会実行委員会で決定するので持ち帰り検討してきてほしい。
        バームハイツは3.500円程度分担金になる予定。(値下げです)
3.会計報告
 (1)銀行口座入出金
   6月16日現在預金口座残高1,423,067円(詳細は別紙ご参照)
 (2)管理組合との精算
   下記内容にて、管理組合に精算を依頼(6月21日)
    ・グリーンレンジャー植栽管理業務委託費(24期4月度)
          193,200円
    ・コミュニティー費(平成21年12月~平成22年5月)関連
        コミュニティー費      235,000円
        リソグラフ関係(控除)  ▲77,916円
        合計             157,084円
4.七夕飾り後片付け
  7月8日(木)7:00~ 本日現在の予定者・・・大里役員、河本役員
5.大規模修繕関連の連絡
 (1)修繕工事
   ・7月10日工事完了検査、7月20日竣工
    → 足場等は撤去されるが、アスレチックルーム、ポケットパーク、中庭の一
      部については、継続して長谷工が使用(グレードアップ工事終了まで)
 (2)グレードアップ工事
   ・9月1日着工、12月15日竣工予定
    → この間、玄関ホール、玄関前エントランスは使用できず
 (3)行事への影響
   ・アスレチックルーム、玄関前エントランスが使用できない事から、
    防災訓練 8月29日(日)開催で葛西消防署と調整中。この時期の開催が出来
    なければ1月開催となる。
    いも煮会 開催不可能か。集会室が使えるなら、ここで調理し、室内で食べるも
    良し、持ち帰ってもらうも良しとした会にする事は出来るのでは。
    クリスマス飾り 飾りつけ開始に影響
6.ビブス(運用会用ベスト)の購入について
  サンプル画像を二種類(文字配列が真直ぐなタイプと若干湾曲したタイプ)
  → 文字配列が真直ぐなタイプに決定。見積りを取ってもらい(中久木役員担当)、来月の
    運営会議で発注を決定する。今後、ある金額を超えるものについては相見積もりを取る
    よう内規として定める事を検討する。
バームハイツ西葛西 エプロン.png
  基本セットでおよそ 2,000円×30着 =60,000円
  形:ベスト
  サイズ:S、M、L(各10着、計30着)
  素材:ナイロン、蛍光色
  色:地は、緑の蛍光色。文字は黒。
  文字:「バームハイツ西葛西」
  背、腹の両側
7.役員の役職決定について
 (1)会長 関根    
 (2)副会長 高木、塩瀬、中久木、大里、岸野、小野、荻野、加藤
 (3)会計 河本 監事 佐々木 書記 植野
 住民の皆さんへは掲示にて報告
 学校関係は西葛西小学校、西葛西中学校、清新第一小学校、清新第一中学校の
 校長先生宛挨拶状(はがき)発出済み
 【自治会運営上の役割】
  グリーンレンジャー・・・植栽の剪定、中庭の美化
   隊長 中久木役員
  防災・・・防災訓練の計画・実施、防災計画の立案
   関根役員、荻原役員
  防犯・・・防犯協会対応、防犯活動への参加、防犯ネットワークの掲示
   高木役員、大里役員、佐々木役員
  環境マナー・・・ゴミ捨てなどのマナー向上
   河本役員
  勉強会・区内めぐり・・・勉強会等の計画・実施
   塩瀬役員、小野役員、植野役員
  広報・・・行政等からの配布物掲示
   塩瀬役員、加藤役員
8.ビアガーデンについて
 【開催要領】
 (1)開催日時
   7月25日(日)13:00~16:00 雨天決行
 (2)開催場所
   玄関前エントランス
 (3)入場料
   居住者 100円、未就学児童 無料
   居住者外 200円、未就学児童 無料
 (4)飲み物
   ビール、ソフトドリンク 飲み物は無料
 (5)無料おつまみ
   おにぎり、乾き物、おしんこ、枝豆、スイカ
 (6)有料おつまみ
   フランクフルト、唐揚げ、焼きそば 売価は100円
 (7)アトラクション
   ビンゴ、スイカ割り
 【事前準備】
 (1)飲み物調達
   ①生ビール
     ビールサーバ、ビール20ℓ×3、コップ100個を酒屋(田野商店)に予約済み。
     25日12:30に搬入予定。(関根役員)
   ②ソフトドリンク
     コーラ、ダイエットコーラ、サイダー、お茶(少し)を取り混ぜ2ℓペットボトル×10本を
     準備。(塩瀬役員、大里役員)
     保冷用の容器の準備。(塩瀬役員)
   ③氷
     ソフトドリンク冷却、ビールサーバ補充用に氷を準備。(全役員)
 (2)おつまみ調達
   ①有料おつまみ
     焼きそば(50食以上、紅しょうが、青のり含む)、から揚げ(50食以上、冷凍ものを
     解凍し油で揚げる)、フランクフルト(50食以上、昨年と商品は異なる)の食材を準
     備。(塩瀬役員)
   ②無料おつまみ
     おにぎり(10合、一個を小さく、雑穀米も)、おしんこ、枝豆、乾き物の準備。(塩瀬役員)
     スイカ(大3個、内2個はスイカ割りで使用)の準備。(中久木役員)
   ③その他
     皿、箸、お手拭の準備。(塩瀬役員)
 (3)調理用設備
   ①焼きそば用
     鉄板、五徳、レンガは自治会備品を使用。
     プロパン2kg(前回840円)の手配。(大里役員)
   ②唐揚げ用
     カセットコンロは自治会備品を使用。
     唐揚げ用ナベの準備。(塩瀬役員)
   ③フランクフルト用
     ホットプレートは自治会備品を使用。
   ④おにぎり用
     炊飯器は自治会備品を使用。
 (4)アトラクション関連
   ①ビンゴゲーム
     ビンゴゲーム機、ビンゴカード、賞品(30個程度、予算30,000円)の準備。(河本役員)
     出目記録用の黒板、チョークは管理組合備品を使用。
   ②スイカ割り
     棒、目隠しの準備。(河本役員)
     ブルーシートは自治会備品を使用。
 (5)会場設営
   ①机、いす
     机12本(食卓2×3=6、受付2、サーバ1、ドリンク1、からあげ・やきそば1、フランク1)、
     いす適宜数は管理組合備品(集会室)を使用。
   ②テント
     テントは自治会備品を使用。
 (6)食材保管
   ①冷蔵庫
     食品保管のため、7月19日の臨時運営会議時に集会室からアスレチックルームに
     移動する。(全役員)
     長谷工には事前にその旨伝えておく。(関根役員)
 (7)その他
   ①受付等の表示
     表示用の紙の準備。(関根役員)
   ②受け付け用備品
     ガムテープ、マジックは自治会備品を使用。
     受付簿、つり銭(100円玉50個)の準備。(河本役員)
   ③蚊取り線香
     取り付け用の針金と蚊取り線香の準備(大里役員)
   ④ワイヤレスマイク
     ワイヤレスマイクは自治会備品を使用。
   ⑤有料おつまみ用チケット
     有料おつまみ販売時の、現金授受と食品の受け渡しを分ける為の紙のチケット
     を準備。(関根役員)
   ⑥BGM
     会場で流すBGM用の機器と曲を準備。(関根役員)
   ⑦廃棄物入れ、吸殻入れ
     廃棄物入れとしての、ゴミ袋、バケツ(飲み残し)、喫煙コーナーの吸殻入れは自治会
     備品を使用。
 (8)広報
   ①ポスター掲示
     本日確認した内容で、本日中に掲示する。(関根役員)
   ②各戸配布案内
     本日確認した内容で、7月17日(土)期限で参加希望及びサポータ協力の提出依頼する
     ものを配布する。(大里役員)
 (9)調整依頼
   ①管理組合への依頼
     管理組合へ、玄関前エントランスの使用と、当日の駐車禁止、及び集会室備品(机、いす)
     の使用依頼をする。(関根役員)
 【当日作業】
 (1)おつまみの準備
   7:00   アスレチックルーム開錠、冷凍食品の解凍等開始。(塩瀬役員、大里役員)
   10:00  アスレチックルームにて食材の調理開始。(女性役員+サポータ)
 (2)会場の設営
   9:00   机12本をアスレチックルームへ移動、会場にテント設営。(男性役員)
   12:30  エントランスに会場設営。(全役員)
配置図
配置.png
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   13:00  ビアガーデン開始
 (3)会場の運営
   ①受付
     入場料の徴収、名簿の記録、ガムテープ配布、ビンゴカード配布、有料おつまみ用
     チケット販売。(関根役員、高木役員、サポータ(鹿毛さん?))
   ②有料おつまみ
     おつまみの調理。(中久木役員、塩瀬役員、大里役員、小野役員、岸野役員、荻原役員、
     サポータ(河原さん?))
   ③生ビール
     生ビールのサービス。(サポータ(酒井さん?山口さん?))
   ④ソフトドリンク
     ソフトドリンクのサービス。(佐々木役員)
   ⑤アトラクション
     ビンゴゲーム、スイカ割りの進行。(植野役員)

 7月19日(祝)13:30~、臨時運営会議を開催し参加者の人数確認(集計:大里役員)、
 準備状況の確認を行う。

9.自治会年間活動計画について
 時間切れのため、次回に繰り越す。
 (1)行事の日程調整
   7月度のグリーンレンジャー作業。
    ※7/10は午前中に大規模修繕の最終検査のため、日程を変更する。
 (2)検討すべき項目の洗い出し
   防災計画、備品購入、資産のたな卸し(シール貼り)、グリーンレンジャー計画、
   勉強会の開催、大規模修繕後のアスレチックルーム使用法、クラブ活動支援、
   区内めぐり(バス)の企画
 (3)計画化
 (4)広報
 (5)役割分担

今後の予定
 七夕片付け      平成22年7月8日(木)7:00~ エントランス
 グリーンレンジャー  平成22年7月10日(土)13:00~(予定)
 臨時運営会議    平成22年7月19日(月)13:30~14:30 集会室
 ラジオ体操      平成22年7月24日(土)6:00~(5:40 エントランス集合)
 ビアガーデン     平成22年7月25日(日)13:00~16:00
 8月度運営会議    平成22年8月1日(日)13:00~15:00 集会室(予定)

                                     以上