2006年8月度運営委員会議事録

[414関根]

1.日時　2006年8月6日(日)　10:00〜11:40
2.場所　1階アスレチックルーム
3.出席者　10名（順不同、敬称略）
　佐藤(207)、酒井(801)、中久木(901)、一色(515)、大里(418)、塩瀬(101)、
　大越(521)、山口(1005)、小室(224)、関根(414)
4.議事内容
(1)ビアガーデン実績報告
　・収支
　　収入　参加費　　　　28,800円
　　　　　有料つまみ　　19,560円
　　　　　合計　　　　　48,360円
　　支出合計　　　　　　62,747円
　　収支　　　　　　　　-14,387円
　　長谷工コミュニティより5,000円のビール券寄贈あり
　・参加者
　　　41世帯　84名（黄テープ 51名、白テープ 33名）
　　　参加率18.8%（41世帯/218戸数）
　　　　1階、4階の参加率高い（30%台）
　　　　3階、11階の参加率低い（10%未満）
　詳細は添付「2006三丁目のビアガーデン」実績報告参照
(2)バザー
　・提供品受付日/担当
　　- 受付日の追加
　　　予定されている2回では十分に集まらない懸念あり
　　　⇒8月20日(日)18:00〜20:00、23日(水)18:00〜20:00、
　　　　26日(土)14:00〜17:00の追加を予定
　　　　19日(土)時点での提供品集まり具合を見て最終判断し、
　　　　追加受付の案内掲示（担当塩瀬さん）
　　- 受付担当（敬称略）
　　　8月 6日(日)　10:00〜11:00 塩瀬、15:00〜16:00 塩瀬、大里、
　　　　　　　　　　19:00〜20:00 塩瀬、関根
　　　8月19日(土) 10:00〜11:00 酒井、佐藤、15:00〜16:00 関根、
　　　　　　　　　　19:00〜20:00 小室
　　　8月20日(日) 18:00〜20:00 塩瀬(予定)
　　　8月23日(水) 18:00〜20:00 一色(予定)
　　　8月26日(土) 14:00〜17:00 全員(予定)
　　　⇒上記受付担当以外でも、時間があれば、顔を出す
　　- 受付場所
　　　いずれも、アスレチックルーム
　・前日準備（8月26日）
　　- 作業内容
　　　提供品回収、値札付け、会場設営（集会室が使用可能であれば）、当日スタッフ確定
　　　⇒会場の設計は提供品内容をみて決定
　　- 作業時間/準備担当
　　　作業内容を考慮し、昨年同様とする
　　　⇒14:00作業開始（17:00終了予定）、原則全員準備参加
　・当日運営(8月27日)
　　- 集合時間
　　　⇒9:00
　　- 運営スタッフ
　　　本日現在参加可能者（敬称略）　塩瀬、大里、関根、佐藤、中久木
　　　スタッフには昼食としておにぎり準備の予定
　　　⇒スタッフの最終決定は26日予定
　　- BGM準備
　　　景気付けの為、BGMを流す
　　　⇒準備担当 関根
　　- 協力お礼の広報
　　　協力お礼の広報（掲示）を売上集計が終了次第実施
　　　⇒担当 佐藤さん
　・依頼事項
　　26日の準備の際、販売品包装の為の紙袋を提供下さい
(3)防災訓練
　・消防署との連携
　　- 消火器訓練、救急訓練（救急の指導車来館）にて9月3日(日)
　　　又は9月9日(土)で調整中(3日は手配済み)
　　　⇒明日確定（担当一色さん）
　・防災訓練内容
　　詳細は一色さんの報告を受けて、8月10日(木)の臨時運営会議にて
　　自治会案決定
　　- 訓練内容
　　　　避難訓練(階段使用)、消火器訓練、救急訓練
　　- 訓練日時
　　　　9月3日(日)又は9日(土) 9:30〜11:30
　　- 非常食試食
　　　　訓練後、味噌牛乳スープの配布
　　- 管理組合理事会との調整
　　　　9月度理事会は9月10(日)開催との事で日程的には問題なし
　　　　（本日確認済み）
　　　　内容について、自治会案を基に調整する必要あり（10日以降）
　・広報
　　- ポスター
　　　8月13日の週前半に開催案内掲示
　　　⇒掲示用のポスター作成は関根担当
　　- 防災訓練案内/参加調査票の各戸配布
　　　8月13日の週前半に各戸配布、参加申し込み8月25日(金)期限で回収
　　　8月26日(土)のバザー前日準備の際、参加者数確認
　　　⇒配布原稿作成は関根担当、配布/回収は大里さん担当
(4)その他
　　- 七夕飾り用の笹の謝礼
　　　初回（管理組合主管）は10,000円の謝礼をしたが、継続を考慮し
　　　今年度以降5,000円の謝礼とする
　　　⇒昨年分を含め、5,000円（単年謝礼）×2 = 10,000円の謝礼を実施
　　- 自治会預金口座
　　　⇒キャッシュカードを作り、引き出しの利便性を高める
　　- 会費の振り替え
　　　管理組合にて代理収納されている会費は振り替えてもらえる状況にあり
　　　振り替え額　前期8月〜今期5月の10ヶ月分
　　　198会員×10ヶ月×200円 = 396,000円
　　　ただし、滞納者分の控除は未反映の為、事後調整必要
　　　⇒振り替え依頼の作成提出（一色さん）、内容確認（佐藤さん）
　　　　で進める
　　- リソグラフ費用の精算
　　　自治会総会で決議した予算より超過しており、臨時総会開催（又は報告掲示）
　　　する等して、会員へ報告する必要あり
　　　管理組合との総費用折半では、使用量に比して不利な面あり
　　　⇒使用量による従量制を採用すべき費用（消耗品費、保守料）については分担
　　　　を管理組合と調整すべく、文書にて申し入れる（一色さん担当）
　　　　但し、資金確保の為、上記会費振り替えの際のリソグラフ費用の控除は折半
　　　　で行い、調整確定後、差額振り替えで進める（担当佐藤さん）
　　- 自治連運動会
　　　9月24日(土)、宇喜田・小島地区自治連の運動会あり
　　　住民への広報、役員出席の必要あり
　　　⇒詳細は後日

次回　臨時運営会議　8月10日(木)19:00〜20:00
　　　　議題　防災訓練内容詳細の自治会案確定

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上