2013年9月度運営会議議事メモ

[115河本]

2013年9月度自治会運営会議議事メモ
平成25年9月1日

開催日時：平成25年9月1日（日）　13時00分～15時00分
会　　場：当マンション　バームルーム/集会室
出 席 者：（敬称略）　関根、荻原、星野、中久木、佐々木、塩瀬、小野、河本（書記）
欠席：高木、加藤

１．区・自治連から
　（１）環境をよくする運動清掃用具の助成(配付)希望調査について
　　　清掃用具として希望する品目を総額4,000円以内となるよう調査票に記入し8月23日までに返送。
　　　→　清掃用具助成を希望しないで返送済み
　（２）第26回土建まつりのご案内
　　　8月24日（土）18:00～21:00　盆おどり
　　　25日（日）10:00～15:00　
　　　船堀スポーツ公園
　（３）宇喜田・小島地区区民運動会第二回実行委員会の開催について
　　　8月27日（火）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題　①競技種目・内容について
　　　　　　②運動会実行体制について
　　　　　　③各部の仕事内容について
　　　　　　④その他
　　　受付時に運動会分担金を支払い。
　　　→　関根役員出席、運動会分担金7,800円立て替え払い
　（４）平成25年度「防災週間」 及び「救急医療週間」の実施について（依頼）
　　　・防災週間別　8月30日（金）～9月5日（木）
　　　・救急医療週間　9月9日（月）～15日（日）
　（５）宇喜田・小島地区区民運動会全体会の開催について
　　　9月3日（火）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題　①実行体制について
　　　　　　②競技内容について
　　　　　　③前日準備について
　　　　　　④その他
　　　※全体会終了後に、各部の打ち合わせを行います。
　　　→　関根役員、中久木役員参加予定
　（６）全国地域安全運動に伴う葛西防犯協会合同会議の開催について
　　　9月6日（金）14:40　葛西区民館３階講座講習室
　　　議題　①「全国地域安全運動」について
　　　　　　②その他連絡事項
　　　8月26日（月）までハガキにて出欠を返信
　　　→　欠席で返信
　（７）第68回国民体育大会開催の御案内
　　　・ボート競技会
　　　　9月11日～15日　江戸川区荒川特設ボートコース
　　　・ラグビーフットボール競技会（少年男子）
　　　　9月29日～10月3日　陸上競技場・臨海球技場第一
　　　・ローラースポーツ
　　　　10月6日　水辺のスポーツガーデン
　（８）「ガン予防推進大会」参加のお願い
　　　9月13日（金）19:00　タワーホール船堀大ホール
　　　2名の参加をお願いします。
　（９）第四回町会・自治会対抗自転車実技大会の開催について
　　　葛西警察署より町会・自治会対抗自転車実技大会の案内あり。
　　　開催日時 9月18 日（水）13:00～15:00
　　　開催場所 葛西橋自動車教習所
　　　参加人数 自転車に乗車できる方で年齢65 歳以上1 名、その他1 名の合計2 名
　　　9 月15 日（水）までに葛西署交通総務係あてに同封の葉書で回答。
　（１０）葛西防犯協会からの特別賛助会費ご協力についてのお願い
　　　一口5,000円より。
　　　→　5,000円協力する。
２．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　8月度の入出金、無し。
　（２）夏まつりの最終報告
　　　支出について、追加の報告。
　　　支出：116,326円（予算130,000円）
　　　総売上：36,000円（会費：21,300円、売上：14,700円）
　（３）手元現金
　　　150,379円
３．地域会議等への参加報告
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第2 回実行委員会
　　　8月27日（火）開催。出席しました。詳細は別紙参照。
　　　主たる議事内容
　　　(ア)実行体制について
　　　　・各責任者は以下の通り
　　　　　式典・会場設営／撤去　新見協議会副会長
　　　　　競技運営　　　　　　　奥村協議会副会長
　　　　　来賓対応　　　　　　　斉藤協議会副会長
　　　　・各部部長・副部長について
　　　　　交代について議論（長く担当されている方から交代の希望あり）
　　　　　考え方は、副部長の中から次期部長を選出。最低2年は継続。
　　　　　今後は町・自治会からの推薦者の中で話し合ってもらい、上記考え方にて、
　　　　　部長副部長を決める。そのための会合を一回増やす。
　　　　　競技部については、保留。
　　　(イ)大会プログラムについて
　　　　・司会　　　　　開会式閉会式ともに新見協議会副会長
　　　　・閉会のことば　斉藤協議会副会長
　　　　・万歳三唱　　　奥村協議会副会長
　　　　・バームハイツ担当
　　　　　　優勝杯返還　・・・・
　　　　　　選手宣誓　　・・・・
　　　(ウ)テントの配置について
　　　　十八軒町会さんに準備部を担当してもらう関係上、⑰（別紙テント配置図）
　　　　は十八軒町会に。その他は全体会の際に抽選で決定する。
　　　(エ)競技内容（種目、実施方法及びレース数）について
　　　　競技No.17町会・自治会対抗ジグザグボールは出場者の男子参加が困難な場合女子
　　　　で代替を可とする。逆は不可。
　　　(オ)今後の予定について
　　　　・前日準備　9月28日（土）
　　　　　　商品準備　（搬入）午前1 1 時30 分から（仕分）午後1 時から
　　　　　　会場準備　午後1 時から
　　　　　となっており、両方に担当を決める必要あり。
　　　(カ)その他
　　　　・看護師委託について
　　　　　けが人・病人対応のため、専門の知識を持った方を用意したい
　　　　　各町・自治会に看護師の資格をお持ちの方がおり、参加していただけるなら、
　　　　　申し出てほしい。該当者がいなければ、区医師会から派遣してもらう。
　　　　・昨年反省会から
　　　　　会場整理部について
　　　　　-登録された人が出ていなかった。←対策として当日従事者の名前をチェックする。
　　　　　-駐輪揚にいた人がいつの間にかいなくなっていた。
　　　　　-各部署を町会・自治会で責任をもって分担してもらってはどうか？従事者が競技
　　　　　　に出る揚合は同じ町会から代わりを出してもらいたい。
４．防災訓練について
　9月22日（日）に開催。
　（１）事前準備
　　　8月11日、石川管理組合理事長、岩井防火管理者、関根役員にて打ち合わせ。
　　　（打ち合わせ記録ご参照）
　　　・消防署とは連携済み（防火防災訓練等実施通知書提出済み）
　　　・住民には個別案内配布済み。（管理組合から）
　　　・ポスター未掲示
　（２）当日担当（9月22日）
　　　・会場設営　　　　　全員　9:30～
　　　・受付　　　　　　　荻原役員、高木役員（受付簿は河本役員）　
　　　・消防訓練B班担当　中久木役員
　　　・写真撮影　　　　　河本役員
　（３）直前打ち合わせ
　　　9月21日（土）13:00～集会室
　（４）その他
　　　自衛消防隊について。「バームハイツ西葛西防火管理細則」にある運用が
　　　できていないが、どうしてゆくか。自衛消防隊は現状では無理がある。
５．運動会（9月29日）の進め方について
　スケジュール
　9/8(日) 14:00　　アンケート印刷配布。（アンケートの作成は河本役員）
　9/3(火) 　　　　宇喜田・小島地区区民運動会全体会議
　9/21(土)　　　　アンケート締め切り
　9/22(日) 12:00　臨時運営会議（集計人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　（１）準備
　　　・アンケートの準備と配布　　→河本役員がアンケートを9/8までに作成。
　　　・運動会当日朝の搬出物の洗い出し
　　　【搬出物】
　　　　机　6（当日朝準備）　　椅子　16（当日朝準備）
　　　　ゴザ　2枚　　ブルーシート　1枚　　コルク　20枚
　　　　ダンボール　適当枚数（ゴミ置場もしくはローソンから調達）（管理人さんに依頼）
　　　　テント　一式　　ビブス　30
　　　　おやつ（菓子）　塩瀬役員
　　　　飲み物（昼食用500ml人数分、2ℓ3本）　塩瀬役員
　　　　プラカード　たて、横　　掃除道具　箒：２～３、塵取：２
　　　　ゴミ袋　５～６枚　　コルクボード　１
　　　　わかめスープ調理一式（コンロ、ボンベ、やかん、カップ、わかめスープ）
　　　　やかん（3ℓ）は加藤役員、カップ、わかめスープは塩瀬役員
　　　　バナナ（5房）　男性役員（9/28購入）　　軍手　5双　　ジャグ　購入10L（河本役員）
　　　・当日の運営係（参加された方で分担して）
　　　　　競技係　×２名　　食事係　×２名
　　　＜今後の予定＞
　　　・ポスター掲示
　　　　9月3日の全体会議にて協議会からのポスター受領予定。受領後掲示予定。
　　　　（関根役員担当）
　　　・参加者への案内状（注意事項など）準備。（関根役員担当）
　　　＜アンケートの回収結果を受けて＞9月22日
　　　・競技エントリー者の決定/弁当、飲み物等の手配
　　　　①参加希望を基に競技エントリー者を決定
　　　　②あわじに弁当、おにぎり弁当を発注する。（小野役員手配）
　　　　　飲み物は、ペットボトルのお茶のほかに、ワカメスープを準備。
　　　　　量は参加者数を見て決定。（塩瀬役員手配）
　　　　③袋菓子、果物等（バナナ）を準備する（運動会前日迄にバームルームに）。
　　　　　量は参加者数を見て決定。
　　　　④当日の会場運営担当の決定
　　　　⑤机、いす、食料以外の搬出物整理（集会室へ前日）
　　　・賞品仕分け・前日準備への参加
　　　　9月28日（土）13:00第六葛西小学校
　　　　　賞品関係準備　　　小野役員、加藤役員
　　　　　グランド関係準備　関根役員、中久木役員、河本役員、高木役員
　　　・前日までに参加者には参加者リストを配布する。（河本役員）
　　　・対抗競技必勝ノウハウ集を作成、当日配布。（河本役員）
　（２）当日運営
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）　6時45分出発予定
　　　・早朝準備（テント等の機材、食品の搬出、運動会会場設営）
　　　　→　例年通り、早朝から準備するが、機材運搬についてはレンタカー
　　　　　　にて対応（6時半から7時）（中久木役員担当）
　　　・荷造り出来次第出発（6時45分目処）。搬出物は前日までに整理しておく。
　　　・参加者サポート（小野役員、加藤役員）
　　　＜雨天の場合＞
　　　・集合時間　6時30分。
　　　・関根役員から、大会本部（現地）の運動会実施についての中久木役員へ連絡。
　　　・中止の場合、レンタカー、参加予定の住民に中止の旨、連絡。
　　　・実施の場合、３０分遅れで準備開始。参加予定の住民に実施する旨、連絡。
　　　・会場整備係
　　　星野役員の替わりに役員で交代して担当。誰かが必ず参加。最初は河本役員。
６．自治会行事の実行委員長制度につて
　過去、各種自治会行事について実行委員長を置かず、進めてきました。
　今後、自治会運営していく上で、特定個人の負担を軽減していくために、
　年度毎・行事毎に持ち回りで実行委員長を定めて行きたいと考えています。
　今後の行事（飾り付け等を除く）
　　①防災訓練　　　　　9月22日（日）
　　②区民運動会　　　　9月29日（日）
　　③バームのいも煮会　10月27日（日）
　　④バームの新年会　　平成26年1月19日（日）
　次回継続
７．新年会、餅つきについて
　餅つきについて開催要望あり。
　新年会と、餅つきは分けて考える方針。
　アンケートでも餅つきは継続希望が多いと思われる。
　餅つきは、本来は年末だが、正月でも良い。
　餅つきは、開催の方向で検討。
　検討内容
　　外部委託か内製で行くか
　　内製するとしたら、設備の調達は？我々の手間は？　大変だと思われる
　　外部委託するとすれば、もっと安価な業者は無いか？
　次回継続して検討。調査できる物については、各自できる範囲で持ち寄る。
８．花壇の整備他
　花壇の植栽を再開したい。
　費用は管理組合に10万円程度の予算あり。これを使って整備したい。
　この時期では何がよいか。ブランコの工事の日程はとりあえず気にせずに。
　10月に実施で検討する。
　和光園の秋の剪定について打ち合わせする。

【次回開催】
　10月度運営会議　平成25年10月6日（日）13:00～15:00　バームルーム（予定）

【日程】
　9月3日（火）19:00～ 運動会全体会 葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　9月8日（日）14:00～　運動会アンケート配布　集会室
　9月21日（土）13:00～　防災訓練直前打合せ　集会室
　9月22日（日）9:30～　防災訓練（準備）
　9月22日（日）12:00～　臨時運営会議　運動会人数集計
　9月28日（土）11:30～　運動会商品準備　第六葛西小学校
　9月28日（土）13:00～　運動会会場準備　第六葛西小学校
　9月29日（日）6:30～　運動会
以上