2013年7月度運営会議議事メモ

[115河本]

2013年7月度自治会運営会議議事メモ
平成25年7月7日

開催日時：平成25年7月7日（日）　13時00分～15時00分
会　　場：当マンション　バームルーム/集会室
出 席 者：（敬称略）　関根、佐々木、荻原、塩瀬、小野、加藤、河本（書記）

１．区・自治連から
　（１）葛西地区自治会連合会　定例会の開催について
　　　6月12日（水）19:00　葛西区民館３階講座講習室
　　　議事　１）第23回地域の力で安全安心まちづくり大会について
　　　　　　２）第38回葛西祭りについて
　　　　　　３）その他
　　　議事終了後、葛西消防署　久保田清署長による講演を予定
　　　→　欠席しました
　（２）「新川千本桜の会」理事会の開催について
　　　6月17日（月）19:00　葛西区民館３階集会室４・５・６
　　　内容　１）平成24年度活動報告について
　　　　　　２）平成25年度及び26年度役員選任について
　　　　　　３）新川千本桜事業の進捗状況等について
　　　　　　４）新川さくら館のお披露目会について
　　　　　　５）その他
　　　→　欠席しました
　（３）第23回地域の力で安全安心まちづくり大会開催案内
　　　昨年まで葛西地区暴走族対策連絡会大会と呼んでいた大会
　　　6月20日（木）18:30開場　19:00開会　葛西区民館4階ホール
　　　4名の出席依頼あり
　（４）宇喜田・小島地区自治連絡協議会第一回定例会開催のご案内
　　　6月24日（月）19:00　北葛西コミュニティ会館1階第一集会室
　　　報告　１）宇喜田・小島地区区民運動会実施について
　　　　　　２）宇喜田・小島地区自治連絡協議会研修旅行について
　　　　　　３）平成25年度違法駐車重点地域日常活動について
　　　　　　４）その他
　　　協議会分担金納付　23,000円　→　関根役員出席しました
　（５）「新川さくら館」お披露目会について
　　　6月29日（土）10:00　江戸川区船堀7-15-12 「新川さくら館」広場
　（６）第38回葛西まつり第1回実行委員会の開催について
　　　7月2日（火）19:00　葛西区民館３階集会室４・５・６
　　　議事　１）実施要領について
　　　　　　２）実行体制について
　　　→　欠席しました
　（７）宇喜田・小島地区区民運動会第一回実行委員会の開催
　　　7月9日（火）19:00　北葛西コミュニティ会館2F集会室第2
　　　議題　①実行体制について②予算案について③今後のスケジュールについて
　　　→　欠席します
　（８）区長との懇談会
　　　7月10日（水）18:30開場　19:00開会　長島桑川コミュニティ会館
　　　6月24日（月）までに同封はがきで出欠返信　→　欠席で返信
　（９）「2013えどがわボランティアフェスティバル」のご案内
　　　7月14日（日）10:00～16:00　セレモニー11:30～　タワーホール船堀
　（１０）葛西地区自治会連合会警察部会 平成25年度代表部会員推薦について（依頼）
　　　１）推薦人数　各町・自治会より2〜3名を推薦
　　　２）推薦方法　6月28日（金）までに返信ハガキに必要事項記載して返信
　　　→　推薦者無し
　（１１）平成25年度「青い羽募金」運動への協力について（お願い）
　　　青い羽根募金
　　　　海で遭難した人々の救助を行う民間ボランティア団体・社団法人日本水難救済会
　　　　への活動資金援助のための募金
　　　募金運動期間　7月1日～8月31日
　　　募金目安　1,000円程度
　　　受付場所　葛西事務所地域サービス係（葛西事務所1階5番窓口）
　　　受付時間　平日8:30～17:00
　（１２）交通功労者・優良運転者等の表彰推薦依頼
　　　締切日　交通部長賞 8月5日
　　　葛西警察署賞　9月30日
　　　→　該当者無し
　（１３）夏休み合同パトロール実施について
　　　宇喜田・小島7 校合同連絡協議会から、夜間パトロールへの協力依頼。
２．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　7月1日現在預金口座残高1,512,637円
　　　6月度の入出金（詳細は別紙ご参照）
　　　　入金　振込　江戸川区清掃課 　　3,660円　集団回収報奨金
　　　　　　　振込　葛西事務所　　　102,710円　地域サービス係から
　　　　　　　《内訳》
　　　　　　　　刊行物配付委託料　　　　130,800円
　　　　　　　　自治連分担金　　　　　　▲11,990円
　　　　　　　　社会福祉協議会団体会費　▲2,180円
　　　　　　　　葛西まつり分担金　　　　▲6,540円
　　　　　　　　葛西防犯カメラの会分担金▲6,540円
　　　　　　　　振込手数料　　　　　　　　▲840円
　　　　　　　振込　管理組合　　　　　　234,295円　管理組合から
　　　　　　　《内訳》
　　　　　　　　コミュニティー費　　　　250,000円
　　　　　　　　コピー機使用料　　　　　▲15,180円
　　　　　　　　カラー（71枚）　　　　　▲3,550円
　　　　　　　　白黒（1,163枚）　　　　▲11,630円
　　　　　　　　振込手数料　　　　　　　　▲525円
　　　　出金　支払機　手元現金　　　　　200,000円
３．地域会議等への参加報告
　（１）葛西地区自治会連合会定例会
　　　6月12日（水）開催。欠席しましたが、後日資料を受領しました。
　　　詳細は別紙。
　（２）宇喜田・小島地区自治連絡協議会第一回定例会
　　　6月24日（月）開催。詳細は別紙。
　　　消防団（第8分団）団員不足。定員39名に対し現在23名。モデル分団に
　　　指定されているが残念な状態。是非団員を募って欲しい。
４．自治会活動保険について
　下記内容で契約の予定（従来と変更なし）
　（１）自治会活動保険
　　　保険会社　日本興亜損害保険株式会社
　　　代理店　　ライフサポートシステム
　　　25年度分契約　保険期間25年8月14日～26年8月14日
　　　保障内容　　　　　　　　　　　保険金額
　　　　賠償責任（対人・対物共通）　　1億円
　　　　傷害　死亡・後遺障害　　　　150万円
　　　　入院（1日につき）　　　　　　2,000円
　　　　通院（1日につき）　　　　　　1,000円
　　　　傷害見舞費用　　　　　　　　　10万円
　　　　費用損害　　　　　　　　　　　50万円
　　　保険料　35,100円　一時払い
　　　→　手続きに入る（担当関根役員）
５．七夕飾り後片付け
　7月8日（月）6:30～を予定
６．バームの夏祭りについて
　《6月度議事》
　（１）開催日時： 7月21日（日）13:00～15:00（管理組合総会の午後）
　（２）参加費：200円（居住者以外400円）未就学児無料　有料おつまみは100円
　（３）飲み物：ビール、日本酒、ソフトドリンク　→ビールサーバ予約（関根役員）
　（４）つまみ無料：おにぎり、焼きおにぎり、乾き物、おしんこ（塩瀬役員）
　　　　スイカの調達。大3個。（中久木役員）
　（５）つまみ有料：フランクフルト、唐揚げ、焼きそば（塩瀬役員）
　（６）プロパンガス：２kg　河本役員
　（７）アトラクション
　　　①ビンゴ用意、商品購入（予算10,000円）　河本役員
　　　　（提供品も考える）
　　　②スイカ割り準備　→　河本役員
　　　③スーパーボールすくい
　　　　プールの用意　→　河本役員
　　　　ポイ100本、スーパーボールの用意　→　塩瀬役員
　（８）広報：ポスター、各戸配布の案内については次回までに素案作成（関根役員）
　【事前準備】
　（１）飲み物調達
　　　①生ビール
　　　　ビールサーバ、ビール20ℓ×3、コップ100個を酒屋（田野商店）に予約済み。
　　　　21日12:30に搬入予定。（関根役員）
　　　②ソフトドリンク
　　　　コーラ、ダイエットコーラ、サイダー、オレンジジュース（なっちゃん）、
　　　　カルピス、CCレモン、お茶（少し）を取り混ぜ2ℓペットボトル×20本を準備。
　　　　（加藤役員、塩瀬役員）
　　　　保冷用の容器の準備。（塩瀬役員）
　　　③氷
　　　　ソフトドリンク冷却、ビールサーバ補充用に氷を準備。（全役員）
　（２）おつまみ調達
　　　①有料おつまみ
　　　　焼きそば（12パック、キャベツ、揚げ玉、紅しょうが、青のり含む）、
　　　　から揚げ（3パック、冷凍ものを解凍し油で揚げる）、
　　　　フランクフルト（50食以上、ボイルしてから焼く）の食材を準備。（塩瀬役員）
　　　②無料おつまみ
　　　　おにぎり（8合、一個を小さく、雑穀米も）、焼きおにぎり、おしんこ、枝豆、
　　　　乾き物の準備。（塩瀬役員）
　　　　スイカ（大3個、内2個はスイカ割りで使用）の準備。（中久木役員）
　　　③その他
　　　　皿、箸、お手拭の準備。（塩瀬役員）
　（３）調理用設備
　　　①焼きそば用
　　　　鉄板、五徳、レンガは自治会備品を使用。
　　　　プロパン（2口）2kg（840円）7/19配達予定。管理人に預かってもらう（河本役員）
　　　②唐揚げ用
　　　　カセットコンロは自治会備品を使用。
　　　　唐揚げ用ナベの準備。（塩瀬役員）
　　　③フランクフルト用
　　　　ボイルは事前にしておく（バームルーム）
　　　　ホットプレートは自治会備品を使用。
　　　④おにぎり用
　　　　炊飯器は自治会備品を使用。
　（４）アトラクション関連
　　　①ビンゴゲーム
　　　　ビンゴゲーム機、ビンゴカード、賞品（30個程度、予算10,000円）の準備。（河本役員）
　　　　出目記録用の黒板。
　　　②スイカ割り
　　　　バット、目隠しの準備。（河本役員）
　　　　ブルーシートは自治会備品を使用。危険防止のためのコーンとバー準備。
　　　③スーパーボールすくい
　　　　プールの用意（河本役員）
　　　　ポイ100本、スーパーボールの用意（塩瀬役員）
　（５）会場設営
　　　①机、いす
　　　　机14本（食卓2×4=8、受付2、サーバ1、ドリンク1、からあげ・やきそば1、フランク1）、
　　　　いす適宜数は管理組合備品（集会室）を使用。
　　　　クッション20枚（階段に使用）
　　　②テント
　　　　テントは自治会備品を使用。
　（６）その他
　　　①受付等の表示
　　　　表示用の紙の準備。（関根役員）
　　　②受け付け用備品
　　　　ガムテープ（白：居住者、黄色：居住者以外）、マジックは自治会備品を使用。
　　　　受付簿、つり銭（100円玉50個）の準備。（河本役員）
　　　③蚊取り線香
　　　　取り付け用の針金と蚊取り線香の準備（加藤役員）
　　　④ワイヤレスマイク
　　　　ワイヤレスマイクは自治会備品を使用。
　　　⑤有料おつまみ用チケット
　　　　有料おつまみ販売時の、現金授受と食品の受け渡しを分ける為の紙のチケットを準備。
　　　　回転使用しない。200枚。（関根役員）
　　　⑥ポイ引換券
　　　　スーパーボールすくい用ポイの引き替え券を準備。80枚。（関根役員）
　　　⑦BGM
　　　　会場で流すBGM用の機器と曲を準備。（荻原役員、関根役員）
　　　⑧廃棄物入れ、吸殻入れ
　　　　廃棄物入れとしての、ゴミ袋、バケツ（飲み残し）。
　　　⑨スタッフカード
　　　　頸からかけるカード。30枚（塩瀬役員手配）
　（７）広報
　　　①ポスター掲示
　　　　作成済み。近日中に掲示する。（関根役員）
　　　②各戸配布案内
　　　　本日確認した内容で、7月13日（土）期限で参加希望及びサポータ協力の
　　　　提出依頼するものを配布する。
　（８）調整依頼
　　　①管理組合への依頼
　　　　管理組合へ、玄関前エントランスの使用と、及び集会室備品（机、いす）の
　　　　使用依頼をする。済み。（関根役員）
　【当日作業】
　（１）おつまみの準備
　　　7:00　バームルーム開錠、冷凍食品の解凍等開始。（塩瀬役員）
　　　10:00　バームルームにて食材の調理開始。（女性役員＋サポータ）
　（２）会場の設営
　　　9:00　机12本をエントランスへ移動、会場にテント設営。（男性役員）
　　　12:30　エントランスに会場設営。（全役員）
　　　　　　配置図イメージ
　　　　　　　　
　　　13:00　夏まつり開始
　（３）会場の運営（担当は7月15日に最終的に確定）
　　　①受付
　　　　入場料の徴収、名簿の記録、ガムテープ配布、ビンゴカード配布、ポイ引換券配布、
　　　　有料おつまみ用チケット販売。（佐藤サポータ、高木役員、鹿毛役員）
　　　②有料おつまみ
　　　　おつまみの調理。（塩瀬役員、小野役員、荻原役員、加藤役員、星野役員）
　　　③生ビール
　　　　生ビールのサービス。（中久木役員、サポータ）
　　　④ソフトドリンク
　　　　ソフトドリンクのサービス。（佐々木役員、サポータ1名）
　　　⑤アトラクション
　　　　ビンゴゲーム、スイカ割りの進行。（河本役員）
　　　　スーパーボールすくい　（3名：上田サポータ、関根役員、あと1名）
　　　　　→ポイ引換券を小学生以下に「受付」で配布する。（関根役員準備）
　　　　　　未就学児童は、紙ではなくガーゼを張ったポイにする。
　　　　　　何個取れても、ひとり3個までとする。
　　　　　　すくえなかった子には１個。
　　　
　7月15日（祝）10:00～、臨時運営会議を開催し参加者の人数確認（集計：加藤役員）、
　準備状況の確認を行う。

【次回開催】
　8月度運営会議　平成25年8月4日（日）13:00～15:00　バームルーム（予定）

以上