2018年5月度自治会運営会議議事メモ

414関根

2018年5月度自治会運営会議議事メモ
平成30年5月17日
開催日時：平成30年5月5日（土）　13時～16時15分
会　場：当マンション　バームルーム

出席者：（敬称略）佐々木、河本、佐藤、荻原、関根、星野、鹿毛

欠席者：（敬称略）加藤、小野、中久木

資　料：①2018年5月度自治会運営会議事内容

１．区・自治連から

（１）宇喜田・小島地区自治連絡協議会第34期定期総会開催のご案内

5月6日（日）18:00開会　北葛西コミュニティ会館大ホール
懇親会　3,000円/1名　当日会場にて支払い
4月26日までに懇親会出席人数を返信

①平成30年・第34期定期総会開催ご案内.pdf: (547.38 KiB) ダウンロード数: 15 回

→　河本役員、関根役員の2名参加で返信しました。
17:00に現地集合。

（２）葛西地区自治会連合会平成30年度定期総会及び懇親会の開催について

5月8日（火）

総会　　19:00～　葛西区民館　3F講座講習室
懇親会　19:40～　葛西区民館　3F集会室4・5・6

議案　平成29年度事業報告
平成29年度収支決算報告・監査報告
平成30年度事業計画（案）
平成30年度予算（案）
役員の補充について（案）

5月2日までに同封ハガキで出欠の返信

葛西地区自治会連合会平成30年度定期総会及び懇親会の開催について.pdf: (266.02 KiB) ダウンロード数: 13 回

→　欠席（委任状）で返信しました。

（３）春の一斉美化運動について

5月27日（日）実施基準日
5月11日までに申込書に必要事項を記入して提出

③春の区内一斉美化運動の実施について.pdf: (3.94 MiB) ダウンロード数: 15 回

→　5月20日（自治会総会の開催日）15:00～16:00実施で提出済み

（４）葛西消防団より消防操法大会のご案内

6月10日（日）12:30～15:40　葛西防災公園
葛西消防団の各分団（8隊）が5名編成のチームにより可搬ポンプ操法を行い、その消火技術、消防団員の士気などについて競うもの。
5月7日（月）までに同封ハガキで出欠の有無を返信。

④葛西消防団消防操法大会のご案内.pdf: (1.15 MiB) ダウンロード数: 13 回

→　欠席で返信しました。

（５）平成30・31年度環境をよくする推進委員の推薦について

環境をよくする推進委員の役割

・環境情報の交換

・環境をよくする意識の普及び高揚

・環境をよくする実践活動の指導

・環境をよくする運動地区大会及び中央大会への参加

任期　平成30年6月1日～平成32年5月31日（2年間）
推薦人数　2名
5月2日（水）までに推薦書提出

⑤平成30・31年度環境をよくする推進委員の推薦について.pdf: (1.01 MiB) ダウンロード数: 15 回

→　佐々木役員、関根役員の2名推薦で提出済み

（６）平成30年度環境をよくする運動功労者表彰受賞者の決定について

荻原役員が受賞者として決定されました。

⑥環境をよくする運動功労者表彰受賞者の決定について.pdf: (339.44 KiB) ダウンロード数: 16 回

（７）平成30年度子供会についてのお知らせ

子供会よりお知らせ受領。

・子供会役員と連絡先

・年間行事予定

（８）葛西警察署より定期的防犯パトロールの変更について

葛西警察署より定期的防犯パトロールの変更連絡
実施地区：5地区→4地区（西葛西地区は変更なし）
実施時間：13:30～14:30→14:30～15:00

⑧定期的防犯パトロールの変更について.pdf: (2.5 MiB) ダウンロード数: 14 回

→　当面、パトロールへの参加は見送る。

（９）江戸川区青少年育成地区委員会より「地域のきずな60年」受領

江戸川区青少年育成地区委員会設立60周年記念誌「地域のきずな60年」を受領しました。

→　PDF化し、ホームページに掲載する

「地域のきずな60年」

２．地域会議等への参加報告

（１）第14回わんわん・ウォーキングパトロール第2回実行委員会

4月26日（木）開催。関根役員が出席しました。詳細は別紙ご参照。
主な決定事項

・式典について

役割決定　司会　　　　岡野会長
活動説明　　山崎会長
出発号令　　宮下会長
閉会の言葉　谷口会長

・活動内容について
（３）の警察犬によるデモンストレーションは雨天中止
（５）として東京コミュニケーションアート専門学校による小動物ふれあいコーナーを追加

・参加記念品について
マリーゴールドに決定

・犬と一緒の方について
犬を日陰に退避させるため、集合は行船公園側の木陰とする
式典についても、長時間の参加を避けるため来賓紹介時に式典会場に入場
パレードにはＡ、Ｂ、Ｃいずれかのコースに参加（自治会の活動とは別行動）

・飲料水（ペットボトル）の配布について
8:15の参加者整列の際、水配布のアナウンスがあるので所定の場所へ取りに行き配布
式典会場外集合場所の犬と一緒に参加の会員についても忘れなく配布

・役員集合
晴天、雨天に関わらず7:00に集合

・バームハイツ担当作業
8:00記念品受け入れ

→　河本役員、小野役員？、加藤役員？の3名参加予定
（プラカード持参担当：河本役員）

３．会計報告

（１）銀行口座入出金

2月19日現在預金口座残高1,176,445円
4月度の入出金
なし

（２）手元現金

178,297円

４．端午の節句飾り振り返り

実行委員長　星野役員、荻原役員、加藤役員

飾り付け期間

・4月15日（日）～5月5日（土）、6日（日）撤去

《飾りつけ実施実績》

（１）飾り付け日時

・4月15日（日）10時～

（２）飾り付け内容

①エントランスホール

【卓上】

・武者人形、桃太郎組物、金太郎組物、ミニ鯉のぼり

・菖蒲（生花）

【天井】

・鯉のぼり

②フロント横の時計下

・兜

（３）飾り付け・備品の新規購入

購入担当　星野役員、荻原役員、関根役員
購入金額　25,618円（予算30,000円）

内訳

武者人形、兜、ミニ鯉のぼり、鯉のぼり　12,743円
毛氈・ハンガー　785円
菖蒲　2,350円
桃太郎組物、金太郎組物　9,740円

（４）飾りつけ撤去

5月6日（日）10:00～

《振り返り》

（１）実施期間について

・今回の期間でOK。生花を何度か取り換える必要はある。

（２）飾りつけ内容について

・良かった。

（３）事前準備について

・今年開始の飾りつけで少しバタバタしたが結果オーライであった。

（４）会場・展示設営について

・良かった。次回は鯉のぼりが泳いでいる形を作りたい。

・テーブルの新調を検討したい。

（５）飾りつけ購入について

・良いものが入手できた。

・生花については4回程度取り換える。

（６）飾りつけ/撤去当日作業について

・特に問題はない。他の飾りと合わせて、飾り物の収納ケースを購入したい。

５．赤十字活動資金募集

昨年は「赤十字会員（社員）加入・寄付申込書兼領収証」を各戸に配布し寄付をお願いする事せず（現状の体制では実施不能）、自治会から2,000円、応募した。

日本赤十字社寄付.pdf: (724.7 KiB) ダウンロード数: 15 回

→　今回も「赤十字会員（社員）加入・寄付申込書兼領収証」を各戸には配布せず、自治会から2,000円、応募する。（担当：星野役員）

６．江戸川区スポーツチャレンジデー

チャレンジデーの広報に加え「参加予定報告書」により事前に参加者数を報告。当日以降の区の集計作業を軽減する為と思われる。区に確認したところ自治会の状況に応じ「参加予定報告書」の運用をしなくても良いとの事。

江戸川区スポーツチャレンジデー.pdf: (932.13 KiB) ダウンロード数: 16 回

→　チャレンジデー当日、提出された「参加予定報告書」の実績を確認する必要があり、現状では実施は困難。各戸に参加予定報告をお願いする運用はせず（「参加予定報告書」は配布しない）、代替として区のホームページにあるポスターを掲示する。現在掲示されているものは誤解を招くので撤去する。

スポーツして健康になろう.pdf: (872.69 KiB) ダウンロード数: 14 回

チャレンジデー.pdf: (7.51 MiB) ダウンロード数: 14 回

７．自治会掲示板への掲示依頼について

618号室加藤さんから掲示依頼について「自治会掲示板使用細則」に基づき審議。

日本の歌・初夏の歌・童謡などご一緒に歌いませんか？.pdf: (696.58 KiB) ダウンロード数: 16 回

バームハイツ西葛西自治会掲示板使用細則.pdf: (69.82 KiB) ダウンロード数: 17 回

→加藤さんへの回答

○掲示にあたって掲示物に以下の項目を明記することで了承

・主催者、および問い合わせ先、申し込み先（必要あれば）

・居住者向けの催しであること

・申込期日（必要あれば）

○その他意見として

・準備のための人数確認（申し込み等により）は必要ないのか

・バームルームで歌うことにより騒音の苦情が出ないか（音がうるさくないか）

「自治会掲示板使用細則」に基づく初めての審査を実施。細則に関する不備が見つかり、今後検討してゆく必要がある。

○第3条（申請）に記載されている所定の申請用紙が未作成

・掲示内容が自治会掲示板の目的にふさわしい事項であるかを判断できる申請内容が記載されている必要あり。

・詳細は別途検討とする。

８．区からの刊行物配付委託について

区からの刊行物配付委託については、配布だけにとどまらず、取りまとめを依頼されるものが散見されます。この場合、取りまとめる為のなんらかの手順作成が必要となります。その手順に合うよう配付物、掲示物に手続きをお知らせするカバーレターも必要となります。都度、取り扱いについて検討しても良いのですが事前に方針を決めておいた方が円滑な対応が期待できます。
現在の対応状況

（１）単に広報すれば良いもの

①全戸への配布依頼
大変ですが協力して集合ポストへ投函
例．江戸川区くらしの便利帳、東京防災

②回覧依頼現状、回覧システムがないで掲示板へ掲示

③掲示依頼
掲示板へ掲示

（２）取りまとめが必要なもの

①全戸へ配布し随時相対で受け付ける必要のある依頼
募金活動のみが該当（金銭の受領、領収書の発行が必要）
現状の体制では随時相対で受け付ける対応は困難なので全戸配布はしていない
但し自治会として

・自治会会計から募金
例．赤十字活動募金、赤い羽根募金

・自治会バザーの収益、行事の際の会員から集めた募金、自治会会計からの募金を合算して募金
例．歳末助け合い募金

②全戸へ配布し締め切りまでに提出を求める依頼
行政の依頼に対応した自治会なりの手順を作成し、その手順に合うよう、配布物に手続きをお知らせするカバーレターを付与して全戸に配布
例．スポーツチャレンジデー

→今後どうしていくかについては、詳細は次回以降検討。

９．寄付金について

全員参加型の行事にて、皆様から頂いている募金、および全額を募金することとした自治会バザーの売り上げについて

①会計上どのように扱えば適切か（透明性を増すため）

②歳末助け合い募金にのみ募金しているがそれでよいか

の2点を今後検討してゆく。

１０．自治会総会について

開催日　5月20日（日）14:00～
開催場所　バームルーム

（１）総会資料の確認、印刷、配布

印刷・配布は、本日の運営会議終了後実施。

（２）出欠表の集計・事前確認

担当：加藤役員

（３）総会運営

・会場設営　13:30 ～　総会開始　14:00（15:00終了予定）

・受付　荻原役員（用紙：河本役員、受付サイン：荻原役員）

・議長　中久木役員、書記　河本役員

・司会　加藤役員

・議案説明
平成29年度活動報告・平成30年度活動計画　関根役員
平成29年度決算報告・平成30年度予算　河本役員

総会のタイムチャートについては別紙参照。

第14期自治会定例総会運営タイムチャート.xlsx: (14.5 KiB) ダウンロード数: 17 回

（４）役員懇親会について

5月20日（日）17:00～。和師（なごし）（予約：河本役員）。

（５）春の一斉美化運動実施

総会終了後、春の一斉美化運動を実施します。

次回開催
6月度運営会議　6月2日（土）13:00～15:00　バームルーム（予定）
以上