2012年9月度運営会議議事メモ

[414関根]

2012年9月度自治会運営会議議事メモ
平成24年9月2日
開催日時：平成24年9月2日（日）13時30分～15時30分
会場：当マンション　バームルーム/集会室
出 席 者：（敬称略）関根、小野、佐々木、星野、鹿毛、高木、塩瀬、中久木、河本（書記）
欠席：加藤、荻原

１．区・自治連から
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第二回実行委員会の開催
　　　8月29日（水）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題①競技種目・内容について
　　　　　②運動会実行体制について
　　　　　③各部の仕事内容について
　　　→　欠席しました
　（２）男子・女子ソフトボール大会の開催について
　　　9月2日（日）・9月9日（日）　都立宇喜田公園スポーツ広場
　　　参加費　5,000円/1チーム　ただし、女子参加チームは無料
　　　→　参加しない
　（３）葛西まつりパレード部会の開催について
　　　9月6日（木）19:00　葛西区民館3階集会室２・３
　　　議題　葛西まつりパレードについて
　　　→　関根役員出席予定
　（４）葛西地区自治会連合会　定例会開催について
　　　9月12日（水）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題　①第37回葛西まつりについて
　　　　　　②違法駐車防止キャンペーンについて
　　　　　　③自治連研修について
　　　可能であれば関根役員出席
　（５）「がん予防推進大会」参加のお願い
　　　9月21（金）19:00（18:30開場）タワーホール船堀大ホール
　　　内容　講演　「江戸川区のがんの現状　～　全国との比較」
　　　　　　　　講師：木所昭夫氏（順天堂大学付属浦安病院がん治療センター長）
　　　　　　座談会　がんと向き合い充実した人生を」
　　　　　　　　語り手：江戸川区長、木所昭夫氏、田城孝雄氏
　　　自治会より２、３名の参加依頼。9月12日までFAXにて参加者を返信
　　　→　高木役員、鹿毛役員、小野役員が参加
　（６）第2回町会・自治会対抗自転車実技大会の開催について（葛西警察署）
　　　9月26日（水）13:30～15:30　葛西橋自動車教習所
　　　参加人数及び資格
　　　　各町会・自治会代表者2名
　　　　資格（自転車に乗車できる方で年齢65歳以上1名、その他1名）
　　　参加申し込み
　　　　9月10日（月）までに同封のはがきで回答
　　　→　参加しない
　（７）平成24年度「防災週間」及び「救急医療週間」の実施について（依頼）
　　　防災週間
　　　　平成24 年8月3 0 日(木)～9 月5 日(水)
　　　救急医療週間
　　　　平成24 年9 月9 日(日)～9 月1 5.日(土)
　　　訓練及び講習等の実施要頒等
　　　　①地震時を想定した家具の転倒落下移動防止の周知、出火防止、初期消火、
　　　　　身体防護、応急救護等の訓練を実施してください。
　　　　②役員会等の機会を利用し、防火防災等に関する座談会を実施してください。
　　　　③消防団、災害時支援ボランティア等との連携を図った訓練を実施し、
　　　　　地域協力体制づくりを図ってください。
　　　　④地域の防災力を高めるため、若い世代(中学・高校生等)が積極的に参加
　　　　　できるよう呼びかけていただき、より多くの方が参加できるようお願い
　　　　　いたします。
　　　　⑤町会・自治会に備えてある防災資機材等を活用した訓練を実施してください。
　　　　⑥救急相談センター(#7119) 及び東京版救急受診ガイドの周知を図り救急車の
　　　　　適正な利用についての呼びかけをお願いいたします。
　　　　⑦町会・自治会単位で応急救護訓練や救命講習の受講について推進してください。
　（８）環境をよくする運動清掃用具の助成(配付)希望調査について
　　　清掃用具として希望する品目を総額4,000円以内となるよう調査票に記入し8月28日
　　　までに返送
　　　→　返送済み
　（９）平成24年度就業構造基本調査の実施に伴うポスター掲示のお願い
　　　江戸川区よりの依頼
　　　10月1日現在で、総務省の基幹統計である就業構造基本調査が実施される。
　　　バームハイツ西葛西の6F～8Fが調査区として設定。
　　　調査区内の世帯のご理解ご協力を得るためにポスターの掲示をお願いしたい
　　　掲示期間　10月中旬まで
　（１０）葛西防犯協会からの特別賛助会費ご協力についてのお願い
　　　一口5,000円。→　1口協力。通帳より振込みする。関根役員担当。
２．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　8月7日現在預金口座残高1,573,416円
　　　8月度の入出金
　　　入金　振込　管理組合からの振込 403,771円
　　　　（内訳）植栽管理業務委託費 　175,000円
　　　　　　　　コミュニティー費　　250,000円
　　　　　　　　リソグラフ関連費　　▲20,704円
　　　　　　　　振込手数料　　　　　▲525円
　（２）手元現金　113,151円
３．運動会（9月30日）の進め方について
　スケジュール
　　9/9(日) 14:00　　アンケート印刷配布。（アンケートの作成は河本役員）
　　9/13(木)　　　　宇喜田・小島地区区民運動会全体会議
　　9/22(土)　　　　アンケート締め切り
　　9/23(日) 16:00　 臨時運営会議（集計人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　（１）準備（案）
　　　・アンケートの準備と配布　　→河本役員がアンケートを9/9までに作成。
　　　・運動会当日朝の搬出物の洗い出し
　　　【搬出物】
　　　　机　6（当日朝準備）　　椅子 16（当日朝準備）
　　　　ゴザ　2枚　　　ブルーシート　1枚　　　コルク　20枚
　　　　ダンボール　適当枚数（ゴミ置場もしくはローソンから調達）（前日準備）
　　　　テント　一式　　　ビブス　30
　　　　おやつ（菓子）　加藤役員
　　　　飲み物（昼食用500ml人数分、2ℓ3本）　塩瀬役員
　　　　プラカード　たて、横　　　掃除道具　箒：２～３、塵取：２
　　　　ゴミ袋　５～６枚　　　コルクボード　１
　　　　わかめスープ調理一式（コンロ、ボンベ、やかん、カップ、わかめスープ）
　　　　やかん（3ℓ）は加藤役員、カップ、わかめスープは塩瀬役員
　　　　バナナ（5房）　男性役員（9/29購入）
　　　・当日の運営係
　　　　競技係×２名　　　食事係×２名
　　　＜今後の予定＞
　　　・ポスター掲示
　　　　9月13日の全体会議にて協議会からのポスター受領予定。受領後掲示予定。
　　　　（関根役員担当）
　　　・参加者への案内状（注意事項など）準備。（関根役員担当）
　　　＜アンケートの回収結果を受けて＞
　　　・競技エントリー者の決定/弁当、飲み物等の手配
　　　　①参加希望を基に競技エントリー者を決定
　　　　②昨年は、あわじに弁当（735円×20名）、「一福」におにぎり弁当（500円×6名）を発注。
　　　　　→今年は、あわじに弁当、おにぎり弁当ともに発注する。（小野役員手配）
　　　　　飲み物は、ペットボトルのお茶のほかに、ワカメスープを準備。
　　　　　量は参加者数を見て決定。（塩瀬役員手配）
　　　　③袋菓子、果物等（バナナ）を準備する（運動会前日迄にバームルームに）。
　　　　　量は参加者数を見て決定。
　　　　④当日の会場運営担当の決定
　　　　⑤机、いす、食料以外の搬出物整理（集会室へ前日）
　　　　・賞品仕分け・前日準備への参加
　　　9月29日（土）13:00第五葛西小学校
　　　　賞品関係準備　　　小野役員、加藤役員
　　　　グランド関係準備　関根役員、中久木役員、河本役員、星野役員
　　　11:30からの賞品受け取り対応　関根役員
　（２）当日運営
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）　6時45分出発予定
　　　・早朝準備（テント等の機材、食品の搬出、運動会会場設営）
　　　→　例年通り、早朝から準備するが、機材運搬についてはレンタカーにて対応
　　　　（6時半から7時）（中久木役員担当）
　　　・荷造り出来次第出発（6時45分目処）。搬出物は前日までに整理しておく。
　　　・参加者サポート（小野役員、加藤役員）
　　　＜雨天の場合＞
　　　・集合時間　6時30分。
　　　・関根役員から、大会本部（現地）の運動会実施についての中久木役員へ連絡。
　　　・中止の場合、レンタカー、弁当の手配をキャンセルし（キャンセル可能か確認必要）、
　　　　参加予定の住民に中止の旨、連絡。
　　　・実施の場合、３０分遅れで準備開始。参加予定の住民に実施する旨、連絡。
　（３）昨年度振り返り
　　　◎事前の広報について
　　　・今年は子供会に案内をしなかった。
　　　　→　来年は子供会代表さんに案内する。また、ラジオ体操の際にも案内する。
　　　・声かけ
　　　　バーム夏祭りのときに少し声をかけておいた方が参加してくれた。
　　　　個別に勧誘したのが、効果があった。
　　　　知り合いがいないと出にくい。いきなりだと参加しにくい。
　　　・年配の方も応援だけでも気軽に来ていただけるような案内にする。
　　　　（お弁当、盆踊り、宝探し、自由な時間に参加していただくなど）
　　　　他の自治会は年配者の参加があった。会場までの送迎車を用意するのもいい。
　　　◎事前準備・分担について
　　　・アンケート
　　　　記入事項が不明確な方には、こちらから手紙と電話で問い合わせをした。
　　　　→記入例があったほうが書きやすい。
　　　　競技の内容がわかるとよい。競技要項を全戸配布するのは困難。
　　　　簡単な競技のおすすめポイントがあるとエントリーしやすい。
　　　　どれでもよいから競技に出るという選択肢があってもよい。
　　　・おやつ、飲み物の手配
　　　　ペットボトルのお茶を持っていくのを忘れた。現地で購入した。
　　　　おやつを買いすぎたと思ったが、祝勝会があったので、ほとんど残らなかった。
　　　・弁当の手配
　　　　予定のない方が来られて、急遽、あわじに買い足しにいった。（大人2名、子供2名）
　　　　基本はアンケートにて回答してもらう。ただし、お弁当は余裕を持って発注する。
　　　・協議会準備の協力
　　　　会場準備で3名（関根役員、中久木役員、河本役員）が参加した。
　　　　賞品の仕分けで、バームハイツの担当分ができていなかった。仕分け後に指摘された。
　　　　次回から、参加者にて分担して担当する。
　　　◎当日の運営
　　　・設営、片付け
　　　　終了後、会場の後片付けの大会役員の人数不足があった。学校からの借用物（机、椅子）
　　　　の返却が大変であった。
　　　・おやつ、飲み物
　　　　おかしを最初からは出していなかった。
　　　　競技のときに子供たちは食べられない。
　　　　小さな子は自分のおやつを食べていた。
　　　　→おやつ、飲み物は早く出していた方がよい。子供たちの参加状況を見て出すことにする。
　　　　　もう少し早く出す。
　　　・弁当
　　　　上記、弁当の手配ご参照。
　　　・競技参加の調整
　　　　競技者の空きを埋める割り当てが大変だった。
　　　　コルクボードはあってよかった。（プログラム、メンバー表）他の自治会の方も見に来ていた。
　　　　仮メンバーでエントリーしておいて正解だった。
　　　・その他
　　　　朝は寒く。ホッカイロを購入した。
　　　　湯を沸かせるので、ティーパックのお茶、コーヒーもよい。
　　　　ビールは競技優先で控える方がいた。
　　　　テントの場所が入口に近かったのはよかった。集合時間間際に行くことができたし、
　　　　競技の予選、決勝の合間に水分補給もできた。
４．防災訓練について
　　9月15日（土）17:00から
　　岩井さん（バームハイツ防火管理者）、後藤理事長、関根役員にて初回打ち合わせ予定。
５．いも煮会の日程について
　　11月25日（日）開催とする。
６．葬祭場（シティーホール西葛西式場）との協定について
　　詳細は別紙
７．防災委員会
　　8月18日（土）開催。（詳細は別紙）次回9月9日（日）10:00開催予定。
　　階段の作りが複雑で簡単には行き着けない。
　　住民の調査。
８．グリーンレンジャーについて
　【前月討議】
　　　汗かき料はどうするか
　　　無くてもよいと思う。別の意味でのモチベーションアップのインカムは欲しい。
　　　花壇の維持費は管理組合から出るような形にしないと続けられない。
　　　今年は持ち出しで、実績見て次年度から要望を出す方法もあり
　　　１階の植栽は専用庭の部分と共有部分になっている所が在る。
　　　共用部分の手入れができておらず、大変なことになっている。
　　　本来は、長谷工の草取りの業務の一環。管理組合の範囲。
　　　グリーンレンジャーでできない部分：高木、それ以外を業者と分担という考え方
　　　植栽の費用を管理組合からもらっている。当然、責任は伴う。
　【前月の合意点】
　（１）外部業者への委託範囲は
　　　・エントランス回りの植栽管理、全体の施肥・消毒、及び高木の剪定は業者へ委託
　　　・中低木の剪定については未定
　（２）植栽管理に対する関与について
　　　・居住者の代表として、過去の積み上げた経験を生かして植栽管理に意見を述べられ
　　　　る権限はほしい。
　【今月議論する論点】
　（１）自治会として植栽管理に対価を請求する場合、応分の責任を負う必要があるが
　　　　どの程度であれば実現可能か、あるいは対価を請求するべきではないのか
　（２）現在グリーンレンジャーの委託費は自治会活動費の大きな構成要素となってい
　　　　る（年間15万円程度）。委託費がゼロとなった場合、花壇の維持費と合わせて
　　　　補填をどうするか。
　【検討事項】
　　　・自治会はコンサルとして業者との仲介をし、ボランティアとして中低木と花壇を
　　　　植栽する。
　　　・業者は、高木の植栽、エントランスの植栽、消毒を担当する。
　　　・業者との契約は管理組合と直接契約とする。
　　　・草むしりは、管理組合（管理会社）にて実施する。
　　　→中久木役員が資料として取りまとめる。

　　　■植栽に関する役割
管理組合 自治会 業者
消毒 ○
エントランス ○
高木 ○
中・低木 ○
花壇 ○
草むしり ○

今後の予定
防災委員会　9月9日（日）10:00～　バームルーム（予定）
運動会アンケート配布　9月9日（日）14:00～　バームルーム（予定）
グリーンレンジャー　　9月15日（土）08:00～　
臨時運営会議　 9月23日（日）16:00～　バームルーム（予定）
運動会準備　9月29日（土）13:00～　第五葛西小学校
運動会　9月30日（日）06:30～　集合
10月度運営会議　　10月8日（祝）13:00～15:00　バームルーム（予定）
いも煮会　11月25日（日）
以上