2016年9月度自治会運営会議議事メモ

[414関根]

2016年9月度自治会運営会議議事メモ
平成28年9月8日
開催日時：平成28年9月4日（日）　13時～15時50分
会　　場：当マンション　バームルーム
出 席 者：（敬称略）塩瀬、佐々木、河本、近松、佐藤、荻原、関根、小野、加藤、中久木、星野
資　　料：①2016年9月度自治会運営会議事内容
１．区・自治連から
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会全体会の開催について
　　　8月31日（水）19:00～　葛西区民館3階集会室第4・5・6
　　　議題　（1）実行体制について
　　　　　　（2）前日準備について
　　　　　　（3）その他
　　　会議終了後に、各部の打合せを行います。
　　　→　関根役員が出席しました
　（２）葛西地区自治会連合会定例会（第2回）の開催について
　　　9月6日（火）19:00～　葛西区民館3階集会室4・5・6
　　　議事　（１）葛西まつりについて
　　　　　　（２）研修会について
　　　　　　（３）その他
　（３）第41回葛西まつり総務部会開催について
　　　9月6日（火）18:20～　葛西区民館3階講座講習室
　　　議事　（１）式典について
　　　　　　（２）当日の役割
　　　　　　（３）その他
　　　会長欠席の場合、代理の方の出席を願います。
　　　→　欠席で連絡する。
　（４）区子連葛西支部よりジュニアリーダー初級・基礎講習会の開講式の開催について
　　　9月22日（木）11:10頃～　宇喜田小学校体育館
　（５）消防団点検のご案内
　　　10月23日（日）14:00～15:30平井運動公園江戸川区平井6丁目71番荒川右岸河川敷
　　　出欠について同封ハガキにて9月16日（金）までに回答ください。
　　　→　欠席で返信する
　（６）平成28年度防犯協会特別賛助会費の受領について
　　　8月9日（木）葛西防犯協会から特別賛助会費5,000円受領との報告あり。
２．地域会議等への参加報告
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会全体会
　　　8月31日（水）開催。関根役員出席。
　　　運動会の最終確認と各種資料受領。詳細は別紙参照。
　　　・テントの配置、東西対抗組分け
　　　　抽選によりテント配置は⑮、組分けは東。玉入れ女子1人追加。
　　　・前日準備
　　　　会場設営　13:00集合・説明開始　13:15作業開始
　　　　3～4名の協力依頼あり。
　　　　賞品準備　14:00集合・説明開始　14:15作業開始
　　　　賞品は洗剤類。レジ袋に仕分けし、段ボール箱に収納。
　　　　4～5名の協力依頼あり。
　　　・駐車場
　　　　宇喜田第二住宅敷地内（前日に詳細説明）
　　　・町会・自治会対抗400メートルリレーのメンバー交代
　　　　前日準備にメンバー提出・組み合わせ抽選するが、変更がある場合には
　　　　当日開会式が終わるまでに競技部へ連絡すれば交代可とする。
３．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　8月22日現在預金口座残高1,440,451円
　　　8月の入出金
　　　　入金　利息　　　　　　　　　　　　　　6円
　　　　出金　振込　　葛西防犯協会　　　　　　5,000円　平成28年度
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　葛西防犯協会特別賛助会費
　　　　　　　手数料　　　　　　　　　　　　　270円　　上記振込手数料
　　　　　　　振込　　ライフサポートシステム　34,110円　損保ジャパン日本興和
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　自治会活動保険保険料
　　　　　　　手数料　　　　　　　　　　　　　432円
　（２）手元現金
　　　171,618円
４．自治会活動保険について
　下記内容で契約しました。（従来と内容は変更ありませ）
　（１）自治会活動保険
　　　保険会社　損害保険ジャパン日本興亜株式会社
　　　代理店　　ライフサポートシステム
　　　28年度分契約　保険期間28年8月14日～29年8月14日
　　　　保障内容　　　　　　　　　　　保険金額
　　　　　賠償責任（対人・対物共通）　1億円
　　　　　傷害　死亡・後遺障害　　　　150万円
　　　　　　　　入院（1日につき）　　　2,000円
　　　　　　　　通院（1日につき）　　　1,000円
　　　　　傷害見舞費用　　　　　　　　10万円
　　　　　費用損害　　　　　　　　　　50万円
　　　　保険料　34,110円　一時払い
５．江戸川区からのスタンドパイプ貸与について
　8月25日（木）、江戸川区危機管理室防災危機管理課防災係の担当者からスタンドパイプの
　貸与を受けるとともに、「消火栓等からの応急給水等の実施等に関する覚書」を締結しまし
　た。スタンドパイプは集会室倉庫に格納しました。
６．防災訓練について
　９月22日（木・祝）に開催。
　概要については別紙参照。以下自治会担当分のみ記載。
　（１）事前準備
　　　①参加賞準備
　　　　・江戸川区へ「防災訓練等の実施について」「訓練等参加記念品提供依頼書」提出済み。
　　　　　→　9月16日（金）に区役所本庁へ「わが家の防災」（40部）、「非常用クラッカー」（60食）
　　　　　　　を引き取りに行く。（星野役員担当）
　　　　　　　区担当　危機管理室防災危機管理課防災係（本庁舎５階）
　　　　・参加賞配布用のレジ袋準備
　　　　　→　塩瀬役員購入予定
　　　　・9月17日（土）の事前打ち合わせにて参加賞のレジ袋詰め実施
　　　　　→　出席役員で担当
　　　　・水ペットボトルの準備
　　　　　→　2リッター48本購入済み
　　　②消防署・区役所へのお礼準備
　　　　・ペットボトル（缶コーヒー等）の準備
　　　　　→　加藤役員購入担当。ペットボトルお茶10本。
　　　③会場内のサイン準備
　　　　・受付のサインの準備
　　　　　→　荻原役員担当。
　　　④スタッフカードの準備
　　　　・カードの準備
　　　　　→　文言「防災訓練スタッフ」。荻原役員担当。
　　　⑤ヘルメット、トランシーバーの準備
　　　　・ヘルメット
　　　　　→　班担当者、自治会長、理事長、（交通整理担当）　計10個
　　　　・トランシーバー
　　　　　→　班長、理事長　計3台
　　　　配布は理事会から
　（２）当日担当（9月22日）
　　　・会場設営　　　　全員　9:00～　中庭にテント2張り設営、机×２設置
　　　・受付（２名）　　塩瀬役員、佐藤役員
　　　　　　　　　　　　準備資材　受付名簿（河本役員準備）、受付サイン（荻原役員準備）、
　　　　　　　　　　　　記名ラベルセット（マジック、ガムテープ、記入台紙）　
　　　・消防訓練A班担当　加藤役員、班長の指示に従い参加者誘導
　　　・消防訓練B班担当　河本役員、B班の班長。Ｂ班の訓練全体をコーディネートする。
　　　　　　　　　　　　　訓練プログラム実施担当に適切な指示を出し訓練の時間内終了を
　　　　　　　　　　　　　コントロール、トランシーバーにてＡ班班長と連携し訓練のスムーズな
　　　　　　　　　　　　　進行を図る。
　　　・写真撮影　　　　荻原役員、Ａ班に同行し記録写真を撮影
　　　・交通整理担当　　星野役員。自治会から1名、理事会から1名専任が良い。
　　　　　　　　　　　　17日に提案。
　（３）事前打ち合わせ
　　　9月17日（土）10:00～、集会室
　　　理事会、防災委員会、自治会合同のミーティング
　　　訓練の確認、人数確認、参加賞の袋詰め、発電機動作確認他
７．区民運動会について
　実行委員長　河本役員
　9月25日（日）開催。第五葛西小学校。
　【スケジュール】
　　9/4(日) 　　　　　参加アンケート印刷配布（アンケートの作成は河本役員）
　　　　　　　　　　　宇喜田・小島地区自治連絡協議会運動会ポスター掲示（関根役員）
　　9/16(金)　　　　　参加アンケート締め切り
　　9/17(土) 15:00　　臨時運営会議（集計人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　　　　　　　　　　　参加者へ当日案内配布（関根役員作成担当）
　　9/24(土)　　　　　運動会前日準備、町会・自治会対抗競技メンバー表提出
　　　　　　　　　　　自治会当日搬出物の準備
　　9/25(日)　　　　　運動会当日
　　9/25(日)　　　　　参加者へのアンケート実施
　【事前準備】
　（１）食材調達
　　　①おやつ、飲み物
　　　　袋菓子（塩瀬役員）
　　　　ジュース・お茶をまとめて2ℓ6本（加藤役員）
　　　　バナナ5房、梅干し2パック（男性役員9/24購入）
　　　②昼食
　　　　あわじに手配。子供用も手配。（小野役員）
　　　　昼食用お茶500ml人数分（塩瀬役員）
　（２）会場設営機材準備
　　　①テント
　　　　テント2張り（自治会備品）
　　　②机・椅子
　　　　机8、椅子20（集会室）
　　　③敷物
　　　　ゴザ（2畳サイズ）2枚購入（塩瀬役員担当）、ブルーシート1枚（自治会備品）
　　　　ダンボール適当枚数。管理人さんに依頼する。
　（３）運動会用備品準備
　　　①プラカード
　　　　縦、横（自治会備品）
　　　②ゼッケン
　　　　ビブス30（自治会備品）
　　　③綱引き用軍手
　　　　滑り止めのイボ付きの軍手5束を準備（自治会備品）
　　　④掲示板
　　　　コルクボード１（自治会備品）
　　　⑤掃除用具
　　　　箒２～３、塵取２、トング5（自治会備品）
　（４）テント内備品準備
　　　①ペン・マジック
　　　　2～3本（自治会備品）
　　　②雑巾・テーブル用布巾
　　　　2～3枚（自治会備品）
　　　③手拭き（ウエットティシュ）
　　　④紙コップ
　　　⑤ガムテープ（または養生テープ）（３巻）
　　　⑥ゴミ袋
　　　　ゴミ袋5～6枚（塩瀬役員）
　（５）機材搬送の準備
　　　①レンタカー手配
　　　　9月25日（日）のレンタカー1台予約（中久木役員）
　（６）区への提出物
　　　①メンバー表
　　　　町会・自治会対抗競技メンバー表の作成（河本役員）
　（７）広報
　　　①参加アンケート
　　　　各戸配布のお知らせ作成（河本役員）済
　　　②運動会ポスター
　　　　宇喜田・小島地区自治連絡協議会運動会ポスター２枚入手（関根役員）済
　　　③当日案内
　　　　参加者へ配布する当日のご注意等作成（関根役員）
　　　④大会プログラム
　　　　参加者へ配布する運動会プログラム20入手（関根役員）済
　　　⑤参加者リスト
　　　　参加者リスト（河本役員）9/17
　　　⑥対抗競技必勝ノウハウ集
　　　　対抗競技参加者へ配布する必勝ノウハウ集（河本役員）済
　【当日作業】
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）　6時45分出発予定
　　　・早朝準備（テント等の機材、食材の搬出、現地での運動会会場設営）
　　　　→　例年通り、早朝から準備する。
　　　　　　機材運搬についてはレンタカーにて対応（6時半から7時）（中久木役員）
　　　・荷造り出来次第出発（6時45分目処）。搬出物は前日までに整理しておく。
　　　＜雨天の場合＞
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）
　　　・関根役員から、大会本部（現地）の運動会実施について中久木役員へ連絡。
　　　・中止の場合、7時に掲示板に掲示する。
　　　　レンタカーは当日キャンセルする。
　　　・雨天実施の場合、30分遅れで準備開始。
　【当日運営】
　　　①参加者サポート
　　　　・男性役員が運動会役員を担当している為、女性役員（小野役員。加藤役員）
　　　　　が中心となってテント内の参加者をサポート
　　　　・当日の運営係（参加された方で分担して）として競技係×２名、食事係×２名程度を
　　　　　お願いする必要あり
　　　②運動会役員の担当と会場整理係について
　　　　・運動会役員担当
　　　　　審判部審判係　1名　→　届け出：河本役員　→　中久木役員に交替
　　　　　準備部　　　　1名　→　届け出：佐藤役員　→　河本役員に交替
　　　　　招集誘導部　　1名　→　届け出：佐々木役員（交替無し）
　　　　　会場整理部　　1名　→　届け出：星野役員
　　　　・会場整理係について
　　　　　星野役員だけで担当するのではなく、役員で交代して担当。誰かが必ず参加。
　　　　　午前は星野役員→佐藤役員、午後は関根役員→佐々木役員
　　　③開会式直後の案内
　　　　開会式直後、競技開始前に役員から各種案内を実施（担当　加藤役員）
　　　　・全体の諸注意
　　　　・競技参加の仕方
　　　　・テント内の暮らし方（飲み物、おやつ、子供用おやつ（10時に配布）、昼食）
　　　　・スタッフの紹介
　＜今後の予定＞
　　　①本日
　　　　・参加アンケートの印刷と、全戸配布（9/4本日）
　　　　・協議会運動会ポスターの掲示2枚(9/4)
　　　②9月17日（土）15:00～臨時運営会議　バームルーム
　　　　参加アンケートの回収結果を受けて
　　　　・弁当の手配数決定
　　　　　→　あわじへ発注（小野役員）
　　　　・おやつ、飲み物の数決定
　　　　　→　食材の手配（塩瀬役員）
　　　　　　　おやつはお弁当のキッズの数とは違うので集計の方法を別にする
　　　　・参加希望を基に競技エントリー者を決定（案作成：河本役員）
　　　　　→　町会・自治会対抗競技メンバー表作成（河本役員）
　　　　　　　参加者リスト作成（河本役員）
　　　　・参加者への当日案内配布（原稿作成：関根役員）
　　　　・参加者への大会プログラム配布
　　　③9月24日（土）前日準備
　　　　第五葛西小学校での前日準備作業担当
　　　　・13:00会場設営（3～4）　　関根役員、河本役員、星野役員
　　　　・14:00賞品仕分け（4～5）　小野役員、加藤役員、佐々木役員、中久木役員
　　　　　買い出し　・・・　バナナ5房、梅干し２パック
　　　④9月24日（土）搬出物準備
　　　　当日の搬出物を整理しておく
　　　　机の脚先の砂詰まり防止の為、搬出する机の脚先をガムテープで塞ぐ。
　　　　購入品等は23日までに準備し、運動会用が分かる様に保管
　　　⑤参加者へのアンケート実施
　　　　・アンケートの準備（河本役員）
　　　　・アンケートの実施と集計
８．いも煮会について
　実行委員長　佐々木役員
　（１）開催日時
　　　10月23日（日）12:00〜14:00開催
　（２）入場料
　　　居住者　　　成人200円　未成年100円　未就学児 無料
　　　居住者以外　成人300円　未成年100円　未就学児 無料
　　　　　　　　　いも煮食べ放題（売り切れ御免）
　　　　　　　　　ソフトドリンク、酒類は飲み放題（酒類は持込み歓迎とする）
　その他詳細は次回検討。

次回開催
10月度運営会議 平成28年10月2日（日）13:00～15:00　バームルーム（予定）

以上