2011年9月度運営会議議事メモ

[414関根]

2011年9月度自治会運営会議議事メモ
平成23年9月4日
開催日時：平成23年9月4日（日）　13時～15時00分
会場：当マンション　集会室
出席者：（敬称略）　関根、佐々木、塩瀬、中久木、加藤、河本（書記）（６名）
欠席者：（敬称略）　高木、荻原、小野
資料：①2011年9月度自治会運営会議事内容

１．区・自治連から
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第二回実行委員会の開催
　　　8月23日（火）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題①競技種目・内容について
　　　　　　②運動会実行体制について
　　　　　　③各部の仕事内容について
　　　→　関根役員が出席しました
　（２）宇喜田・小島地区区民運動会全体会の開催について
　　　9月5日（月）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題①前日準備について
　　　　　　②注意事項について
　　　　　　③ポスター等の配布
　　　　　　④各部に分かれての打ち合わせ
　　　運動会役員の方も出席ください
　　　→　関根役員出席予定、運動会参加費7,800円立替払い
　（３）葛西地区自治会連合会　定例会開催について
　　　9月7日（水）19:00～　葛西健康サポートセンター3階集会室4･5･6
　　　議題①第36回葛西まつりについて
　　　　　　②自治連研修について
　　　→　可能であれば出席（関根役員）
　（４）西葛西小学校わくわくずもう（学校公開）のご案内
　　　9月17日（土）8:30～12:00（すもうのみ参観可）
　　　会場　西葛西小学校　晴天時：土俵・校庭
　　　　　　　　　　　　　　　　　雨天時：体育館・会議室・フリールーム
　　　次第　8:30～8:35　開会式
　　　　　　　8:40～10:00　１、３、５年生すもう大会
　　　　　　　10:20～11:50　２、４、６年生すもう大会
　　　　　　　11:50～1200　閉会式
２．地域会議参加報告
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第二回実行委員会決定事項
　　　8月23日（火）に開催された実行委員会での決定事項は以下のとおり。
　　　　①前日準備について（10月1日（土））　第六葛西小学校
　　　　　賞品関係準備とグランド関係準備は13:00開始とする。
　　　　　11:00頃、市場から荷が到着するので、各町・自治会から1名程度、受け取り対応に
　　　　　出して欲しい。→関根役員が対応する。
　　　　②運動会分担金について
　　　　　昨年同様、
　　　　　分担金　＝　共通分担金（￥6,000）＋（世帯数×@10×0.18）　とする。
　　　　　バームハイツの分担金は7,800円。次回全体会の際に納付する。
　　　　③競技内容について
　　　　　・「煎餅くい競走」は出場希望者が多く、フリーと言いながら出場をあきらめて
　　　　　　もらっている。
　　　　　　⇒　今回から、フリーではなく出場券制に変更。
　　　　　　　　25レース×8コース=200人分の出場券を各町・自治会に配付する。
　　　　　・「100m200m競走」に飛び入りで役員（中学生）レースを入れるのは混乱する。
　　　　　　⇒　はじめから、役員用のレースを入れておく。
　　　　　・「宝さがし」は目の前のカードを取るだけで、お仕着せの感あり。
　　　　　　⇒　カードを廃止し、直接賞品を取りに行く形に変更する。
　　　　　・「町自治会対抗玉のこしレース」に親子で参加したいと言う希望有り。
　　　　　　⇒　対象　一般男女（５０歳以上）を（３０歳以上）に変更する。
　　　　　・「町自治会対抗４００メートルリレー」の第３走者：５０才以上の参加者がおらず、棄権が多い。
　　　　　　⇒　第３走者を４０才以上の男性あるいは女性に変更
　　　　④プログラム順について
　　　　　・「町自治会対抗玉のこしレース」「町自治会対抗４００メートルリレー」の両方に
　　　　　　出場する選手がおり（出場者不足のため）、間に他の競技があると有難い。
　　　　　　⇒　「ラムネ飲み競走」と「町自治会対抗つなひき」、「町自治会長スプーンレース」
　　　　　　　　と「町自治会対抗玉のこしレース」の順を入れ替える。
　　　　⑤運搬用車の駐車場について
　　　　　・各町自治会、１台分のスペース確保できるよう第６葛西小学校にお願いする。
３．管理組合との植栽に関する打ち合わせ
　8月12日に打ち合わせ開催し、植栽管理について認識合わせを行った。
　詳細は、議事メモご参照。
　　　→本日の理事会で、エントランス植栽管理について日比谷花壇から長谷工に引き継がれた
　　　　作業内容（水遣り等）にて管理しているが、実際に誰がどの部分を植栽・管理するかが曖昧
　　　　なので、日比谷花壇・自治会・管理人の業務分担を長谷工コミュニティに文書化してもらい、
　　　　次月報告してもらう事になった。長谷工高橋氏が資料（案）を作成する。（塩瀬役員）　
４．平成23年 救急業務協力者に対する感謝状贈呈
　9月4日から10日まで、全国的に展開されている救急医療週間の一環として日頃から救急業務の
　発展に寄与、又は応急救護対策を積極的に推進している自治会に感謝状を贈呈したいとの案内
　が葛西消防署からあり。贈呈式の詳細は以下のとおり。
　　　日時　9月9日（水）10:00～11:45
　　　場所　葛西消防署　１階防災教室
　　　→塩瀬役員が出席する。
５．運動会（10月2日）の進め方について
　スケジュール
　　　9/5(月)　　　　　　　宇喜田・小島地区区民運動会全体会議
　　　9/11(日) 14:00　　アンケート印刷配布。（アンケートの作成は河本役員）
　　　9/24(土)　　　　　　アンケート締め切り
　　　9/25(日) 16:00　　臨時運営会議（集計人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　（１）準備
　　　・アンケートの準備と配布　　→河本役員がアンケートを9/11までに作成。
　　　・運動会当日朝の搬出物の洗い出し
　　　　【搬出物】
　　　　机　　　　6（当日朝準備）
　　　　椅子　　16（当日朝準備）
　　　　ゴザ　　　　　　　2枚
　　　　ブルーシート　　1枚
　　　　ダンボール　　適当枚数（ゴミ置場もしくはローソンから調達）（前日準備）
　　　　テント　　　　　　一式
　　　　ビブス　　　　　　30
　　　　おやつ（菓子）　加藤役員
　　　　飲み物（昼食用500ml人数分、2ℓ3本）　塩瀬役員
　　　　プラカード　　　　たて、横
　　　　掃除道具　　　　箒：２～３、塵取：２
　　　　ゴミ袋　　　　　　５～６枚
　　　　コルクボード　　　１
　　　　わかめスープ調理　　一式（コンロ、ボンベ、やかん、カップ、わかめスープ）
　　　　　　　　やかん（3ℓ）は加藤役員、カップ、わかめスープは塩瀬役員
　　　　バナナ（5房）　男性役員（10/1購入）
　　　・当日の運営係
　　　　競技係×２名　　　　食事係×２名
　　　＜今後の予定＞
　　　・ポスター掲示
　　　　9月5日の全体会議にて協議会からのポスター受領予定。受領後掲示予定。（関根役員担当）
　　　・参加者への案内状（注意事項など）準備。（関根役員担当）
　　　＜アンケートの回収結果を受けて＞
　　　・競技エントリー者の決定/弁当、飲み物等の手配
　　　　①参加希望を基に競技エントリー者を決定
　　　　②昨年は、あわじに弁当（735円×20名）、「一福」におにぎり弁当（500円×6名）を発注。
　　　　　　→今年は、あわじに弁当、おにぎり弁当ともに発注する。（小野役員手配）
　　　　　　飲み物は、ペットボトルのお茶のほかに、ワカメスープを準備。
　　　　　　量は参加者数を見て決定。（塩瀬役員手配）
　　　　③袋菓子、果物等（バナナ）を準備する（運動会前日迄にバームルームに）。量は参加者数を見て決定。
　　　　④当日の会場運営担当の決定
　　　　⑤机、いす、食料以外の搬出物整理（集会室へ）
　　　・賞品仕分け・前日準備への参加
　　　　10月1日（土）13:00第六葛西小学校
　　　　賞品関係準備　　　可能であれば、小野役員
　　　　グランド関係準備　関根役員、中久木役員、佐々木役員、河本役員
　　　　11:00からの賞品受け取り対応　関根役員
　（２）当日運営
　　　・集合時間　6時30分（エントランス）　6時45分出発予定
　　　・早朝準備（テント等の機材、食品の搬出、運動会会場設営）
　　　　→　例年通り、早朝から準備するが、機材運搬についてはレンタカーにて対応
　　　　　　（6時半から7時）（中久木役員担当）
　　　・荷造り出来次第出発（6時45分目処）。搬出物は前日までに整理しておく。
　　　・参加者サポート（小野役員、加藤役員）
　　　＜雨天の場合＞
　　　・集合時間　6時30分。
　　　・関根役員から、大会本部（現地）の運動会実施についての中久木役員へ連絡。
　　　・中止の場合、レンタカー、弁当の手配をキャンセルし、参加予定の住民に中止の旨、連絡。
　　　・実施の場合、３０分遅れで準備開始。参加予定の住民に実施する旨、連絡。
　（３）昨年度振り返り
　　　◎　開催当日に出た意見としては
　　　　①ゼッケンが目立って良かった
　　　　②マンション以外の方が来て活躍して頂いた
　　　　③長げたは靴を履くと入らない。次回は靴を脱いでいたほうがいい
　　　　④中学生が来てくれた
　　　　⑤バナナは好評だった
　　　　⑥得点種目を埋めることができ、得点アップにつながった
　　　◎　反省、見直す点としては
　　　　①荷物を置く場所として机がもう一つ欲しかった
　　　　②ポットにお湯がなかった
　　　　③ゴザの上の座卓を置いても良い
　　　　④キーマンとなる女性（奥様方）の参加が（他の奥様を巻き込める人）肝心
　　　　⑤普段からの自治会からの働きかけ、活動が必要かどうかの見極め
　　　　⑥写真を掲示する
　　　　　→写真を掲示することには個人のプライバシーもあり抵抗感がある。
　　　　⑦写真の手渡し等の運動会を行った事を広くアピールし次回につながるフォローが必要
　　　　　→写真をプリントし、個別に配布した。
　　　　　今年も実施する。（中久木役員、河本役員）
　　　　⑧わかめスープを使用しなかった
　　　　⑨管理組合の理事会と日程が重なり、理事の出席はできなかった。次回からは、自治会の
　　　　　行事と重なる場合は、理事会日程を変更していただくことも必要と考える
６．区内めぐり・バス旅行について
　区内めぐりは25名以上のバスで実施。
　区内めぐり・団体コース（区のホームページより）
　　　区民施設や名所・史跡をバスで巡り､区民ガイドがご案内します。1団体で25名以上の方
　　　がお集まりになれば、見学場所を選んで実施できます。町会・PTA・サークルなどのグループ
　　　でお申込みください。
　　　日程と人数が決まりましたら、バスの予約をお取りして、コースなどのくわしい打ち合せを
　　　させていただきます。お申し込みは、毎月15日に翌月分を締め切らせていただきます。
　　　見学にかかる費用は､食事代や施設の入場料などの実費のみです。
　　　当日は、ご希望の集合場所までバスがお迎えにまいります。
　江戸川区の保養所を自治会での研修旅行として使ってはどうか。
　穂高荘・塩沢荘（区のホームページより）
　　　穂高荘　宿泊料（1泊2食3人で利用で） 7,675円
　　　　　　　　穂高号利用料金 6,000円
　　　　　　　　土日の一泊あり
　　　塩沢荘　宿泊料（1泊2食3人で利用で） 7,500円
　　　　　　　　塩沢号利用料金 6,000円
　　　　　　　　土日の一泊あり（少ない）
７．防災活動
　実地訓練・・・防災訓練　　2月実施予定（管理組合）
　　　　　　　・・・ＡＥＤ訓練　リース先から別途予定
　勉強会　・・・江戸川区の防災・災害対策について　11月13日午前予定で手配（塩瀬役員）
　　　　　　　　11月13日は、いも煮会（午後）
　震災時活動マニュアル・・・関根役員、荻原役員、塩瀬役員、小野役員、加藤役員
　中央区のマニュアル策定の手引きを参考に進める
８．その他
　（１）健康講座を10月17日（月）午前に実施予定。
　　　9月9日にサポートの先生と事務局が見学。（バームルーム：小野役員、加藤役員）
　（２）バームルームの追加備品（テーブル、プロジェクタ等）については12月理事会で案が出る予定。

【今後の日程】
　9月度グリーンレンジャー　9月10日（土）9:00～
　アンケート印刷配布　9月11日（日）14:00～（アンケート締め切り9月24日（日））
　臨時運営会議　9月25日（日）16:00～（人数確定、出場者エントリ、弁当手配）
　区民運動会準備　10月1日（土）11:00,13:00第六葛西小学校
　区民運動会　10月2日（日）6:30　第六葛西小学校
　10月度運営会議　10月9日（日）13:00～15:00　集会室（予定）
　健康講座 　10月17日（月）午前
　防災勉強会　11月13日（日）午前
　いも煮会　11月13日（日）13:00～
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上