2015年2月度運営会議議事メモ

[414関根]

2015年2月度自治会運営会議議事メモ
平成27年2月1日
開催日時：平成27年2月1日（日）13時～16時30分
会場：当マンション　バームルーム
出席者：（敬称略）塩瀬、高木、佐々木、荻原、小野、加藤、星野、中久木、河本、関根（書記）
資料：①2015年2月度自治会運営会議事内容
１．区・自治連から
　（１）第１回避難所運営協議会のお知らせ
　　　1 月10日（土）11:00～12:00　葛西小学校２階図書室
　　　内容　運営組織の確認
　　　　　　避難所開設訓練について
　　　→　河本役員、関根役員出席
　（２）西葛西中学校より授業公開のご案内
　　　1月28日（水）13:40授業開始（～16:30）　西葛西中　教室・体育館
　　　授業公開と説明会を開催
　（３）平成27年町会・自治会役員表彰式の開催について
　　　2月1日（日）10:30開会　江戸川区総合文化センター大ホール
　　　関根役員が現役10年役員、佐々木役員、中久木役員が現役5年役員で受賞
　（４）「新川千本桜の会」理事会の開催について
　　　2月4日（水）19:00～　葛西区民館3階講座講習室
　　　内容　新川さくらまつりについて
　　　　　　新川千本桜事業の進捗状況等について
　　　　　　さくらシンポジウムについて
　（５）卓球大会の開催について（ご案内）
　　　2月22日（日）葛西第二中学校　体育館　団体戦・混合ダブルス
　　　2月10日（火）19:00～主将会議　葛西健康サポートセンター3階集会室第5
　　　参加希望チームは、参加費を持参のうえ、必ず主将会議に出席
　　　参加費　3,000円／１チーム
　　　同封の申込用紙に記入の上、2月6日（金）までにFAXで申込
　　　→　申し込みしない
　（６）葛西防犯協会新年懇親会のご案内
　　　2月26日（木）17:30受付18:00開宴　タワーホール船堀2階桃源の間
　　　会費10,000円
　　　同封の葉書で2月9日（月）までに出欠を返信
　　　→　欠席で返信
　（７）平成27年度「環境をよくする運動功労者表彰」被表彰者の推薦について（依頼）
　　　「第45回環境をよくする運動中央大会」（6月6日（土）10:30開会
　　　江戸川区総合文化センター大ホール）にて表彰する該当者１名の推薦を依頼
　　　2月13日（金）までに推薦者1名の推薦書を記載し返信
　　　→　河本役員を推薦
　（８）「えどがわ統計ニュース」の送付について
　　　本年10月に５年に１度の国勢調査が実施される。
２．地域会議等への参加報告
　（１）第１回避難所運営協議会
　　　1月10日（土）11:00～12:00　葛西小学校２階図書室で開催。
　　　河本役員、関根役員出席。
　　　会議次第
　　　　1.校長あいさつ
　　　　2.江戸川区危機管理室防災危機管理課防災係より
　　　　3.避難所運営協議会運営分担・顔合わせについて　校長
　　　　　・各自治会人員確認
　　　　　・避難所運営部の分担、任期ならびに順番について
　　　　　・活動部の役割分担について
　　　　4.避難所開設訓練における確認事項　校長
　　　　5.質疑応答
　　　議事メモ
　　　　①校長あいさつ
　　　　　・名簿を説明。総勢37名体制で避難所運営協議会が発足。
　　　　　・避難所開設の訓練について
　　　　　　　今年度中にシミュレーションの訓練は困難。
　　　　　　　協議会メンバが避難所を開設する迄の準備をきちっと理解し実際に
　　　　　　　やってみる事が大事と考える。
　　　　　　　後ほど説明する避難所開設確認事項集をもとに、次回協議会で避難
　　　　　　　所開設をやって見る事を通して体験して頂きたいと考えている。
　　　　　　　シミュレーションの訓練は来年度中に実施したい。
　　　　②鈴木協議会長あいさつ
　　　　　・皆さんの知恵を生かして実際に動けるアイデアを出していきましょう。
　　　　　　出来ると言う方向で。ご協力をお願いします。
　　　　③江戸川区危機管理室防災危機管理課防災係山本係長より
　　　　　・宇喜田・小島地区では、宇喜田小学校、第三葛西小学校に続いて3校目。
　　　　　　早い動きで立ち上げられた。継続して支援する。
　　　　④避難所運営協議会運営分担・顔合わせについて　校長
　　　　　・各メンバからの自己紹介。
　　　　⑤避難所開設訓練における確認事項　校長
　　　　　・校長より主旨説明
　　　　　　　学校の教職員、あるいは区の指定職員が避難所開設する事にはなって
　　　　　　　いるが、避難所を運営出来る状態に協議会の皆様の力で持っていって
　　　　　　　欲しい。その為、避難所運営に入る前にどの様に避難所開設されて行く
　　　　　　　かを知っておいてほしい。3月に訓練したい。
　　　　　・資料に沿って説明
　　　　　　今後、PTAの協力を得てシミュレーションの訓練も進めて行きたい。
　　　　　　HUGとは避難所運営ゲーム。机上でのイメージトレーニングの為のもの。
　　　　⑥区の防災係から
　　　　　・防災井戸として、27年度から5ヶ年計画で区内の全ての小中学校に設置する
　　　　　　予定。用途は生活用水。
　　　　　・避難所の飲料水は受水槽に備蓄。ペットボトルの備蓄はない。
　　　　⑦質疑応答（含要望）
　　　　　・上空から見て西葛西小学校と分る設備（例えば屋上に上から見える看板を設置）
　　　　　　を考えて欲しい（区への要望）。他地域からのヘリが容易に見つけられる様に。
　　　　　　→教育委員会と連係をとって考える。
　　　　　・実際に活動班が機能する為には、避難者にも協力頂く必要がある。その為の
　　　　　　簡易な手順書を整備して行く必要性を感じる。他の避難所協議会に前例有れば
　　　　　　連携して欲しい。
　　　　　　→区より参考事例として紹介する。
　　　　　・この付近のマンション、一戸建の居住者数を事前に知っておかないと，災害発生
　　　　　　時の状況を想定出来ない。また防災組織がしっかりしているかどうかも情報とし
　　　　　　て欲しい。ここ迄は自前でと言う線引きが必要では。こういう事も気にかけ整備
　　　　　　して行く必要性がある。
　　　　　　この地域はマンションが多いので、対応する組織（管理組合・自治会）があるの
　　　　　　でまとめ易いのでは。
　　　　　　行政で住民の数の情報を出して欲しい。
　　　　　　→行政で捉えている住民数を提供する。
　　　　　・大災害の場合、自分たちの対応が優先される。今回のメンバは組織の長が出てきて
　　　　　　いるが大丈夫？
　　　　　　→その点を考慮して、組織の長以外の方がメンバとなっているケースもある。
　　　　　・西葛西小学校への避難者収容数は？
　　　　　　→300人。マンションは自宅避難者。避難所利用者は戸建と帰宅困難者。
　　　　　　　学校が一杯となった場合は、他の区の施設も避難所として開放。
　　　　　・協議会メンバは地域の意識を高めて行く役割ももっていると感じている。
　　　次回3月7日（土）11:00～
３．会計報告
　（１）銀行口座入出金
　　　1月29日現在預金口座残高1,534,918円
　　　1月度の入出金
　　　　入金　振込　　株式会社東京葬祭　バーム新年会、バームの餅つきへの寄付金
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　60,000円
　　　　　　　振込　　管理組合から振込　　　　　　　　　　　232,390円
　　　　　　　（内訳）
　　　　　　　　第29期コミュニティ費(第29期上半期)　　　　　250,000円
　　　　　　　　第29期コピー機使用料(第29期上半期)　　　　　-17,070円
　　　　　　　　（使用数）
　　　　　　　　　モノクロ　1,702枚　　17,020円
　　　　　　　　　カラー 　　1枚　　　　50円
　　　　　　　　振込手数料　　　　　　　　　　　　　　　　　-540円
　　　　出金　支払機　自治会運営会議手元現金　　　　　　　　200,000円
　（２）手元現金
　　　175,469円
４．バーム新年会振り返り
　（１）開催日時
　　　・平成27年1月11日（日）12:00～16:00
　（２）開催内容
　　　①鏡開き
　　　　・参加費無料
　　　　・会場：集会室
　　　　・開催時間：12：00～13：30頃（売り切れ次第終了）
　　　　・内容
　　　　　お汁粉、お茶のふるまい、お子様向けお菓子のお年玉
　　　②新年顔合わせ会
　　　　・参加費無料
　　　　・会場：バームルーム
　　　　・開催時間：14：00～16：00
　　　　・内容
　　　　　各種団体（理事会、自治会、子供会、ペットマナー向上の会、
　　　　　自治会認定サークル等）を中心とした住民同士の新年顔合わせ会。
　　　　　原則、大人のみの会。
　（３）参加者数
　　　①鏡開き
　　　　30世帯57名
　　　　居住者55名（大人：32、子ども：21、幼児：2）
　　　　居住者外2名（大人：1、子ども：0、幼児：1）
　　　②新年顔合わせ会
　　　　28名（うち個人参加4名：サポータ、管理人さん夫妻を除く）
　（４）費用
　　　66,309円（予算50,000円）
　（５）アンケート結果
　　　①鏡開き（回答数6、配布数21、回収率29％）
　　　　もう少し広いスペースが欲しかった
　　　　お汁粉だけでない方がより楽しめた。（お手間がかかるでしょうが…）
　　　　集会室に入りにくい方もおられると思う。エントランスに開いてはいかがか？
　　　　いつも楽しませて頂き感謝しています
　　　　自治会の方々のご努力に感謝しています
　　　　季節ごとにさまざまイベントをご準備いただき感謝です。エントランスの飾り等、
　　　　季節ごとに楽しみにしています
　　　②新年顔合わせ会（回答数６、配布数15、回収率40％）
　　　　各チームのユニークさをご紹介頂き、大変興味深く感じました。
　　　　大変素晴らしい催しです。今後とも可能な限り楽しく参加させて頂きます、
　　　　自治会の皆様の献身的、積極的かつ温かさを感じます。まさに「和力（ワリキ）」
　　　　を実感します。今後ともよろしくお願い申し上げます。
　　　　今回の料理は多すぎたのではと思います。
　　　　役員以外、一般住民の参加を期待したいです。
　　　　どうしても出て来る方が決まってしまっているような感じがします。
　　　　中々、普段出て来ない方を引き込むのは難しいのでしょうね。色々な方がいます
　　　　からね。役員の方々には、お疲れ様です。ありがとうございます。と申し上げます。
　　　　団体に所属されている方々は参加しやすいと思いますが、一般参加者の方は参加され
　　　　にくいように感じられます。ご検討ください。
　（６）ご協力いただいた皆様
　　　①サポータ
　　　　1007清水さん、1105鹿毛さん、207佐藤さん、204近松さん、807上田さん、
　　　　417田村さん、609脇谷さん
　　　②差し入れ
　　　　417田村さん、807上田さん、812小野さん、1111追川さん、中平さん
　　　ご協力、ありがとうございました。
　《振り返り》
　　　・各団体のスピーカーが話し過ぎで食べる暇がなかった。その為お料理が余った。
　　　　懇親タイムがなかった。
　　　　同じ人が何回もお話していた。代表者のみにするとかにした方が良い。
　　　　→　各団体代表者一人に挨拶してもらう。メンバは代表者から紹介する程度。
　　　　　　お食事タイムを設ける。
　　　・鏡開きと新年会を一緒にやるのが大変。分けたほうがいいのでは。鏡開きと
　　　　もちつきで分ける必要があるか。
　　　　→　《鏡開きについて》
　　　　　　　鏡開きはやったほうがいい。伝統行事を子供たちに伝える場として必要。
　　　　　　　1月7日に近い土日で実施。（1月7日は松の内の最終日、一般的には11日
　　　　　　　に行われるとの事）
　　　　　　《新年会について》
　　　　　　　鏡開きと新年会は別途実施。新年会は１月下旬でも良いのでは。
　　　　　　　団体が昨年度と一緒。どこかの団体に入っていなくては参加しづらい。
　　　　　　　各団体代表者にご招待状を出す。他の人は一般と同じにする。団体内部
　　　　　　　で動員するかどうかは団体に一任。（参加者名簿の提出を求めない）
　　　　　　　注）去年の新年会より
　　　　　　　　①参加者の確保
　　　　　　　　②バームハイツのコミュニティを構成する各団体の顔合わせの機会を
　　　　　　　　　作ることにより、コミュニティ活動の横連携・活発化を図る
　　　　　　　を目的に形式を変更。効果はあったが、別の問題が出てきている。
　　　　　　《餅つきについて》
　　　　　　　　新年会を１月下旬にすると、２月初頭の餅つきが日程的に厳しくないか。
　　　　　　　　もちつきは12月にやるもの。
　　　　　　　　今度の餅つきのように業者にかなりの部分を任せる内容にすれば12月
　　　　　　　　でも実施可能かもしれない。
５．餅つきについて
　実行委員長　中久木役員
　（１）開催日時
　　　・2月8日（土）、11:30～13:30
　（２）開催場所
　　　エントランス（もちつき）、集会室（食事）
　（３）開催内容
　　　餅つき・・・業者委託する。石臼で3臼（210個 3×70）、費用9万円（税込み）、
　　　　　　　　　イベント２時間以内、業者スタッフ２名。餅をつくのは住民。
　　　トッピング・・・①あんこ､②きな粉、③のり・醤油の３種。「大根おろし」はやめる。
　　　　　　　　　１人前各トッピングの３個（70人分）で１皿１セットとする。
　　　飲み物・・・お茶（ペットボトル）のみ。
　　　つきたて餅の振舞いは整理券を作って、一人一回まで。整理券は受付時に配布。
　　　参加された方のみに配布。（館外の方もOK）
　　　料金は無料とする。
　　　もちつきする人は、大人のサポートが必要。
　　　売り切れごめんにする。
　（４）会場設営
　　　①エントランス前（餅つき）・・・キャノピーの下、机１個と臼の下に段ボールを敷く。
　　　　受付を玄関ホール内（管理人室前）にする。机２個。
　　　　管理人に依頼する事項：段ボール、駐車禁止、業者の車の場所確保
　　　②集会室（つきたて餅の振舞い）
　　　　餅をつく　→　集会室にもってくる　→　トッピング調理　→　整理券と交換で配布
　　　　食事用の島（机２個）を３つ作る。調理台（机２個）、流し側に設営。
　（５）事前準備
　　　・ソフトドリンク（お茶（業者持ち込み分・自治会所有の有り物））
　　　・紙コップ、ウェットティッシュ、（皿と箸は業者が用意）
　　　・ゴミ袋
　　　・食材？餅以外の食・業者準備外の餅トッピング・・・なし
　　　・受付簿（河本役員準備）
　　　・名札・ガムテープ・・・なし。役員はスタッフカードをつける。
　　　・餅振舞いの整理券（荻原役員準備）
　　　・BGMなし
　　　・場所の案内の掲示物（荻原役員）
　　　・スリッパなし
　　　・靴は玄関に並べてもらう。玄関が一杯になったら新聞紙を敷いて靴を
　　　　おいてもらう。靴用のビニール袋は使用しない。
　（６）当日準備
　　　・集合時間と準備内容、担当
　　　　　9:20 集合
　　　　　9:30 業者到着
　　　　　11:00 会場設営
　　　　　11:30 開始
　　　　　13:30 終了、片づけ
　　　　　14:00 反省会
　（７）当日運営担当
　　　・餅つき担当（中久木役員、中平管理人、大坂さん、河本役員、他）
　　　・餅の搬送担当（業者２名、餅つき担当兼務）
　　　・受付担当（受付・整理券渡し）（佐々木役員、高木役員）
　　　・配膳担当（塩瀬役員、小野役員、加藤役員）
　　　・集会室場内整理係（荻原役員、星野役員）
　　　・写真撮影（河本役員）
　（８）その他
　　　ボールペンがない。→購入する。
６．来期の植栽管理について
　1月15日に和光園さんに来館いただき、提案に対する不明点の質疑、要望等の
　伝達を実施。管理組合大阪理事長同席。
７．防災委員会から
　（１）防災グッズ
　　　・購入品は集会室書庫にプラスチックケースに収容し格納。
　　　・テレビについては災害時情報収集を主目的とし、娯楽用の高価なものは
　　　　購入しない。但し通常時も使用できるよう、格納せずに常設。壁掛け等
　　　　の固定はしない。
　　　・トランシーバーについては継続して情報収集。
　　　・非常用階段避難車については方針変更し、布製担架購入で検討しなおす。
８．備品の購入について
　（１）調達備品候補
　　　・会議運営用のPC
　　　　管理組合で保有しているPCは現状使用可能な状態になく、自治会では
　　　　寄贈PCを使用して会議の運営を行っている。管理組合と折半で新PCを導入
　　　　して会議の円滑化、その他の利用で活用したい。
　　　　→　Dellのノート型PC購入で進める。
　　　　パソコンの選定購入（河本役員、管理人さんへのトレーニング先生は荻原役員）
　　　・行事用テント
　　　　現行保有に加え、もう1張購入し、行事への参加者増に対応する。
　　　　→　1.5間×2.0間サイズで7万5千円程度
　　　　　　囲いがほしい。（塩瀬役員）
　　　・ブルーシート
　　　　現行保有のものは、劣化が進んでおり、丈夫なものを新調する。
　　　　→　価格的に廉価（数千円）であるため通常の経費で考える。
　　　　　　5m程度の大きめのもの。（荻原役員、星野役員）
　　　・タブレット端末
　　　　タブレット端末をバームルームに常設し、希望する利用者に貸与する。バーム
　　　　ルームのインターネット環境を十分に活用し楽しんでもらう。
　　　　→　候補　Apple　iPad Air 2 Wi-Fi 16GB（58,104円、税込み）
　（２）費用の目安
　　　・総額で30万円程度を見込みたい
９．消費者講座について
　実行委員長　塩瀬役員
　3月実施予定　→　今期は見送り

次回開催
　3月度運営会議　平成27年3月1日（日）13:00～15:00　バームルーム（予定）

以上