2009年8月度運営会議議事録

[414関根]

2009年8月度自治会運営会議議事メモ

開催日時：平成２１年８月２日（日）　１０時～１２時００分
会　　場：当マンション一階アスレチックルーム
出 席 者：（敬称略・順不同）
　大里、高木、塩瀬、中久木、関根
議　　題：
　（１）区・自治連からの連絡事項
　（２）地域会議参加報告
　（３）自治会活動保険について
　（４）三丁目のビアガーデンについて振り返り
　（５）運動会の進め方について
　（６）防災訓練について
　（７）防災計画について
　（８）年間計画について
　（９）備品購入について
配付資料：
　（１）2009 年8 月度自治会運営会議事内容
　（２）自治会通帳入出金明細
　（３）前期区民運動会ポスター
　（４）前期区民運動会のお知らせ
　（５）平成21年度自治会運営会議タイムスケジュール
協議内容：下記の通り。
１．区・自治連からの連絡事項
　関根会長から、行政・自治連関係の連絡事項の説明があり、協議の結果、次の通り対応していくことにした。
　（１）宇喜田・小島地区区民運動会第一回実行委員会の開催
　　　7月22日（水）19:00　北葛西コミュニティ会館2F集会室第三
　　　議題　①実行体制について②予算案について③今後のスケジュールについて
　　　→　関根会長出席した
　（２）平成21年度江戸川区総合防災訓練のご案内
　　　7月23日（木）8:45～11:10　江戸川区篠崎1丁目地先「江戸川河川敷」
　　　→　欠席した
　（３）宇喜田・小島地区区民運動会役員の選出について
　　　→　下記の内容で大会役員を選出
　　　　審判部審判係（1名）　　中久木役員
　　　　準備部（2名）　　　　　高木役員、河本役員
　　　　招集誘導部（1名）　　　佐々木役員
　　　　開場整理部（1名）　　　大里役員
　　　8月6日（水）までに同封用紙に記入の上、返信（関根会長担当）
　（４）環境を良くする運動清掃用具の助成（配布）希望調査について
　　　一斉美化運動や地域の清掃活動などに少しでも役立つため清掃用具
　　　（万年ボウキ、竹ボウキ、ちりとり、火バサミ、軍手）を無料配布
　　　→　万年ボウキ（短１）竹ボウキ（３）ちりとり（２）火バサミ（２）軍手（残）
　　　　　　て申し込む。
　　　8月20日（木）までに同封書類に必要数を記入の上、返信（大里役員担当）
　（５）第23回土建まつりのご案内
　　　8月22日（土）18:00～21:00盆踊り、8月23日（日）10:00～15:00
　　　船堀スポーツ公園
　　　→　欠席の予定
　（６）平成21年度「青い羽募金」運動への協力について（お願い）
　　　青い羽根募金
　　　海で遭難した人々の救助を行う民間ボランティア団体・社団法人日本水難救済会
　　　への活動資金援助のための募金
　　　募金運動期間　7月1日～8月31日
　　　募金目安　1,000円程度
　　　受付場所　葛西事務所地域サービス係（葛西事務所1階1番窓口）
　　　受付時間　平日8:30～17:00
　　　→　昨年同様、自治会から1,000円募金する（塩瀬役員担当）
２．地域会議参加報告
　（１）新川千本桜の会理事会（6月29日　欠席）
　　　後日、受領した配布資料より、下記内容の審議報告があった。
　　　平成20年度活動報告・会計報告
　　　平成21･22年度役員選出
　　　新川千本桜整備の進捗状況及び予定（土木部）
　　　賑わいづくりについて（土木部）
　（２）区長との懇談会（7月8日）
　　　区長より江戸川区の都市基盤整備の実績、計画等の話があった。
　（３）宇喜田・小島地区区民運動会第一回実行委員会の開催（7月22日）
　　　運動会日程　9月27日（日）　会場　第六葛西小学校
　　　予算　区補助金が減額　840,000円　昨年度　950,000円
　　　賞品費予算を若干減額　600,000円　昨年実績　644,427円
　　　会議日程等　第2回打合せ会　8月17日（月）19:00　葛西健康サポートセンター
　　　　　　　　　　　全体会　9月1日（火）19:00葛西健康サポートセンター
　　　　　　　　　　　賞品仕分け・前日準備　9月26日（土）第六葛西小学校
　　　　　　　　　　　　　　前日準備13:00～　賞品仕分け・のしつけ（時間未定）
　　　　　　　　　　　反省会　10月26日（月）19:00葛西健康サポートセンター
　　　運動会分担金　5,000千円（9月1日の全大会に持参）
３．自治会活動保険について
　自治会総合賠償責任保険（自治会活動保険）を例年通りの内容で契約
　（１）保険会社
　　　日本興亜損害保険株式会社
　（２）21年度分契約
　　　保険期間21年8月14日～22年8月14日
　　　保険金1億円/1事故
　（３）保険料
　　　35,100円　一時払い（7月27日支払い済み：自治会通帳入出金明細ご参照）
４．三丁目のビアガーデンについて振り返り
　（１）参加実績
　　　参加人数：１１７名、参加世帯：４８世帯
　　　居住者９９名（大人７６、子供１０、未就学児１３）
　　　居住者外１８名（大人１２、子供１、未就学児５）
　　　　ご参考　2008年
　　　　　　　　　　　参加人数：85名、参加世帯：44世帯
　　　　　　　　　　　居住者75名（大人63、子供12）
　　　　　　　　　　　居住者外10名（大人7、子供2、未就学児1）
　　　　　　　　　2007年　89名（44世帯）　
　　　　　　　　　2006年　84名（41世帯）
　　　　　　　　　2005年　123名
　（２）収支　収入：27,350円
　　　　　　　　内訳　　　入場料　　　　　11,200円
　　　　　　　　　　　　　　有料おつまみ　16,150円
　　　　　　　　　　　　　　　＊持ち帰り用の焼きそばは150円で販売
　　　　　　　支出：116,279円　（予算　130,000円）
　　　　　　　　内訳　　　ガムテープ　　　　　　　　380円
　　　　　　　　　　　　　　ビンゴ景品　　　　　　17,259円
　　　　　　　　　　　　　　食品、やきそば鉄板　43,341円
　　　　　　　　　　　　　　ドリンク代他　　　　　　10,959円
　　　　　　　　　　　　　　ビール代（70㍑）　　　44,340円
　（３）振り返り
　　　①飲み物について
　　　　＜ソフトドリンク＞
　　　　・コーラ、カルピスといった甘味、炭酸系に人気あり
　　　　・ウーロン茶、緑茶、ジュースは人気無し
　　　　・来期はサイダー、ファンタを試しても良いかもしれない
　　　　・量的（ペットボトル2㍑×10本）には良かった
　　　　・冷やし方が不十分であった（氷不足、もう少し早めに冷やす）
　　　　＜ビール＞
　　　　・ビールは60㍑で手配したが、足りなくなり10㍑追加した
　　　　・参加人数増と天候によるところが大きい
　　　　・途中でサーバの氷不足になったが、早めに酒屋に連絡し追加すれば良かった
　　　②食べ物について
　　　　＜焼きそば＞
　　　　・大成功であった。来年も継続実施
　　　　・肉を入れない味付けが、シンプルでよかった。キャベツもおいしかった
　　　　＜から揚げ、フランクフルト＞
　　　　・各50食程度の量に減らしたが、適量であった
　　　　・今年のから揚げの調理法は手が掛かったが、味の評判は良かった
　　　　＜おにぎり＞
　　　　・当初米10合で予定したが18合分準備した
　　　　・雑穀入り10合、白米8合の割合とした。ほぼ適量であった
　　　　＜有料おつまみの販売について＞
　　　　・おつまみの手渡しと会計の担当を分けた運用が良かった
　　　　・来期は支払いとおつまみの手渡しに間違いが無い様、簡易な食券による
　　　　　引き換えを検討する
　　　③会場について
　　　　・太陽の移動に伴い、エントランス屋根の日陰の部分が移動し日射で座れ
　　　　　ない座席ができてしまった
　　　　・受付場所も手狭であり、玄関ホールの中でも良いのではないか
　　　　・来期は配置について見直す
　　　④アトラクションについて
　　　　＜ビンゴゲーム＞
　　　　・景品の選定・買出しを担当役員に任せてしまうのは、負担が大きい
　　　　・事前に考え方を整理し分担することにし、準備の着手を早める
　　　　・目玉景品を決めたり、数を増やしてはどうか
　　　　・子供向けの景品内容でという考えもあるが、大人も景品を楽しみにしている
　　　　＜スイカ割り＞
　　　　・新規企画で大変評判が良かった
　　　　・来期も実施したい（天候にもよるが）
　　　　・食べるスイカは冷えているほうが良かった（冷えたものを別に用意？）
　　　⑤その他
　　　　＜参加者について＞
　　　　・今まで参加されていない居住者の参加が増え、若い人が多かった
　　　　＜事前準備物品の買出しについて＞
　　　　・女性役員任せにしていたが、多量のため運搬の負荷が大きい
　　　　・来期は買出し段取りを決め、男性役員も参加して実施するよう変更する
　　　　＜運営をサポート頂いた皆様＞
　　　　207佐藤さん　1005山口さん　618加藤さん　208山中ご夫妻
　　　　204近松さん　417田村さん　109佐々木夫人　315河原さん　801酒井さん
５．運動会の進め方について
　（１）準備
　　　・昨年掲示内容に若干手を加え第1段ポスター掲示（8月中旬、関根会長担当）
　　　・子ども会向けには、上田会長向けに参加依頼のレターを作成（関根会長担当）
　　　・運動会会場のビニールシートの上に敷くゴザの手配
　　　　→　3畳×2枚を購入する事とし、価格等の目星をつける（大里委員担当）
　　　・ゼッケン、プラカードの準備
　　　　→　ゼッケンは現状のもの（手書き）を使用。来期に向けて今年度中に購入
　　　　　　等を検討する。
　　　＜9月１日（火）の連絡協議会運動会全体会議の結果を受けて＞
　　　・9月6日（日）の運営会議にて内容確認の上、昨年と同様の運動会案内状
　　　　（参加希望のアンケートを含む）各戸配布。当日、自治会役員は運動会役員
　　　　業務対応のため手薄となるため、案内状にて合わせて当日運営のサポータ
　　　　を募る。回収期限は9月20日（日）。
　　　・協議会からのポスター掲示（9月1日受領）
　　　＜運動会案内状の回収結果を受けて＞
　　　・9月20日（日）13:00～臨時運営会議開催
　　　・競技エントリー者の決定
　　　・弁当、飲み物等の手配
　　　　→　昨年同様、あわじに弁当（大人525円）おにぎり2＋から揚げ（子供360円）
　　　　　　を発注。飲み物は、ペットボトルのお茶のほかに、スープを準備（コンロ、なべ
　　　　　　の準備必要）。量は参加者数を見て決定。
　　　・お菓子等の手配
　　　　→　袋菓子、果物等を準備する（運動会前日迄にアスレチックに）。量は参加
　　　　　　者数を見て決定。
　　　・賞品仕分け・前日準備への参加
　　　　→　9月26日（土）可能な方は、参加ください。
　（２）当日運営
　　　・早朝準備（テント等の機材、食品の搬出、運動会会場設営）
　　　　→　例年通り、早朝から準備するが、機材運搬についてはレンタカーにて
　　　　　　対応（中久木役員担当）
　　　・参加者サポート　→　サポータの参加を募る。（案内状にて）
　詳細については9月度運営会議で検討。
６．防災訓練について
　訓練内容については、防火管理者（219岩井さん）にて計画中
　概要は昨年と同様の、初期消火・通報訓練・応急救護（AED含む）ベランダ仕切りパネル破壊避難訓練と新たな企画として煙体験訓練を実施予定。
　また、参加賞としてレスキューシートを配布予定。
　詳細については9月度運営会議にて調整。なお、管理組合から連絡（または打ち合わせ）があり次第、お知らせします。
　（１）事前準備（想定）
　　　・消防署との調整　　　　　　　　　　　　防火管理者
　　　・ポスター準備・掲示　　　　　　　　　　自治会担当
　　　・防災訓練のお知らせ配布と回収　　　　　管理組合担当
　　　・近隣への告知　　　　　　　　　　　　　昨年は自治会で実施したが
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　管理組合へ移管
　　　・参加賞手配（100セット）　　　　　　　自治会担当
　　　・非常食準備（乾パンスープ）　　　　　　自治会担当
　　　・受付備品の準備 　　　　　　　　　　自治会担当
　（２）当日運営（想定）
　　　・机、ブルーシートの設置　　　　　　　自治会・管理組合協同
　　　・受付　　　　　　　　　　　　　　　　自治会・管理組合協同
　　　・訓練開始放送　　　　　　　　　　　　自治会・管理組合協同
　　　・参加賞配布　　　　　　　　　　　　　自治会・管理組合協同
　　　・非常食調理・配布　　　　　　　　　　自治会担当
　（３）昨年度の振り返りから
　　　・昨年度参加者　43世帯　60名　（一昨年は72名の参加）
　　　・一昨年より参加数が減った。（飲料水等の無料配布の効果はあまり無かった）
　　　・二組に分かれた運用は良かった。階で分けたので、ご近所の顔がわかった。
　　　　→　今年度も同様の方法で実施するよう調整する
　　　・以前実施した、防災ビデオを回しては？一日回し続ければ効果があるのでは
　　　　→　実施の方向で調整する
　　　・時間が早かった。今年は9:30開始であったが、例年通り10:00からで良いのでは？
　　　　→　10:00開始の方向で調整する
　　　・今回、当日配布したチラシを事前配布して自助の状況チェックをしてきてもらうのは
　　　　どうか？　→　実施の方向で調整する
７．防災計画について
　本日は、出席役員も少なく理事会と歩調を合わせる必要もあり、次回以降検討とした。
８．年間計画について
　自治会運営会議タイムスケジュールの、未決事項であった施策検討時期について検討した。
　（１）9月度施策検討
　　　・防災訓練、運動会の検討に時間を必要とするので「区内めぐり」は12月度の
　　　　検討項目とし、「防災計画」のみとする
　（２）10月度施策検討
　　　・「ごみ問題」が課題となってきているので、10月に検討する。「資産たな卸し」
　　　　は11月度の検討項目とする。
　　　＜ごみ問題についての意見＞
　　　・分別方法がきちんと理解されているのか。
　　　・分別廃棄方法の説明会を開いても、無関心層は出席しないので意味が無い。
　　　・日本語のみの掲示でよいのか。
　　　・きちんとできる様にするには、強化月間を設け役員で監視するぐらいやらな
　　　　ければ変わらないかもしれない。
　（３）11月度施策検討
　　　・「グリーンレンジャー」「クラブ活動」に加え「資産たな卸し」を検討する。
　　　・「資産たな卸し」は資産リストの整理、現物へのシール添付等の作業実施予定。
　（４）12月度施策検討
　　　・「勉強会企画」に加え「区内めぐり」を検討する。
９．備品購入について
　（１）購入希望電化製品：冷蔵庫（500㍑以上の業務用）、電子レンジ、炊飯器
　（２）予算：25万円程度を考える。次回運営会議に25万円準備する。
次回予定
　9月度運営会議　9月6日（日）10:00～　アスレチックルーム
以 上