日時 令和2年8月16日（日）9:00～11:00
場所 バームルーム
出席（敬称略）
文書管理検討委員 414関根 904大坂 908犬童
担当理事 419太田
議事
１．35期担当理事へこれまでの活動内容の概略について説明。
２．35期の活動については、ファイリングを開始し、次回の理事交代の際には引継書類一式を準備できるところまでを目標として活動する。
（１）書類収納用のファイルを決めるための要件を抽出。
①書類に穴を開けたくない
⇒ 穴の部分から破けやすくなる。
⇒ 穴の部分から破けやすくなる。
②ホチキス、クリップ止めはしたくない
⇒ サビが生じる。
⇒ サビが生じる。
③上記2件を満たすことを条件とし、
・購入する書類収納ファイル（個数、色、サイズ）を決める。
・ラベルの書式（背表紙など）を決める。
・各ファイル内の文書一覧の作成。
（２）収納の方法としては、ファイルの分類ごとにファイルボックスでまとめる。
（３）文書管理台帳（仮名）作成のための文書の大まかな分類と色分け。
①管理規約に基づく理事会物件引継書における分類を採用し、ファイルの色分けもこの分類に応じて行う。
②分類時におおまかな文書の枚数または必要ファイル数を把握する。
③再ファイリングする前に捨てるものを判断する。
| 大分類 | 中分類 | 小分類 | 文書名 | その他属性 |
|---|---|---|---|---|
| 引継書に基づく | 仮ファイル集計後に分類する | 細かく表示 | 仮ファイルのID、備考 | |
（４）仮ファイル集計後に、文書ごとの保管期限についての見解を理事会へ提出し、不要となる文書を廃棄する。
（５）中小分類、ID（ボックス、ファイル）については仮ファイル集計後に行う。
（６）管理人室で保管されている文書の文書管理台帳（仮名）を作成。
（７）仮台帳必要項目：上記の表に保存期間を加える。
３．イオンへファイルの下見。
４．次回 2020年9月20日（日）9時からを予定。
以上