第35期9月度文書管理検討委員会議事メモ（2020年9月20日）

414関根

35期9月度　文書管理検討委員会議事メモ
日時　令和2年9月20日（日）9:00～11:00
場所　集会室、バームルーム
出席（敬称略）

文書管理検討委員　317水落　414関根　904大坂　908犬童

担当理事　419太田

議事
I．委員長の選出

35期の委員長は、前期担当理事であり委員会活動に精通している犬童さんに決定した。

II．35期委員会活動のスケジュール作成

別紙参照（Excelファイル）

III．ファイリング開始に当たって行うべき事項の確認

1．ハード的側面

・購入するファイルの色、種類及び箱の数の決定。そのためにその必要数の把握（見積）。

・ファイルについては文書の多少によりポケットの数を決定する。

・文書の種類ごと（引継書に即した）の色分けの決定。

・大分類、中分類まではファイルを買う前までに、IDを付す。

・ファイルのサンプル（総会資料）を作成し、理事会の承認を得た後で、具体的なファイルの冊数を発注する。

2．ソフト的側面

・大分類の色とコードの決定後に中分類のコードの決定。

・台帳のイメージを固める。

例）大分類　⇒　中分類　⇒　必要に応じて小分類　⇒　文書内容　⇒　
保存期間、期限、場所　⇒　閲覧権限

3．管理員室の保管文書の調査

4．ルールと運営方法

5．理事会に対して

・第1段階として①ファイル　②台帳　のサンプルを用いて理事会で説明し、承認を得る。

IV．次回　2020年10月18日（日）9時からを予定。

以上