保管庫

第34期6月度　文書管理検討委員会議事メモ
日　時　令和2年6月21日（日）9:00～10:00
場　所　集会室
出　席（敬称略）

文書管理検討委員　317水落　414関根　904大坂

担当理事　908犬童

議　事
　COVID-19感染拡大防止の為、4月5月の活動を見合わせていた。活動再開に当たり34期の期末である事も考慮し、委員会活動の今後の進め方について討議した。

１．文書管理検討委員会最終目標の確認

（１）保管書類の整理整頓

①整理：明らかに不要である書類、重複しているものの廃棄

②整頓：文書管理台帳を作成し、整理された書類ごとの分類と保管の実施

（３）文書管理ルールの作成とルールに基づいた保管書類の維持管理

①いかなる文書を管理組合として保管するか

② 保管文書毎に

・保管方法をどうするか（原本、写し、電子媒体）

・保管場所をどうするか（管理人室、集会室倉庫、ローカルPC、クラウド）

・保管期間をどうするか

・期限切れ文書を何時、どのように廃棄するか

・誰がどのような手続きで閲覧できるか

・誰が管理するか

２．現状

（１）保管書類の整理整頓

①整理

・明らかに不要な書類（FAXや文書の送付状、古いパンフレットなど）、重複する書類の廃棄については一旦終了したが、未着手の文書も未だ残っている。

・整理されたものであっても、保管の要否、保管期間の決定がされてから廃棄できる書類など、判断が必要な書類がある。

②整頓

・整理済書類の文書名書き出しについては概ね終了している。

・整理済の書類については、仮ファイリングされ仕分けが済んでいる。

・集会室倉庫を見渡すと、全体的には散らかっているため、まだまだ未整理のものが残っている印象がある。

（２）文書管理のルール化

未着手

３．今後の進め方

　想定以上に整理整頓に時間を要しており（31期10月から開始し足掛け4年）、以下のようなマイナス面が生じている。

・仮ファイリングしてある為、委員会メンバー以外の区分所有者が文書を閲覧するのが困難。

・文書管理台帳の素案がないため、文書管理ルールの検討に着手できない。

・整理整頓が長引き、委員会として達成感が得られず。

・委員会外部から成果・進捗状況が見えない。

これらを受けて

（１）来期の活動方針

①整理済みの書類について文書管理台帳の作成とファイリングを進める

・未整理のものが片付いた際に見直し・手戻りがある事を許容し作業を進める。

・未整理書類の整理作業は一旦凍結する。

・委員会以外の方が見たときに、ある程度進捗がわかるようにする。

②予算の確保
ファイリングを進めるため、書類格納用ファイル、ファイルラベル作成用の備品購入の為に必要な予算の計上。

・ファイル　＠1,000円＊30冊

・テプラ用プリンター　＠5,000円＊1台

・テプラテープ　＠500円＊30巻

合計　50,000円の計上をお願いしたい。

４．次回予定

2020年7月12日9時を予定。

以上

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第34期6月度文書管理検討委員会議事メモ（2020年6月21日）

第34期6月度文書管理検討委員会議事メモ（2020年6月21日）